De offentliga inköpen av bilar sköts på ett allt bättre och mer kostnadseffektivt sätt. Även om det naturligtvis alltid finns mer att göra noterar Ronny Svensson, landets mest namnkunnige tjänstebilskonsult, en ökad professionalism inom såväl stat som landsting och kommuner.
– Vagnparken är exempelvis en självklar del i arbetet med att miljöprofilera en organisation, säger Ronny Svensson och betonar att stat och kommun både har och tar ett särskilt ansvar när det gäller att få ut fler miljöbilar på marknaden.
Förr cirkulerade, enligt Ronny Svensson, förhandlingarna vid upphandling av bilar nästan enbart runt ett enda begrepp – procentrabatten av listpriset. Men så småningom trängde sig även faktorer som volymbonus och tillbakaköp med garanterade restvärden in i upphandlingarna.
– I dag finns insikten om att det med varje nybilsköp följer upp till fem års löpande kostnader, säger han och poängterar att det är just vid inköpstillfället som möjligheterna att påverka totalkostnaden per mil är som allra störst.
Rabatter är övervärderade
En upphandling som inte är ”inköpscentrerad” är avgörande för att säkra transporternas kostnadseffektivitet, det vill säga lägsta kostnad i förhållande till nyttan. Ronny Svensson menar att rabatter i samband med inköpet är klart övervärderade eftersom deras betydelse för fordonets livscykelkostnad är minimal.
– Inte ens den saftigaste rabatt uppväger höga service- och reparationskostnader samt uselt restvärde.
Förhandlingarna med presumtiva leverantörer bör i stället kretsa runt totalkostnaden. Här är frågor som administrationshjälp, restvärde, servicekostnader, fri lånebil vid service och däckhantering viktiga.
Administration en dold kostnad
Utan tvekan utgör fordonsparken en stor kostnad för exempelvis en kommun. Bilar brukar vara den fjärde eller femte största kostnadsposten i verksamheter av marknads- och servicekaraktär. Till den här kategorin kan man räkna kommuner med hemtjänst och ansvar för till exempel parker, skolor, konst och kultur.
– En fungerande transport- och bilpolicy med klara regler och rutiner är det bästa sättet att försäkra sig mot onödigt kostnadsläckage.
Administrationen av de bilar som finns inom en organisation är en stor, men ofta dold, kostnad. En enda förmånsbil genererar till exempel över 30 fakturor per år. Det handlar om allt från själva inköpet till löpande fakturor för drivmedel, skatt och service, hanteringen av försäkringsärenden och, icke att förglömma, eventuella parkeringsböter. Allt ska betalas, administreras och redovisas.
– Service, reparationer, bränsle och försäkringar blir allt dyrare och det gör det extra viktigt att ha full koll på de fordons-relaterade kostnaderna.
Genomgång kan ge besparing
Den produktive Ronny Svensson har sedan 1990 hunnit skriva ett tjugotal böcker på temat bilekonomi. Han och hans medarbetare på det oberoende kunskapsföretaget Ynnor hyrs dessutom ofta in för att på konsultbasis detaljgranska företags och organisationers bilinnehav och transportbehov.
– En genomgång med kritiska ögon, och med en påföljande omläggning av till exempel leverantörsavtal, bilval och rutiner, kan resultera i besparingar på i storleksordningen 10–20 procent.
Det finns tydliga fördelar med att hantera kommunens fordonsflotta på ett samlat, strukturerat och rationellt sätt. Decentraliserat ansvar tenderar att försvåra kostnadsuppföljning och kontroll av fordonen.
Att inrätta en funktion som samordnar och ansvarar för fordonen är därför viktigt. En så kallad fleet manager brukar ha inköp, personal eller löner som kompletterande ansvarsområden. Besparingar kan också göras genom att bilparkens storlek, val av fordon, körsätt, planering av resor samt vägval ses över ordentligt.
– En enhetlig bilpark utan udda märken och modeller är ett sätt att slippa en restvärdeutveckling som mest av allt påminner om en glasspinne under sommaren.
Det är viktigt att köpa bilar som fungerar bra för det de ska användas för. Många tjänstefordon är ett ”andra hem” för brukaren.
Törstiga bilar bör undvikas
Spara gör du enligt Ronny Svensson genom att prioritera bränsleekonomi – oavsett om du väljer diesel, bensin eller alternativa bränslen. Tipset är att satsa på bilar med låg förbrukning i stället för på prestandabilar och lära förarna att köra på ett snålt sätt.
– Med lägre inköpspris följer som regel också billigare tillbehör och service. Dessutom kommer andrahandsvärdena på bilar med låg förbrukning att utvecklas bättre än för törstigare modeller.
Han slår också gärna ett slag för bilpoolsbilar som ett komplement till tjänstebilarna inom såväl privata företag som offentlig verksamhet.
Rätt utnyttjade kan de innebära en inte alls oväsentlig kostnadsbesparing – bland annat tack vare förbättrad utnyttjandegrad och det faktum att användarna måste planera sina transporter bättre – jämfört med tjänstebil eller en privat bil som körs mot milersättning.
Sälj av gamla bilar kontinuerligt
Ynnor har tillsammans med och på uppdrag av Vägverket Region Väst gått igenom Orust kommuns bilpark. Översynen har skett inom ramen för pilotprojektet kommunal rese-revision och den är på många sätt talande för hur det kan se ut bland mindre svenska kommuner i dag.
Under 1990-talet var det vanligt att förlänga bilinnehavstiden till fem år eller mer i syfte att sänka kostnaderna. Vart femte fordon inom Orust kommun är enligt rapporten fem år eller äldre. Den sammanlagda årskostnaden per fordon ligger i genomsnitt på cirka 45 000 kronor.
En förhållandevis stor andel av gamla bilar innebär service- och reparationskostnader som skjuter i höjden. När vagnskadeförsäkringen upphör att gälla efter tre år ökar dessutom försäkringspremierna.
– En bil som är fem år gammal och som måste repareras för, låt oss säga 10 000 kronor, ska helst avyttras omgående.
Ynnors råd är att maximera innehavstiden till 36 månader, alternativt 12 000 mil. Miljö och bränsleekonomi tjänar på att bilar av 1990-talsmodell försvinner ur flottorna.
Nyare och mer trafiksäkra bilar bidrar också till en tryggare arbetsmiljö för personalen. Dagens småbilar erbjuder samma, eller till och med bättre, säkerhet än äldre bilar i större storleksklasser.
Ronny Svensson pekar slutligen också på vikten av planering och framförhållning även när det gäller organisationens bilinnehav. Anskaffning och avyttring av fordon i flottan bör ske kontinuerligt, eftersom det minskar risken för att exempelvis behöva sälja ut många bilar till ett alltför lågt pris vid en viss tidpunkt.
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer