Som fastighetsägare kan du skriva avtal med leverantörer med både fast eller rörlig ersättning. Men får du byta leverantör av en tjänst om det betalas rörligt, alltså per timme eller per kvadratmeter? Vad säger Aff?
I avtal för drift och avhjälpande underhåll, skrivna enligt Aff och då med ABFF som grundregelverk, betalas vanligen tjänsterna fast eller rörligt. När en tjänst betalas rörligt, det vill säga enligt modellen ’kronor per timme’ eller ’kronor per kvadratmeter’ och så vidare, så får vi ibland känslan av att det är tjänster som inte egentligen är kontraktsarbeten, utan istället kallar vi dem ’tilläggsarbeten’.
Jag tänkte reda ut, utifrån Aff, det vill säga; Avtal för fastighetsförvaltning och service, vad det är som verkligen gäller.
Kontraktsarbeten
När man skriver avtal enligt Aff så hänger en del definierade termer med, i vad som kallas Aff-definitioner. Däri hittar vi den centrala termen ’kontraktsarbete’, som omfattar allt det som enligt kontraktshandlingarna ska ingå i leverantörens åtagande, alltså det som är tvingande för leverantören.
Kontraktsarbete omfattas dessutom av exklusivitet, vilket innebär en rätt till arbetena, och därför kan och ska en leverantör räkna med att utföra de arbeten som finns stipulerade i handlingarna.
Tilläggsarbeten
En kompletterande term är ’tilläggsarbeten’, som omfattar arbeten en leverantör inte har varken skyldighet eller exklusiv rätt att utföra.
Det innebär att leverantören kan säga nej till utförande vid beställning och beställaren kan välja att beställa av en helt annan leverantör, när behov uppstår.
Fast och rörlig ersättning
Kontraktsarbeten och tilläggsarbeten är alltså en kategorisering av ansvar för utförande, avseende olika typer av tjänster. De tjänster som omfattas beläggs sen med olika ersättningsmodeller.
Vad gäller kontraktsarbeten så klumpar man ofta ihop de kalkylerbara tjänsterna, så att leverantören ersätts för allt det arbetet med en summa – fast ersättning. Det skapar förutsägbarhet och trygghet ekonomiskt. Beställaren vet vad som ska betalas och vad denne får för pengarna.
En del tjänster kan dock vara svåra att kalkylera och läggs de in i den fasta ersättningen skapas en ojämnvikt i riskfördelningen, som inte gynnar avtalsrelationen på sikt. Exempel på såna tjänster är snöröjning, jourutryckningar och bevattning utomhus.
För att skapa en rimlig riskbalans bör den svårkalkylerade delen av den här typen av tjänster ersättas rörligt. De kan fortfarande vara arbeten som ligger i leverantörens åtagande och därmed inom ramen för kontraktsarbetena.
Ingår tjänster ska leverantören utföra dem
Men sen uppstår ibland behov av en del tjänster som den egna verksamheten själv eller andra leverantörer egentligen utför, eller tjänster som man inte kunnat förutse. Då kan de beställas som tilläggsarbeten, inom ramen för avtalet, och bör oftast ersättas rörligt, eftersom de efterfrågas endast när behov uppstår.
Så svaret på frågan är att om tjänster i kontraktshandlingarna är formulerade som att de ska ingå i leverantörens åtagande, oavsett ersättningsform, då har leverantören både rätt och skyldighet att utföra dem.
En beställare har då bara rätt att avropa en annan leverantör i undantagsfall.
Jessica Molén
Upphandlings- och Aff-specialist och konsult i förvaltningsrådgivning på Svefa