Lasse Svensson är upphandlare på Västerås kommun och köper in 125 nya maskiner varje år. Han ser Kommentus avtalspriser som takpriser.
Äntligen är de nya ramavtalen för dokumentproduktion klara. Dokumentproduktion innefattar bland annat skrivare, kopiatorer och multifunktionsmaskiner.
Kommentus, som hade hand om upphandlingen, har förhandlat till sig ett servicepaket som inkluderar alla delar. Inga extra eller oväntade kostnader ska tillkomma.
– I servicegarantin ingår toner, sex års bytesgaranti, sex års reservdelsgaranti, installation och service, säger Nils Lindgren, upphandlingsansvarig på Kommentus.
Så vad ska du då tänka på när du står i begrepp att införskaffa nya maskiner? Det första du behöver ta ställning till är om du ska köpa eller leasa.
Allt fler kommuner väljer i dag att köpa den här typen av maskiner, i stället för att leasa. Några kommuner har till och med utfärdat riktlinjer som säger att mindre kostsamma produkter ska köpas och inte leasas.
– Leasingavtal kan vara en ekonomisk fälla för många kommuner och landsting, och det finns många ofördelaktiga avtal på marknaden, säger Nils Lindgren.
Alla har inte råd att köpa
Men Nils Lindgren tror ändå att vissa av Kommentus kunder fortfarande kommer att välja leasingalternativet framför att köpa. Därför har Kommentus valt även genomföra en upphandling av leasingfinansiering för att utforma avtal som passar för kommuner och landsting.
Nils Lundgren är upphandlingansvarig på Kommentus och ansvarig för Kommenuts skrivaravtal. Han mnar att det är ofta kan vara bättre att köpa snarare än att leasa skrivare.
– Alla kommuner har kanske inte resurser att köpa utan väljer i stället leasing. Den möjligheten finns visserligen via våra ramavtal för dokumentproduktion, men det finns inga avtal skrivna. I första hand är upphandlingen gjord för att köpa maskiner.
Det är inte alltid lätt att jämföra kostnaderna mellan köp och leasing. Alla kostnader måste räknas in i kalkylen, även service, toner och garanti.
– Då är våra avtal med ett heltäckande servicepaket till nytta. De gör det enklare att jämföra med leverantörernas leasingerbjudanden, säger Nils Lindgren.
Ramavtalen är tecknade för upp till fyra år. Men det kan vara svårt att förutse prisutvecklingen under avtalstiden eftersom priserna på skrivare och kopiatorer sjunker stadigt.
– Det kan definitivt vara fördelaktigt att utnyttja möjligheten till en andra konkurrensutsättning, säger Nils Lindgren.
En andra konkurrensutsättning görs framför allt vid större avrop.
Lasse Svensson är upphandlare på Västerås kommun, som köper in cirka 125 nya maskiner varje år, och han tipsar om hur kommunerna kan pressa priserna.
– För vår del ser jag Kommentus avtalspriser som takpriser. Vi som köper in lite större volymer får ett bättre pris, än en myndighet som bara köper in ett fåtal skrivare per år, säger Lasse Svensson.
Centralisering av inköp
Lasse Svensson är en centralt placerad upphandlare med uppdrag från stadsledningskontoret. Där görs gemensamma upphandlingar av generella produkter och tjänster, som sedan alla förvaltningar och bolag i kommunen kan avropa.
– Det finns inget centralt beslut angående inköp. Varje förvaltning beslutar själv om sina inköp, men vi har utsett en leverantör som de vänder sig till för att avropa.
En ännu viktigare åtgärd för att minska kostnaderna är att centralisera inköpen. I Västerås kommun har de tagit ett informellt beslut om att välja bort individuella skrivare på enskilda kontorsrum och ersätta dem med gemensamma multifunktionsskrivare.
– Vi har sparat stora pengar på den här åtgärden. Dessutom har personalen varit nöjd med resultatet.
Utskriftskostnaderna har minskat från 20 öre per sida till fem öre per sida.
– Genom ett antal åtgärder gör vi en besparing som väl täcker investeringskostnaderna för en ny maskinpark.
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer