Visserligen har de flesta myndigheter moderna system inom ekonomiområdet i dag. Men det har inte sedan november 2004 funnits några avtal som gjort det möjligt att avropa ekonomisystem.
Frågan om Ekonomistyrningsverket, ESV, ska genomföra en upphandling måste därför ställas mot frågan om hur mycket de tror att ett sådant ramavtal i så fall skulle komma att omsätta de närmaste åren.
Skulle ESV besluta sig för att upphandla ramavtal för ekonomisystem, ta fram kravspecifikationer med mera, hamnar kostnaden på minst ett par miljoner kronor.
Den här kostnaden ska då jämföras med det förväntade ordervärdet, alltså hur många myndigheter som faktiskt är intresserade av att byta ekonomisystem.
Det kanske finns andra lösningar som är mer kostnadseffektiva, eller andra avtalsområden som efterfrågas mer av myndigheterna. För att utreda behoven har ESV dragit igång en omfattande förstudie av administrativa system hos myndigheter.
Beslut tas först i april
Leif Lind på ESV är ansvarig för förstudien och han berättar att den planeras vara klar i april. Och först då tar de ställning till om det behövs någon upphandling.
– Myndigheternas behov är inte lika stort längre, men ett visst behov finns och det ska vi ta reda på. Utöver myndigheternas behov kommer det samtidigt ständigt ny teknik och nya funktioner som efterfrågas. Frågan vi måste ställa oss är hur många myndigheter som behöver upphandla för att det ska motivera nya ramavtal, säger Leif Lind.
Under hösten arrangerade Ekonomistyrningsverket ett antal träffar med representanter från myndigheterna. Och då framkom det vissa synpunkter på att det inte finns några avtal i dag.
– Det finns ett par, om än inte många, myndigheter som har upphandlat ekonomisystemet Agresso på egen hand och de myndigheterna hade förstås gärna sett att det fanns ramavtal, säger Leif Lind.
Agresso dominerar marknaden
Närmare 90 procent av myndigheterna använder i dag ekonomisystemet Agresso som ursprungligen ägdes av staten, vilka skötte systemverksamheten, alltså support och konsultstöd för Agresso.
2004 såldes hela den här verksamheten till Agresso AB. Det ansågs inte att staten skulle ansvara för den typen av verksamhet. I den vevan gick 50 anställda från ESV till Agresso, främst kundstödspersonal.
Varje år gör ESV en enkät bland myndigheterna för att ta reda på hur ekonomisystemet Agresso fungerar i verksamheterna.
– Vi ställer frågor om funktionalitet, vad myndigheterna tycker om systemet och vilka nya behov som uppstått. Sedan för vi vidare dessa önskemål till Agresso AB som vidareutvecklar systemet, säger Göran Björstad på Ekonomistyrningverket.
ESV har även ett Agressoråd som sammanträder ett par gånger om året och de tittar dessutom på vilka andra produkter som finns på marknaden och hur de utvecklas.
– Det finns inte så många ekonomisystem på marknaden, och jag tror inte att Agresso har sämre utvecklingsförmåga än några av de andra, menar Göran Björstad.
Han uppskattar att myndigheterna behåller samma ekonomisystem i åtminstone 15 till 20 år och det är inte många myndigheter som står i begrepp att byta. Därför har det inte varit aktuellt att upphandla ramavtal. För att ESV:s förstudie ska bli givande kommer de att gå ut och fråga efter behoven de kommande åren.
– Det är bra att se på ett lite längre perspektiv i de här frågorna. Vi kommer att fråga myndigheterna vilka behov de har och även titta på vad som händer på marknaden framöver.
Göran Björstad säger att de även kikar på mer kompletta ERP-system som dessutom innehåller funktioner för lönehantering och andra administrativa funktioner.
Dela på resurserna
En annan trend för att effektivisera stödverksamheter som ekonomi- och lönehantering är så kallad shared service. Det handlar om att slå samman administrationen från flera verksamheter.
Inom stora organisationer är det vanligt att centralisera administrationen till en organisatorisk enhet, men det finns också möjlighet för mindre organisationer med liknande verksamhet att slå ihop administrativa stödverksamheter för att nå skalfördelar.
– För att skalfördelar ska uppstå krävs att en kritisk massa uppnås. Man får räkna på kostnaderna, men man måste också se till kvalitet i form av tillgänglighet och rutiner, säger Leif Lind på ESV.
Ett flertal myndigheter har redan shared service-lösningar. Utformningen av dem skiljer sig mycket åt och försöken har drivits olika långt. Skatteverket, Försäkringskassan och Umeå universitet har genomfört större shared service-projekt, men de förekommer även i mindre skala.
– Ett åttiotal mindre myndigheter använder i dag Kammarkollegiets administrativa tjänster och det förekommer en viss samverkan genom att man delar kostnader för ekonomi- och löneadministration utan att upprätta någon särskild enhet för detta, säger Leif Lind.
——————————————————————————
KTH positiva till nytt ekonomisystem om tre år
Petter Gren, finansdirektör på Kungliga Tekniska Högskolan, KTH, berättar att de har använt Agresso sedan 1999. Då fanns ännu inga statliga avtal tecknade, så de genomförde en upphandling på egen hand. Och en viss kontroll i upphandlingen är viktig menar Petter Gren.
– Även om ESV tillhandahåller ramavtal framöver kommer vi troligtvis ändå att göra en egen förstudie inför ett byte av ekonomisystem. Men det kommer att dröja till tidigast 2010. Vi kommer sannolikt att behålla ekonomisystemet Agresso de närmaste åren eftersom vi är beroende av att få e-faktureringen att fungera först, säger Petter Gren.
Han anser annars att Agresso utvecklas i en tillfredsställande takt.
– Agresso har moderniserats avsevärt under åren. Vi hakade på i ett relativt tidigt skede och var då med och påverkade utvecklingen, men vi har varit lite sämre på det under senare år.
E-fakturaprojektet får gå först
Petter Gren säger att det kunde ha funnits anledning till att titta på ett nytt affärssystem, men i och med införandet av den obligatoriska e-faktureringen kommer de att avvakta.
– Införandet av e-faktura kommer att påverka våra interna arbetsprocesser och då är det en fördel att inte samtidigt behöva lära sig ett nytt affärssystem.
Några högskolor har redan infört e-faktura, men KTH har avvaktat eftersom de ansåg att den produkt Agresso hade tidigare inte var särskilt bra på e-fakturering.
På längre sikt kan ett byte av system bli aktuellt och då får det gärna finnas statliga ramavtal att avropa.
– Det är alltid en fördel om det finns ramavtal för moderna system.
Trots att så många som 90 procent av myndigheterna använder Agresso betyder inte det att deras krav och behov är jämförbara.
– Det gjordes ett försök i Norge att standardisera på ett ekonomisystem för myndigheter, men vad jag vet slog det inte särskilt väl ut. En myndighet är inte ett homogent begrepp, verksamheterna skiljer sig åt ganska mycket.
Likartade verksamheter
I Sverige har högskolor och universitet tittat på en gemensam kravställning, men inte heller det projektet var speciellt framgångsrikt. Petter Gren anser dock att högskole- och universitetsvärlden skulle kunna ha ett gemensamt ekonomisystem. Verksamheterna är tillräckligt likartade för att det skulle kunna fungera. Däremot tror han inte på en framtid med ett komplett ERP-system.
– En del tycker att ett stort affärssystem som täcker alla behov är det bästa. Men vi får sannolikt bekymmer med ett sådant system, eftersom vi då får in standarder som inte passar våra behov. En högskola har en väldigt decentraliserad verksamhet, där exempelvis varje enskild institution ansvarar för ekonomiplanering av forskningsinsatser. Då är det bättre att inte bygga in för mycket i ett och samma system, säger Petter Gren.
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer