Upphandlingen av ramavtal för möbler innehåller omfattande och detaljerade krav på allt från design och funktion till kvalitet och miljö. Det gav en mycket stor arbetsbörda för både anbudslämnare och upphandlare, men resultatet har ändå blivit nöjda parter på alla håll.
Anna Söderholm är upphandlingsledare på Försvarets materielverk, FMV. Hon berättar att arbetet med utformningen av kravsättning och förfrågningsunderlag påbörjades i september 2007.
– Vi har förstås till stor del tittat på tidigare upphandlingar, men det finns alltid uppdateringar av standarder och miljökrav som vi måste bevaka. Vi fick arbeta ganska hårt för att hinna med en publicering av annonsen före årsskiftet 2007-2008, säger Anna Söderholm.
Tidsaspekten var viktig eftersom FMV ville genomföra en upphandling utifrån de gamla LOU-reglerna.
– Annars hade vi fått ändra hela upplägget, med nya krav och nya utvärderingsmetoder, säger Anna Söderholm.
Leverantörer och avropande myndigheter har uttryckt att de är nöjda med att upphandlingen genomfördes enligt de gamla reglerna.
– Nu kan myndigheterna avropa efter behov och är inte styrda av reglerna för rangordning eller förnyad konkurrensutsättning. Många leverantörer, framför allt de små, har varit oroliga för hur det ska bli, säger Anna Söderholm.
Hon förnekar inte att det dessutom är skönt att få avvakta lite med att sätta sig in i vad de nya reglerna innebär.
– Det ska bli intressant att se hur andra upphandlingar rent tekniskt hanterar den nya lagstiftningen, säger Anna Söderholm.
Klädda möbler underlättar
Den stora nyheten i årets upphandling är att leverantörerna nu kan sälja möbler inklusive klädsel. Det gör livet mycket enklare för myndigheterna förklarar Anna Söderholm.
– I vår förra upphandling var det uppdelat på två anbudsområden, vilket innebar att myndigheterna beställde en oklädd möbel från en leverantör och tyg ifrån en annan. Det genererade förstås dubbla fakturor och i slutänden blev det dessutom dyrare.
Nu kan man alltså beställa både möbel och klädsel från samma leverantör, men man har kvar ett möbeltygavtal i upphandlingen.
– Om en myndighet inreder ett helt kontor vill man kanske klä alla möbler i samma tyg. Därför behövs fortfarande ett tygavtal.
Omfattande krav
Samtliga skallkrav i upphandlingen är relaterade till befintliga standarder eller lagar på området och FMV har varit noga med att kontrollera alla de krav som ställs i upphandlingen.
– Vi detaljerar kraven på offererade produkter noggrant för att kunna göra rättvisa jämförelser mellan liknande möbler vid anbudsutvärderingen. Har vi angett ett specifikt krav på en produkt är det viktigt att vi följer upp att de produkter som leverantörerna offererat ska uppfylla alla krav.
Alla möbler som offereras måste redovisas med testprotokoll. Även produkter som tillkommer under avtalstiden måste vara testade och dokumenterade.
”Våra miljökrav är både väl genomtänkta och berättigade.”
– Vissa leverantörer väljer att offerera ett färre antal produkter i upphandlingen för att sedan komplettera sitt utbud i efterhand, när man har fått besked om att man har fått avtal. Det innebär att den uppdaterade prislistan för respektive leverantör kommer att vara mer komplett. De nya prislistorna publiceras på avropa.se efter hand.
– Det är generellt inte så mycket sortimentsändringar under avtalstiden, men det händer att leverantörer kompletterar med nya möbler. Det händer sällan att produkter försvinner ur sortimentet.
På miljöområdet ställer FMV både lagkrav och specifika materialkrav, både som skallkrav och börkrav. Att ställa miljökrav är inte enkelt. I många upphandlingar används miljö-kraven på ett alltför generellt sätt, vilket gör kraven svåra att följa upp och utvärdera.
– Vi har haft hjälp av en miljökonsult som skrivit miljökraven och som även varit med i utvärderingsarbetet. Vi tycker att våra miljökrav är väl genomtänkta och berättigade. Jag har inte hört några andra synpunkter.
För bedömning av design och funktion anlitade FMV sex designkonsulter som gick igenom anbuden och granskade produkterna på plats hos tillverkaren.
Bara besöken för avtalen inom anbudsområdet möbler för offentliga utrymmen tog tre veckor att genomföra.
– Vi fick in knappt 60 anbud för våra sex anbudsområden, och vi tecknade totalt sett 49 avtal.
Endast inom två anbudsområden var FMV tvungen att granska alla insamlade börkrav, nämligen då det gällde anbudsområdena möbler för offentliga utrymmen och kontorsarbetsstolar. De övriga fyra områdena fick bara så många godkända anbud som man hade för avsikt att teckna avtal.
Kraven på ergonomi återfinns i funktionskraven, vilka bedöms vid besöken hos leverantörerna och poängsätts. De myndigheter som vill ha specifikt ergonomiska möbler kan finna det i sortimentet.
Återförsäljare får inte sälja möbler
För ett antal år sedan tillät FMV att även återförsäljare kunde sälja möbler enligt ramavtalet, men det fungerade mindre bra.
– Återförsäljarna är många och vi tappade kontrollen över omsättningen på avtalen och de avgifter som ska betalas in till FMV.
Därför tecknas avtal uteslutande med tillverkare i dag. Det är dock fortfarande möjligt för en tillverkare att använda återförsäljare – under vissa omständigheter.
– En återförsäljare kan till exempel anlitas för att hjälpa till med leverans och montering av möbler. Den kostnaden hanteras då mellan tillverkaren och återförsäljaren eftersom återförsäljaren inte har möjlighet att fakturera myndigheten. Det är bara tillverkaren som kan fakturera.
Anna Söderholm medger att lösningen kanske inte är optimal för små leverantörer.
– Det här är en fråga vi har diskuterat, men vi har inte kommit fram till någon bättre lösning än den vi har i dag. Små leverantörer har som sagt ändå vissa möjlighet att liera sig med återförsäljare.
Inom kort kommer Anna Söderholm och hennes kollegor att påbörja förstudien inför upphandlingen av de övriga fyra avtalsområden som FMV ansvarar för inom området möbler. Avtalen gäller belysningsarmatur, textila mattor, särskilda förvaringsenheter samt skydds- och brandklassade förvaringsenheter, de nuvarande avtalen löper ut den 28 februari 2010.
– Vi siktar på att publicera förfrågningsunderlaget på FMV:s webb före sommaren 2009, säger Anna Söderholm.
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer