För nionde gången tar Verva hjälp av Statistiska centralbyrån för att ta reda på vad användarna tycker om de statliga ramavtalen inom it och tele. Att ramavtalen är populära bland myndigheter, landsting och kommuner går inte att ta miste på enligt undersökningen.
– För att kunna förbättra servicen måste vi ta reda på vilka förväntningarna som finns, säger upphandlingsledare Lars Hellström på Verva.
Av dem som besvarat enkäten anger 85 procent att de någon gång under år 2007 använt Vervas avtal istället för att upphandla på egen hand. Små inköpsvolymer angavs som huvudanledning av de organisationer som valde att inte använda ramavtalen.
Sparar mycket tid
Omfattningen av utnyttjandet varierar. Sammanlagt stod ramavtalen för cirka 69 procent av den totala inköpsvolymen bland de organisationer som svarat. Hårdvara var det som köptes mest.
Åtta av tio svarar att de i år kommer använda avtalen i samma utsträckning som under fjolåret. 15 procent förutser en ökad användning och 5 procent en minskning.
Den vanligaste orsaken till att avropa från färdigförhandlade avtal är att spara tid. Det anger 81 procent. Nio av tio skulle rekommendera en kollega att använda ramavtalen. Självklart är Lars Hellström nöjd över det goda betyget i enkätundersökningen:
– Siffrorna bekräftar att ramavtalen är populära och att förvaltningen har ett stort behov av inköpssamordning.
Avlastning i jobbet
På Mittuniversitetet, landets yngsta universitet, arbetar upphandlingsamordnare Sture Höijer. Han är ensam att sköta upphandlingsfrågor på sitt arbetsställe och beskriver mixen med ramavtal som en ”överlevnadsfråga” i det dagliga jobbet.
Vervas ramavtal täcker i stort sett Mittuniversitetets hela behov av it-produkter och tjänster:
– Skulle något saknas finns samordnade avtal upphandlade av universiteten gemensamt. Ofta används en gemensam ”inköpscentral” som till exempel UMDAC RDS för att assistera regionens universitet och högskolor vid it-inköp via ramavtal.
Trots campus i tre städer – Härnösand, Sundsvall och Östersund – beskriver Sture Höijer Mittuniversitetet som en relativt liten organisation. Man har stor nytta av den statliga inköpssamordningens ramavtal – och utnyttjandegraden är hög:
– Finns den efterfrågade varan eller tjänsten på ramavtal så använder vi det.
Garanterar goda villkor
På Fiskeriverket, med cirka 300 medarbetare på tolv orter landet över, är man också varm anhängare av ramavtalen. Även här är utnyttjandet högt. Enligt it-chefen Torbjörn Attnäs görs 90 procent av inköpen inom it-området på ramavtal och han beskriver avtalen som ett stort stöd.
– Vi har inte de resurser som krävs för att genomföra egna ramavtalsupphandlingar. Genom att samordna får vi också bra villkor.
Även om avtalstroheten rent generellt är hög har den enligt Vervas och SCB:s enkät faktiskt minskat. I fjol gjordes ingen utvärdering, men år 2006 uppgav 95 procent av de svarande att de använde avtalen. Lars Hellström tror att tappet beror på att kommuner i ökad utsträckning går ihop om egna gemensamma upphandlingar.
Mindre administration
Sammanlagt 74 procent anser att ramavtalen sparar tid och leder till lägre administrativa kostnader i samband med inköp. Oförändrade kostnader anges av 24 procent medan 1 procent anser att Vervas avtal fördyrar.
Fast å andra sidan visar det sig att bara 13 procent, 41 svarande, följer upp sina administrationskostnader för it-upphandling.
Nästan lika många, 70 procent, svarar att ramavtalen ger dem lägre priser på produkter och tjänster. 17 procent anger oförändrade priser medan 2 procent ser fördyringar. 11 procent kunde inte bedöma saken.
Jämfört med den förra undersökningen är det fler som nu ser besparingar. Då angav 68 procent lägre administrationskostnader och 61 procent lägre inköpspriser.
Trots att ramavtalen används flitigt innehåller undersökningen även kritik.
– Det som främst efterfrågas är bättre information om vad ramavtalen innehåller och hur de kan användas, säger Lars Hellström som berättar att kundstödet håller på att förbättras.
Lokala avtal önskas
Till önskemålen hör en elektronisk tjänst för avropsförfrågningar samt möjlighet att beställa och prisutsätta via webben. En kontaktperson eller kundtjänst att ringa vid frågor önskas – liksom stöd för andra konkurrensutsättning. Till de övriga åsikter som förs fram hör skärpta miljökrav.
Redan nu styrs, samordnas och besvaras användarfrågor av en person. Innan året är slut räknar Verva med att det ska finnas ett bättre it-stöd för stöd för avrop från Vervas ramavtal. Ett större utvecklingsarbete inom området elektroniska inköpsprocesser bedrivs av Verva och Ekonomistyrningsverket i samarbete.
– För vår del önskar vi fler regionala avtal för generella it-konsulttjänster, säger Torbjörn Attnäs som tycker det är trist att Vervas senaste upphandling bara är för myndigheter i Stockholmsområdet.
Sture Höijer på Mittuniversitetet konstaterar att förbättringar alltid finns att göra – inom alla arbetsfält – men ger de centrala ramavtalen ett mycket gott betyg.
– Utan ramavtal skulle fler tjänster behöva tillsättas lokalt ute på de olika myndigheterna och helt givet så skulle administration och byråkrati då öka på ett för samhället och skattebetalarna oönskat sätt.
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer