Sommaren och hösten 2004 var småföretagaren Mats Nilsson, som driver företaget Ånge Datacenter, med i kampen om att få sälja kontorsmateriel till hemkommunen. De kommunala inköpen på detta avtal, där även visst undervisningsmateriel ingår, uppgår till cirka 750 000 kronor per år.
Eftersom anbud kunde lämnas på hela eller delar av redovisat behov var Ånge Datacenter främst intresserat av att sälja tonerkassetter och bläckpatroner. I kommunens skrivarpark är HP det dominerande märket.
Fast någon affär blev det inte den gången.
– Vi dömdes bort på grund av för höga priser.
Inköpare blev uppskörtade
När förfrågningsunderlaget kom inför den nya upphandlingen bestämde sig Mats Nilsson för att undersöka den nuvarande leverantörens prisnivå. Han begärde ut de senaste fakturakopiorna från kommunens registrator, sammanlagt åtta stycken under perioden 11 september i fjol till och med 23 januari.
Genomläsningen blev en smärre chock:
– Ånge kommun har blivit uppskörtad. De priser som fakturerats stämmer ju inte alls med anbudet.
På många varor har kommunen fått avtalade nettopriser. Samtidigt har man i minst lika många fall betalat priser som, plus eller minus några kronor, ligger i anslutning till leverantörens ordinarie listpris.
Den varukorg som utvärderas vid en upphandling kan av naturliga skäl inte innehålla precis allt. En del av de skrivarmodeller som är aktuella idag – och därmed också de kassetter och patroner som behövs för utskrifterna – fanns inte då detta avtal tecknades hösten 2004.
Dags att gräva
Tekniska och marknadsmässiga framsteg är inte ovanligt i upphandlingssammanhang. Kravet i förfrågningsunderlaget, något som dessutom bekräftats i leverantörens offert, är att avtalets portalparagraf då ska användas:
– Ej anbudsgivna varor ska prissättas enligt samma norm som gäller för anbudsgivna varor, läser Mats Nilsson.
Skulle portalparagrafen vara svår att tillämpa kan man alltid använda leverantörens eget rabatterbjudande – 25 procent på vid köptillfället gällande grundpriser. Detta till trots har många inköp alltså prissatts och fakturerats enligt ordinarie prislista.
– Åtta fakturor under fyra månader säger naturligtvis inte allt, men jag hoppas ändå att de ger kommunen anledning att gräva djupare.
Mats Nilssons frågor är onekligen berättigade. Hur länge har överdebiteringen av Ånge kommun pågått? Är problemet detsamma i andra kommunala och statliga upphandlingar?
Uppföljning ett måste
Ånge kommuns upphandlingsenhets målsättning är, citat, att genom effektiva upphandlingar erhålla varor, tjänster och entreprenader av god kvalitet till så låg totalkostnad som möjligt och därmed bidra till en god ekonomi för kommunen.
Fast då gäller det förstås att kontinuerligt följa upp prisbilden.
– Visst skulle man önska bättre resurser för uppföljning, säger Hans Larsson, upphandlingssamordnare vid Ånge kommun.
De åtta nu aktuella fakturorna är på sammanlagt 12 717 kronor. En kik i leverantörens ordinarieprislista visar att du och jag skulle kunna ha köpt samma varor för 14 029 kronor plus frakt. Kommunens snittrabatt under denna period är således 9 procent.
Behöver vi säga att Ånge Datacenters ordinarie priser står sig rätt bra i jämförelsen? Skulle kommunen ha köpt kassetter och patroner hos Mats Nilsson hade priset blivit 13 170 kronor, alltså 3 procent mer än hos konkurrenten med ramavtal.
– Ja, jag känner mig lurad. Både som utkonkurrerad företagare och som skattebetalare, säger Mats Nilsson som är aktiv i Företagarna Västra Medelpad.
Rabatten glömdes bort
Eftersom Hans Larsson tillträdde så sent som vid årsskiftet har han inte alla kunskaper om det aktuella fallet. Rent generellt säger han att det finns ett visst utrymme för prisregleringar i alla avtal som kommunen sluter med leverantörer.
På uppdrag av Kommunrevisionen håller han nu som bäst på att titta tillbaka på upphandlingens alla detaljer. Analysen är inte klar, men det mesta pekar på att leverantören har felat:
– Efter den omorganisation som företaget gjorde den 1 januari 2007 tycks vi inte ha fått rabatt på nytillkomna produkter, säger han och berättar att det handlar om cirka 10 000 kronor.
Samtidigt pågår alltså en ny kontorsvaruupphandling i Ånge. Sista anbudsdag har passerats och målsättningen är att ett nytt avtal ska börja gälla från och med den 1 maj.
Hur går det då för Ånge Datacenter i den upphandlingen? Mats Nilsson berättar att han inte kommer att lämna in något bud. Med de skallkrav som ställts kan han helt enkelt inte få ekonomi i affären:
– Kommunen kräver fri leverans till arbetsställen på 44 olika adresser och med de marginaler som finns klarar bara riktigt stora leverantörer med mycket förmånliga avtal med Posten det kravet, säger han.
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer