I vårt dagliga arbete ser vi många förfrågningsunderlag. Dessa innehåller ofta ett överflöd av formella skall-krav såsom krav på anbudets utformning, hur anbudet ska lämnas in och så vidare.
Vi menar inte att det är något fel med att ge instruktioner om hur anbudet ska utformas eller lämnas in. Däremot är det inte alltid ändamålsenligt att utforma dessa instruktioner som skall-krav.
Några exempel från verkligheten kan illustrera detta:
”anbudet skall anges helt i enlighet med förfrågnings-underlaget”
”frågor skall ställas skriftligen via det elektroniska anbuds-systemet”
”anbud skall inlämnas i neutralt och förslutet kuvert märkt med upphandlingens namn”
De exemplifierade skall-kraven kan alla vara problematiska. Vad händer till exempel om ett anbud inte är helt i enlighet med förfrågningsunderlaget eller om en anbudsgivare ställer en fråga via e-post?
Ett skall-krav innebär att en upphandlande myndighet måste förkasta ett anbud som inte uppfyller kravet. Om en myndighet inte vill behöva förkasta ett anbud (som avseende kvalitet och pris är det bästa) bör instruktionen/kravet inte heller utformas som ett skall-krav.
En sådan användning av skall-krav utgör enligt vår mening ett hot mot en effektiv upphandling då de anbud som skulle vara de bästa anbuden riskerar att förkastas. Alltför många skall-krav utgör även en överhängande risk för onödiga överprövningar.
För att undvika till exempel de exemplifierade skall-kraven skulle instruktionerna kunna utformas så här i stället:
”Myndigheten föredrar att anbudet anges helt i enlighet med förfrågningsunderlaget.”
”För att underlätta arbetet med frågor och svar vill myndigheten att frågorna ställs via TendSign. Frågor ställda på annat sätt kommer inte att besvaras.”
”Myndigheten önskar att anbud lämnas i neutralt och förslutet kuvert märkt med upphandlingens namn för att anbudssekretessen ska kunna upprätthållas.”
På så sätt kan myndigheten få anbuden på det sätt som den önskar, samtidigt som risken att behöva förkasta bra anbud minimeras.
Malin Albert
advokat, offentlig upphandling, Setterwalls
Natali Phalén
advokat, offentlig upphandling, Setterwall
