E-posten är betydligt bättre än sitt rykte som bärare av spam och virus. Svenska myndigheter vill nu lära från Danmark som sparar goda pengar på en genomtänkt användning av e-post.
E-post betraktas inom många myndigheter som ett gissel snarare än en möjlighet. Begreppet mejl förknippas med spam, virusrisk och krångel.
Samtidigt som svenska myndigheter prioriterat webbformulär, menystyrda servicetelefoner och andra mer statiska kommunikationssätt har danska myndigheter satsat på e-post. Nu tar Statskontoret och Statens e-forum upp denna tråd och föreslår ett intensifierat arbete med e-postfrågor även i vårt land.
Sedan sommaren 2003 har svenska myndigheter en uttrycklig skyldighet att ta emot e-post. Fast e-postens svaga ställning bevisas av att regeringen anser att det räcker med att kunna ta emot enkla textmeddelanden. Myndigheterna behöver alltså inte ta emot bilagor till mejl, vilket ursäktas med mängden av filformat.
Något krav på att enskilda tjänstemän ska kunna nås med e-post finns inte – och det finns heller ingen skyldighet att lämna svar per e-post.
– Som servicekanal betraktad är e-posten både missbrukad och outnyttjad, bekräftar Olov Östberg på Statskontorets enhet för elektronisk förvaltning.
Från den 1 september 2003 ska statliga, regionala och kommunala enheter i Danmark kommunicera med varandra via e-post. På detta tjänar man in över 225 miljoner kronor per år i minskade porto-, pappers- och posthanteringskostnader. Känsliga uppgifter undantogs från tvånget.
När det danska finansministeriets "digitale taskforce" såg att detta fungerade bra beslutades om nästa steg. E-post gjordes till primär kommunikationskanal även mot medborgare och företag. Vid behov kan e-posten nu också säkras med digital signatur.
Tidigare publicerade danska myndigheter vägledningen God brug af e-post – en vejledning. I en promemoria konstaterar Statskontoret att det i Sverige inte gjorts samma ansträngningar för att göra e-posten till en välstrukturerad servicekanal.
Olov Östberg konstaterar att det finns förklaringar till svenska myndigheters betydligt mer ljumma syn på e-posten:
– Glädjen över denna kommunikationsform grumlas naturligtvis av att kanske 80–90 procent av all inkommande e-post innehåller virus, trojaner och obeställd reklam.
Även Riksrevisionen har noterat svagheter i myndigheternas e-posthantering och de regler som gäller. E-postmängden har ökat och hanteringen av spam är resurskrävande. Att medborgare och företag inte kan vara säkra på att deras e-post kommer fram och hanteras på ett betryggande sätt beskrivs som ett rättssäkerhetsproblem.
I granskningsrapporten Vem styr den elektroniska förvaltningen? (Rir 2004:19) skriver riksrevisorerna att myndigheternas skyldighet bör utsträckas till att bekräfta att e-post mottagits samt att lämna svar per e-post.
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer