Den här artikeln syftar till att visa hur enkelt det går att göra stora skillnader med små medel. Kvalitetsgranskningen ska säkerställa upphandlingen utifrån alla kritiska aspekter så som syfte och mål, nuvarande och kommande behov, implementering, leveranser och inte minst själva upphandlingsprocessen som sådan. Målet är att genomföra en så bra upphandling som möjligt, men också att ha så bra ställning som möjligt om upphandlingen behöver försvaras rent juridiskt.
En upphandlingsprocess består av så mycket mer än krav och anbudssvar. Under upphandlingens gång är det en rad beslut som behöver fattas, och det är just dessa beslut som ofta blir föremål för en överprövningsprocess. Med beslut i detta sammanhang avses exempelvis hur ett krav slutligen ska utformas, hur ett svar på en fråga ska formuleras eller bedömningen av om ett anbud uppfyller ett krav eller inte.
Visst, det kan bli juridik av precis allt, och i valet mellan att blunda för det eller att förhålla sig till det, blir valet enkelt. Vissa har ett större behov än andra, och vissa vet inte ens om att de har ett behov, förrän det händer någonting oförutsett. Det viktiga är att ärligt rannsaka sig själv och den egna organisationen. Vad är vi bra på, och klarar av själva just i den här upphandlingen, respektive vad klarar vi av mindre bra eller inte har tid till?
Tre faser i processen
En upphandlingsprocess kan definieras på flera olika sätt. Här följer flera exempel på delar eller faser i en upphandlingsprocess där en second opinion eller någon annans granskande öga kan förebygga och undvika onödiga problem och kanske till och med överprövningsprocesser.
Före. Inför annonsering är det ett stort antal olika kravområden som behöver kvalitetsgranskas. Dels utifrån perspektivet att verksamhetens behov säkerställs, dels utifrån att alla krav är ändamålsenliga och anpassade till den konkreta upphandlingen. Det är sällan man vinner tid på att hasta fram underlag för att kunna annonsera snabbare – snarare tvärt om.
Under. Under anbudstiden har frågor och svar visat sig kunna ge upphov till flera överprövningsprocesser och fällande domar. Dessa omständigheter påtalas företrädelsevis i efterhand av en leverantör som känner sig förfördelad. Det är viktigt att förstå att ett obetänksamt svar kan innebära väsentliga förändringar i förhållande till det ursprungligen annonserade underlaget. Beslut om att stå fast vid ett krav, eller att avbryta och annonsera upphandlingen på nytt, kan bli helt avgörande för hela upphandlingsprocessen.
Efter. När anbuden väl kommit in är det en rad bedömningar och beslut som ska fattas i samband med prövning och utvärdering av anbud. I grunden handlar det om att bedöma anbudsgivarna på samma sätt. Besluten i detta skede är så kritiska och kan vara så ingripande att de behöver vara solida för att inte riskutsätta hela upphandlingen.
Körschema för kvalitetsgranskning
Kvalitetsgranskning kan göras på en mängd olika mer eller mindre strukturerade sätt. Det viktigaste är kanske inte alltid hur – utan att det görs. Här ges ett enkelt körschema för att kvalitetsgranska underlag.
1. Planera. Säkerställ att det finns tillräckligt med tid! Ibland kan det vara lämpligt att dela upp granskningen i olika områden eller utifrån olika perspektiv.
2. Upprätta en granskningsinstruktion.
- Vem ska granska
- Vad ska granskas
- Hur eller på vilket sätt ska granskningen genomföras
- När ska granskningen vara slutförd
Bestäm hur dokumentation av granskningen ska upprättas.
3. Granska. – Enligt granskningsinstruktion.
4. Upprätta ett granskningsprotokoll. – Sammanställ granskningsresultatet.
5. Ta fram åtgärdsförslag. – Exempelvis ta bort, lägg till, justera etcetera.
6. Besluta. – Vem ska åtgärda vad, och när det ska vara klart.
7. Åtgärda. – I enlighet med vad som beslutats.
8. Följ upp. – Kontrollera att samtliga åtgärder är omhändertagna. Fatta beslut om ytterligare granskning alternativt att kvali-
tetsgranskningen nu är genomförd och klar.
Väl använd tid
Beroende på vad det är som ska kvalitetsgranskas finns det alltid olika personer som är mer lämpade att göra det än andra. Vissa saker sker bäst internt och andra genom att anlita utomstående experter. Oavsett om det handlar om teknik, juridik eller verksamhetskrav är det sällan bortkastad tid att låta någon annan titta på underlaget.
En professionell kvalitetsgranskning kan rent av vara nyckeln till framgång!
Johan Stern
Advokat, Ramberg Advokater
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer