Kungsbacka kommun har dragit igång en satsning på elektronisk handel. Men projektet har ett lite annorlunda upplägg än andra kommuner.
– Många börjar med att införa e-faktura, eller att skanna fakturorna för att få dem elektroniskt. Egentligen är det inte handel, bara fakturahantering, eftersom köpet ju redan är gjort när man väl får fakturan, säger Thommy Johansson, projektledare på Kungsbacka kommun.
I Kungsbacka bestämde man sig i stället för att börja med beställarflödet. Resultatet blev ett helt elektroniskt inköpssystem. Hela beställnings- och betalningsprocessen kommer nu att hanteras elektroniskt. Alla följesedlar, orderbekräftelser, fakturor och andra dokument finns i systemet.
Upphandlingen av e-handelssystemet gjordes som en förhandlad upphandling enligt LOU. Först fick leverantörerna komma in med en intresseanmälan, sedan skarpa anbud. Kraven viktades tillsammans med leverantörens förmåga, och en utvärderingsgrupp med representanter från olika verksamheter inom kommunen bedömde anbuden. Man tog också referenser på leverantörerna från andra kommuner. Efter avslutad utvärdering gick uppdraget till Visma Proceedo AB.
Systemet bygger på en asp-lösning, eftersom ett av kommunens krav var att man inte ville ha egen drift. Kostnaden för att ansluta sig till systemet delas mellan kommunen och leverantörerna. Målet är att alla kommunens inköp ska göras via det nya systemet innan 2008, och än så länge håller tidsplanen.
Hur webbplatsen fungerar
Systemet är uppbyggt som många kommersiella företags webbhandelsplatser. Genom en inloggning kommer man till en sida där man kan söka efter produkter, och får då upp dessa med beskrivningar, pris och leveransvillkor. Beställaren plockar ihop de varor som önskas i en varukorg, och går sedan till den elektroniska kassan. All information om kostnadsställe och referenser läggs in.
– Vi attesterar inga fakturor, bara beställningar, säger Thommy Johansson. Den fyllda varukorgen hamnar hos en ansvarig inköpare med attesträtt, och när inköpet attesterats går beställningen till leverantören.
En andra attestering av beställningen sker när man tar emot varan. Leverantören skickar sedan fakturan elektroniskt via systemet.
– Vi har olika lösningar för små och stora leverantörer, säger Thommy Johansson.
De stora leverantörerna kan koppla sin egen webbutik till systemet. Beställaren plockar då ihop sin varukorg där, och tar sedan med den tillbaka till kommunens system. Dessa lösningar hanteras av leverantören till e-handelssystemet.
Små företag kan kommunen ansluta själva. De leverantörerna får ett användarnamn och lösenord så att de själva kan logga in i ett gränssnitt hos kommunen där de direkt kan se beställningen, hantera den och fakturera kommunen.
– Det är ett bra sätt för att enkelt kunna ansluta små leverantörer, säger Thommy Johansson. Det finns också en lösning med Svefaktura för mellanstora företag.
Framgången beror på flera saker
En viktig faktor för att lyckas är att hela organisationen är delaktig. Projektets styrgrupp består av bland andra kommunchefen och olika verksamhetschefer. Hittills har införandet gått bra.
Rolf Klintestam, som är ekonomidirektör i Kungsbacka kommun, bekräftar att man fått positiva reaktioner från användarna.
– De upplever att de har fått bättre kontroll över sina beställningar och sina fakturor, säger han.
En annan viktig framgångsfaktor är att tekniken i dag är tillräckligt utvecklad och utbredd. Det finns bredbandsuppkopplingar i så gott som alla kommunens anläggningar och datorerna är tillräckligt snabba för att hantera e-handeln.
– Flera kommuner har börjat före oss, men på kortare tid har vi anslutit fler leverantörer till vårt system, säger Thommy Johansson.
Han tror att Kungsbacka är den enda kommunen som har inkluderat hela inköpsprocessen i sitt e-handelssystem. Satsningar som gjorts i andra kommuner omfattar främst fakturahanteringen och bygger på att göra den elektronisk.
– Vi började i rätt tid, helt enkelt. Nu är tekniken mogen och finns på plats, säger Thommy Johansson.
Sparar både tid och pengar
En av de stora fördelarna är att man på ett smidigt sätt kan koppla rätt leverantör till rätt användare. Inköpsprocessen blir effektivare, kommunen får bättre kontroll och information, och resurserna används på ett effektivare sätt.
Thommy Johansson tror att det är viktigt att man börjar från rätt håll i den här typen av projekt. Genom att inkludera hela inköpsprocessen kan besparingarna öka, liksom effektiviteten.
– Att vi valde en helhetslösning gör att vi får bättre totalkontroll på att man följer ramavtal, vi får ökad prismedvetenhet, automatisk matchning av beställningar och fakturor och möjlighet att ta fram mycket statistik, säger han.
Förra året hanterades 95 000 fakturor, och kommunen hade 4 900 leverantörer och 350 ramavtal. Fakturorna var i snitt ute i organisationen i 32 dagar. Med det nya systemet har hanteringen minskats till tre dagar.
– Kommunens mål är att spara tio miljoner kronor om året genom att handla på rätt ställe och handla rätt saker, säger Thommy Johansson.
Genom att sänka de administrativa kostnaderna ska detta uppnås, och man räknar alltså med en trolig besparing på ungefär 100 kronor per faktura. Enligt Rolf Klintestam är det här en försiktig beräkning och besparingarna kan alltså komma att bli ännu större.
Hela projektet beräknas kosta mellan 6 och 8 miljoner kronor.
– Vi ligger än så länge bra till i förhållande till budgeten, säger Rolf Klintestam.
Få förändringar har krävts
Det nya e-handelssystemet är ett av kommunens största projekt just nu. Ändå har det inte krävts några stora organisatoriska förändringar för att införa systemet. Den enda stora förändringen är för den grupp som arbetar med att stansa fakturor. De får nu nya arbetsuppgifter i supportorganisationen. Inte heller hos leverantörerna har särskilt många justeringar varit nödvändiga för att anpassa sig till det nya systemet.
– Vi har märkt av ett stort intresse för elektronisk handel från våra leverantörer, men alla har inte kunnat leva upp till vår målsättning, säger Rolf Klintestam.
Han berättar att man för en kontinuerlig dialog med leverantörerna för att underlätta deras anpassning till e-handelssystemet. I alla kommande upphandlingar av ramavtal som kommunen gör kommer det att inkluderas krav på att leverantörerna kan hantera elektronisk handel.
– Vi arbetar fortfarande med utveckling av systemet. Närmast kommer till exempel vissa förbättringar av användargränssnittet att genomföras, säger Thommy Johansson.
Han säger att det svåraste med projektet är att få alla i organisationen att förstå varför det är nödvändigt att ha ett helhetsgrepp, och inte bara fokusera på fakturorna som många andra kommuner gjort.
– Det är viktigt att hela tiden blicka framåt, att hänga med i utvecklingen!
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer