Kommentus breddar sin verksamhet till att omfatta upphandling av finansiering. Tanken är att pressa leasingkostnaderna för de som deltar i upphandlingen.
Kommentus har anlitat finansiell expertis från företagen Nordkap AB och Bois & Partners AB. Konsulterna menar att det finns pengar att spara på att upphandla finansieringen och eventuella kringtjänster separat. Dessutom lönar det sig att upphandla stora finansiella volymer samtidigt. Därför har Kommentus påbörjat en nationellt samordnad upphandling av finansiell leasing, med avtalsstart till årsskiftet.
Av it-inköpen från Kommentus ramavtal rör cirka 25 procent någon form av leasing. Det innebär stora summor. För dokumentproduktion är siffran ännu högre, cirka 90 procent av alla kopiatorer införskaffas via någon typ av leasing.
Bekväma paketlösningar
Det råder en viss begreppsförvirring när det gäller leasing och avtalen skiljer sig mycket åt. Är det fråga om hyra, avbetalning, hyrköp eller leasing?
– Vi vill införa enhetliga begrepp. Det är delvis ett pedagogiskt problem vi har, avtalen är krångliga och begreppen är luddiga, och leverantörerna utnyttjar det, säger Rolf Pettersson affärsutvecklare på Kommentus.
En knepig definition gäller skillnaden mellan finansiell och operationell leasing. Definitionen har främst betydelse för redovisningen. Finansiell leasing är ett alternativ till lån vid investeringar i egendom som har ett andrahandsvärde. Till skillnad från operationell leasing där man täcker ett behov av en funktion. Men gränsen är luddig.
Många leasar idag kopiatorer enligt någon form av operationell leasing, trots att det rör sig om en investering i en produkt. Men med kringtjänster i form av support, på-platsen-garanti, påfyllning av toner och så vidare, anser man att det mer handlar om en funktion. Visst kan det vara bekvämt, men det är inte gratis.
– Vår uppfattning är att det blir billigare om vi vänder oss direkt till finansbolagen, och separerar service och andra kringtjänster från den finansiella leasingen. Då har vi möjlighet att ställa andra krav på leasegivaren, säger Rolf Pettersson.
– Dessutom vet du bäst själv vilken service och support du behöver. Paketen som följer med leasingavtalen är inte alltid anpassade efter dig, säger Sinikka Suutari, kvalitetsansvarig hos Kommentus Upphandling.
Problem med leasingavtal
Ett välkänt problem med leasingavtal är att de är krångliga och ofta svårtolkade. Det finns ingen egentlig lagstiftning som styr regelverket kring leasingavtal, så som det gör med till exempel avbetalningsköp.
Ett omtalat exempel är klausulen som förlänger avtalet automatiskt om man inte aktivt säger upp det före ett visst datum.
– Det är hopplöst att försöka få in i rutinerna att avtal som löper på flera år ska sägas upp före ett visst datum. Resultatet blir förlängt avtal med 12 månader vilket i praktiken kan innebära att man betalar för produkten två gånger, säger Sinikka Suutari.
Ett annat knep som leasingföretagen har utnyttjat är att skriva in rätten att höja leasingkostnaderna om räntan går upp, men glömma att sänka dem om räntan går ner.
– Räntan går ju ständigt upp och ner och många banker var duktiga på att utnyttja denna klausul. Just det här exemplet förekommer knappast längre men det visar att man lätt kan hamna i snåriga avtal som det är svårt att se konsekvenserna av, säger Oskar Backman, konsult på Bois & Partners.
Men det går att ställa krav på bankerna.
– Självklart är det lättare om man har större volymer att förhandla om, säger Oskar Backman.
Fördelar med leasing
Att leasa kan trots allt vara ett bra alternativ för att finansiera en investering.
– Man behöver inte pantsätta annan egendom för att göra investeringen. Det finansierade objektet fungerar oftast som säkerhet, säger Oskar Backman. Dessutom finns det inga krav på kontantinsats, som ofta är fallet vid lånefinansiering.
Utgiften sprids sedan över flera år eller kan justeras till det budgetår som passar bäst och under vissa omständigheter belastas inte ens balansräkning och nyckeltal.
– Valet att leasa är i många fall en budgetfråga; hur mycket pengar finns i kassan, hur ska investeringen betalas och framförallt när, säger Sinikka Suutari.
Fördelar med samordning
Genom att samordna den här upphandlingen hoppas Kommentus vinna ett antal fördelar för de upphandlande enheter som deltar. Med stora volymer kan man få bättre villkor, bland annat genom att det blir mindre administration för leasegivaren.
Därtill blir konkurrensutsättningen bättre, Kommentus når ut även till aktörer som inte har kontorsnät och leasegivare som bara är intresserade att teckna avtal gällande stora volymer.
De inhyrda finanskonsulterna hjälper till att reda ut de snåriga avtalen och ta fram standardavtal som passar för kommuner och landsting. Det ska till exempel finnas möjlighet att gå ur ett avtal till rimliga kostnader.
Oskar Backmans tips om leasing
- Teckna avtal för finansiering och kringtjänster separat. Om man tecknar hela paketet från samma leverantör ska man vara noga med att specificera i avtalet vilka kostnader som hör till vilka tjänster, så att man vet vad man betalar för.
- Gör en ordentlig behovsanalys. Leasingavtalen följer med i tre till fem år och därmed en hel del krav. Det är surt om investeringen inte är väl genomtänkt och man sitter med betalningar för något man inte längre har nytta av.
- Att teckna borgen för egna bolag gör det enklare för banken att göra en kreditprövning. Borgen sänker också leasingavgiften för bolag. Om man inte är villig att teckna borgen gör banken en analys av bolagets verksamhet. Det kan vara intressant och nyttig läsning för dig.
- Att teckna längre leasingavtal är ofta förmånligt. Om leasegivaren kan tillgodogöra sig skattemässiga avskrivningar kan det ge subventionerad leasingkostnad för dig. Men det gäller endast egendom som har en ekonomisk livslängd på minst sex-sju år.
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer