Nätverk | Avtalsuppföljning

Välkommen till Upphandling24:s nätverk Avtalsuppföljning för dig som arbetar inom offentlig upphandling. Träffarna innehåller såväl föreläsningar som diskussioner och erfarenhetsutbyten.

En bra avtalsuppföljning grundas redan när du förbereder en ny upphandling och en ny avtalsperiod. Hur formulerar du dina krav och avtalet för att kunna göra en bra uppföljning? Hur tar du med dig erfarenheter från ett avtal till ett annat? Det här är några av de frågeställningar som kommer att ligga till grund för våra gruppdiskussioner i nätverket.

Under nätverksträffarna få du ta del av andra organisationers praktiska erfarenheter av avtalsuppföljning, olika verktyg som finns på marknaden och råd från experter inom olika områden. Mycket tid finns till att diskutera olika frågeställningar, att nätverka och ta del av hur kollegor i andra organisationer arbetar.

Bli medlem i nätverket

Varmt välkommen att bli medlem i nätverket Avtalsuppföljning. Vi blandar föreläsningar med diskussioner och du är själv med och påverkar vilka ämnen och föreläsare vi tar upp på träffarna.

6 träffar per år
Varje träff är ca 2,5 h lång, vanligtvis kl. 13.00-15.30
Du deltar digitalt på distans
Max 50 medlemmar
Deltagaravgiften är 6 950 kr ex moms för 2025

Våra bokningsvillkor hittar du här.

PSST! Vill du testa nätverket innan du bokar? Då finns det möjlighet att vara med på nästa träff i mån av plats. Kontakta maria@upphandling24.se för bokning av prova på-träff.

JULERBJUDANDE

2025 väntar runt hörnet. Passa på att bli medlem i ett nätverk och boka en nätverksplats redan nu så får du gå på den sista nätverksträffen 2024 kostnadsfritt som en tidig julklapp!

Nästa träff är den 10 december 2024 kl 13:00-15:30

System för stöd vid upphandling som inkluderar uppföljning av leverantörer och avtal
I Göteborg har man upphandlat ett systemstöd för upphandling med avtalshantering som även inkluderar uppföljning av leverantörer och avtal. Vi tar del av bakgrund med syfte och mål för just denna upphandling, vilka krav som ställdes och hur man i avtalet byggt in leverantörssamarbete och systemutveckling. Vi får också veta mer om gjorda erfarenheter av den första testpiloten med framgångar och fallgropar.
Arto Moilanen, verksamhetsutvecklare och Lena Lyrstrand, systemförvaltare, Göteborgs inköps- och upphandlingsförvaltning

Datum 2024

20 februari – eftermiddag
15 april – eftermiddag
21 maj – förmiddag
10 oktober – eftermiddag
18 november – eftermiddag
10 december – eftermiddag

Preliminära datum 2025

28 januari – eftermiddag
10 mars – eftermiddag
13 maj – förmiddag

Preliminärt program 2024

Vid varje träff läggs stort fokus på diskussioner och erfarenhetsutbyten men vi har också stöttning av föreläsare – oftast med lång praktisk erfarenhet – inom olika områden. Innehållet i träffarna anpassas utifrån medlemmarnas önskemål och kan därför komma att ändras:

Strategisk och metodisk avtalsuppföljning.
Samarbete beställare, avtalscontrollers och upphandlare
Vikten av avtalsuppföljning – skapa förståelse.
Planera processen, rutiner och mallar
Organisation, ansvar och roller
Systemstöd för avvikelser – erfarenheter och tips
Hantera avvikelser, sanktionstrappa och åtgärdsplan
Viten, skadestånd och reglering av påföljder
Utvärdering av avtalet, med leverantören och internt
Leverantörsdialog vid uppföljning och revision
Spendanalys i praktiken.

Tidigare träffar under 2024

Uppföljning och granskning med Jens Nylander
Jens Nylander bygger kontinuerligt på en stor databas för offentliga inköp som består av allmänna handlingar i form av uppgifter från ekonomisystemen hos kommuner, regioner och myndigheter. Materialet analyseras med hjälp av ett AI-verktyg som identifierar avvikelser och felaktigheter. Under den här träffen får du veta mer om resultatet av Jens Nylanders granskningar och hur du kan använda databasen för att skapa överblick och kontrollera leverantörer. Gott om tid ges också för frågor samt diskussion om möjligheter och risker med att använda AI i uppföljningsarbetet.
Jens Nylander är utvecklare, analytiker och serieentreprenör. Han har arbetat med mjukvaruutveckling och analys av data i över 25 år.

Stickprovskontroller som ger resultat
Med 250 upphandlingar per år och tre anställda för avtalsuppföljning har Uppsala utvecklat ett effektivt och strukturerat sätt att arbeta med stickprovskontroller av ramavtal. Det går snabbt, är smidigt, kräver ingen tung dokumentation och tar inga stora resurser i anspråk. Vi tar del av hur kontrollerna går till från vilka avtal som väljs ut till resultatet. Arbetet går att räkna hem i pengar men har också lett till utveckling av såväl inköpta produkter och tjänster som bättre uppföljningsrutiner och – i slutänden – tydligare avtal. Vi får också veta mer om hur vissa kontroller leder till revision och utfallet av dessa.
Kristina Westling, avtalscontroller, stab upphandling, Uppsala kommun

Uppföljning för sunda avtal och goda affärsrelationer
Tack vare systematisk avtalsuppföljning sparar Helsingborg hundratusentals kronor åt staden. Under den här träffen tar vi del av hur en grundlig inköpsanalys lett till en strukturerad avtalsuppföljning där upphandlarna ofta finns med redan i kravställningsskedet.
Vi får flera konkreta exempel på hur såväl uppföljning som återkoppling till leverantörerna går till och vad det hittills har gett för resultat.
Arian Dushku, avtalscontroller, Helsingborgs stads inköpsenhet

Övning i verkligheten
Under den här träffen utgår vi från verkliga “case” där upplägget av riktiga upphandlingar på något sätt har påverkat uppföljningen. Efter en kort introduktion och beskrivning av flera “fall” blir ni indelade i grupper för att tillsammans diskutera vad som hänt i upphandlingsprocessen och vad det kan ha betytt för avtalsuppföljningen. Hur tror ni utfallet blev verkligheten och vad hade kunnat göras annorlunda? Gott om tid ges till gruppövning, frågor och diskussion av det ni kommer fram till. I kallelsen inför träffen rekommenderar vi läsning av några artiklar om avtalsuppföljning.
Gästföreläsare är Bo Cederberg har lång erfarenhet som inköpare och säljare på leverantörssidan och som upphandlare inom offentlig sektor. Marina Ignatushchenko har bakgrund och lång erfarenhet som avtalscontroller och upphandlare. Tillsammans driver de Gaveto där de bland annat jobbar med inköpsanalys och avtalsuppföljning.

Vägen mot förståelse för effektivare beställarorganisationer
För drygt två år sedan påbörjade Karlstads kommun en kartläggning av hur inköpen för olika verksamheter i samtliga förvaltningar och bolag fungerade. Syftet med att se över flödet från beställning till betalning handlar primärt om att få större avtalstrohet i mer effektiva beställarorganisationer. Något som kräver stor förståelse för de olika verksamheternas skiftande behov och förutsättningar. Vi tar del av hur kartläggningen gick till, vilket resultatet blev och vad som blir nästa steg. Men också konkreta tips på initiativ som ger samverkan och förståelse för varandras roller tack i mötesforum, chattfunktioner och andra kanaler som uppmuntrar till informationsutbyte.
Kersti Smith, avtalscontroller, Karlstads kommun

Träffar under 2023

Med struktur på uppföljningen av ramavtal
Sedan drygt tre år har Nacka kommun en strukturerad uppföljning av ramavtal. Föreläsningen utgår från uppföljningen av ramavtal där man kommit längst: fastigheter och utemiljöer som driftas och underhålls. Förutom mätningar och enkäter ingår möten med entreprenörerna och den verksamhet de servar. Då diskuteras hur avtalen fungerar och vad som kan behöva utvecklas från kommunens och entreprenörernas sida. Den strukturerade uppföljningen med regelbundna möten har givit goda resultat men också värdefull omvärldskunskap som gjort att kommunen kunnat möta utmaningar i tid.
David Lindström, inköpare Nacka kommun.

Avtalsrätt för uppföljning
För en lyckad affär krävs ett fungerande avtal. Det ska definiera vad som ska levereras, ge möjlighet till uppföljning, förebygga och hantera konflikter samt ge en flexibel avtalsrelation. Men att få till lämpliga och välbalanserade avtal är en svår konst. För upphandlare påverkar dessutom lagar och regleringar handlingsutrymmet. Under den här träffen går vi igenom avtalsrättsliga verktyg som kan bidra till bättre utformade avtal. Särskild vikt kommer att läggas vid vad man bör tänka på för att åstadkomma en ändamålsenlig avtalsuppföljning och för att undvika civilrättsliga och upphandlingsrättsliga risker kopplade till bristande uppföljning och fullgörelse av avtalet. Som vanligt blir det också tid till frågor, diskussion samt även en övning som utgår från ett praktiskt exempel.
Anton Andersson, advokat samt Carl Norén, advokat och delägare på Kastell Advokatbyrå.

Dela erfarenheter och diskutera utmaningar
Under den här träffen får ni som deltar möjlighet att diskutera och utbyta erfarenheter med varandra inom olika områden som berör avtalsuppföljning. Vi har valt ut några ämnen som vi har förstått att ni är intresserade av. Under eftermiddagen kommer ni att delas in i mindre grupper för tre, eller flera, diskussionspass för de olika ämnena. Förbered dig gärna med funderingar och erfarenheter inom följande ämnen:

Vilken typ av system har ni och hur kan de stödja avtalsuppföljning?
Hur hanterar ni avvikelser? Tips, trix, fallgropar och framgångar.
Tips på rutiner, mallar eller annat som underlättar avtalsuppföljning.

Uppföljning som gett verklig förändring
Med tuffa krav och envis uppföljning har Kungsbacka kommun höjt ribban för hållbarhet i kommunens inköp av livsmedel. Vi tar del av olika nivåer av uppföljning som skakat om branschen då man i Kungsbacka inte nöjt sig med leverantörernas försäkran om att de lever upp till kraven. Vi får också veta mer om en stor grossistupphandling som blev klar i våras. Högt ställda krav och tydlig information om vilka bevis som krävdes, hur uppföljning och viten skulle se ut samt ambitiös utvärdering ledde till bra anbud.
Anna Hallin, hållbarhetssamordnare och miljöspecialist på inköp i Kungsbacka kommun.

Uppföljning av arbetsrättsliga villkor
Inköp och upphandlingsförvaltningen i Göteborgs Stad arbetar systematiskt med att följa upp arbetsrättsliga villkor enligt kollektivavtal. Under den här träffen får vi ta del av hur det arbetet går till och har utvecklats de senaste två åren. Vi får konkreta exempel på hur kraven kan se ut och hur de följs upp, vilka utmaningarna är samt hur prioriteringen av vilka leverantörer som bör följas upp görs.
Johan Davidsson och Helena Sagvall, specialister social hållbarhet vid Göteborgs stad

Avtalsförvaltning med SAGA
Projekt SAGA – Strategisk Avtalsförvaltning för Goda Affärer – har lett till att Stockholm Vatten och Avfall har fått en tydligare organisation kring avtalsförvaltning med utpekade roller och ansvar som underlättar förvaltning och uppföljning. Projektet är väl förankrat på alla nivåer i verksamheten och bygger på befintliga system. Vi får veta hur avtalen får olika prioriteringsnivåer för uppföljning och hur de färgtaggas för olika nivåer av hållbarhetsuppföljning. Vi tar del av en lösning som tydliggör vem som gör vad vid avvikelser och även hur Stockholm Vatten och Avfall säkerställer kunskapsöverföring från en avtalsperiod till nästkommande.
Maria Kårebäck, avtalscontroller, Stockholm Vatten och Avfall

Träffar under 2022

Med e-handel för uppföljning
I Kristianstads kommun ligger numera större delen av produkter och tjänster i kommunens e-handelssystem. Det har lett till mer delaktiga beställare samt bättre dialog mellan upphandlare, beställare och leverantörer. Men också till förenklad avtalsuppföljning och större avtalstrohet.
Under resans gång har man också samverkat med systemleverantören kring en utveckling av systemet. Allt från buggar till användarvänlighet.
Tina Axelsson, e-handelsadministratör och Jenny Stenberg, e-handelssamordnare i Kristianstads kommun.

Organisera för avtalsuppföljning
En välstrukturerad organisation med tydlig rollfördelning och bra systemstöd är grunden till en fungerande avtalsuppföljning. I Skövde kommun har varje avtal sin egen förvaltare som inte bara vet vad som är viktigt att följa upp utan också när och hur det ska ske. Rutiner och riktlinjer för inköp och avtalsuppföljning har nyligen uppdaterats för ett flexibelt system som snabbt identifierar vad som bör uppmärksammas för olika avtal.
Tommy Klang , upphandlingschef i Skövde kommun beskriver hur den nya organisationen kom till, ser ut och fungerar

Bokslut för bättre avtalsuppföljning
Sedan fem år tillbaka genomför upphandlingsenheten vid Halmstads Energi och Miljö AB årligen särskilt inköpsbokslut. Det synliggör utmaningar och förbättringsåtgärder för organisationen som sedan kan ligga till grund för beslut som fattas. Boksluten har bland annat lett till en stärkt inköpsorganisation med tydlig struktur, nya verktyg och bättre kontroll för en förenklad avtalsuppföljning som vi får veta mer om under nätverksträffen.
Nathalie Rapp, chef för upphandlings- och inköpsavdelningen vid Halmstads Energi och Miljö AB.

Modell för integrerad uppföljning
Vi tar del av Skånetrafikens nya avtalsförvaltningsmodell där uppföljningsprocessen ingår som en integrerad del. Något som lett till en ny systematik i uppföljningsarbetet. Modellen har olika prioriteringsnivåer för uppföljning och utveckling liksom nya verktyg och systemstöd. Vi får också veta mer om hur Skånetrafiken arbetar för att skapa förståelse för hur viktig avtalsuppföljning är för att nå verksamhetsmålen.
Alicia Kronqvist är uppföljningschef och Amar Madzarevic avtalsansvarig inom affärsområde buss på Skånetrafiken.

Vad krävs för att prioritera avtalsuppföljning?
Vad är det som gör att arbetet med att förvalta avtal, följa upp och utvärdera dem inte prioriteras och vad krävs för att åtgärda bristerna?
De här frågorna undersöks i en studie som också presenterar en checklista för att syna den egna verksamheten med förslag till förbättringar. I diskussionspass och gruppövningar utgår vi från era utmaningar i arbetet med avtalsuppföljning.
Evin Aslan, upphandlare, Landskrona stad och Natalie Seyoum, upphandlare Simrishamns kommun.

Uppföljning med spendanalys
Spendanalyser är grunden för strategiskt inköpsarbete och en förutsättning för att få kontroll över organisationens inköp. Med spenden som utgångspunkt skapas en god överblick över var du bör göra uppföljningar och vilka leverantörer du bör prioritera.
Anders Carnbro går igenom hur spendanalys och avtalsuppföljning hör ihop. Han är konsult med lång erfarenhet av inköp och upphandling i såväl privat som offentlig sektor.

Träffar under 2021

Prisjusteringar under löpande avtal
Under pandemin har många leverantörer haft svårt att hålla vad de lovat och om de lyckats så har de ofta begärt prisjusteringar utöver vad som överenskommits i avtalet. Så hur hanterar man avtalsförändringar som rör prisjusteringar under löpande avtal – oavsett om där finns prisjusteringsklausul eller inte? Även under mer normala förhållanden kan fasta priser i vissa branscher vara knepiga att hålla. Men hur stora prisökningar kan vara rimliga och vilka metoder för prisjusteringar finns att tillgå?
Per Werling, upphandingsjurist, e-Avrop.

Uppföljning av hållbarhetskrav
I Huddinge kommun används en matris som underlättar och skapar struktur när sociala och miljömässiga hållbarhetskrav ska följas upp. Den används praktiskt i uppföljningsarbetet. Vilket tydliggör uppföljningsarbetet och skapar förutsättningar för att de hållbarhetskrav som ställts också möts.
Lena Mårdh, Upphandling Södertörn och Huddinge.

Skadestånd och formulering av villkor
Vi fick en genomgång av vad som gäller för viten och skadestånd och reglering av påföljder. Allt för en tydlig och transparent påföljdsreglering.
Per-Ola Bergqvist, advokat, Foyen Advokatfirma.

Uppföljning av arbetsrättsliga villkor
Johan Davidsson och Helena Leth Sagvall berättade om hur de arbetar med uppföljning av arbetsrättsliga villkor. Nätverket fick ta del av hur du rent praktiskt går till väga när du följer upp arbetsrättsliga villkor, vilka svårigheter du kan stöta på och hur du hanterar dem. Vi diskuterade vilka rättigheter upphandlande myndighet har med hänsyn till LOU och GDPR men också vilka svårigheter som finns i praktiken när vi gör vår uppföljning.
Johan Davidsson och Helena Leth Sagvall , Göteborgs stad.

Från avtal till avtal
Eleonor Ericzzon arbetar som avtalscontroller i Örebro kommun. De har kommit relativt långt i att utforma rutiner och en organisation kring avtalsuppföljning. Hon delade med sig av tips, trix och sin erfarenhet. Vad innebär en avvikelse och har alla samma förståelse och insikt om detta? Vilka avvikelser är vanligast och hur se de ut i olika avtal? Vi pratade om hur vi tar med oss händelser från en avtalsperiod in i kommande upphandling. Sist men inte minst konkreta och praktiska exempel på hur man kan följa upp avtal där man har flera olika och ibland många beställare. Det kan vara kommungemensamma avtal eller avtal samordnade med andra organisationer/kommuner.
Eleonor Ericzzon, avtalscontroller, Örebro kommun

Hur en uppföljningsmodell kan se ut
Emma och Robin som arbetar som strategiska inköpare på SVT beskrev under denna nätverksträff i detalj resan med att implementera en leverantörsstyrningsmodell från idé till nuvarande läge. På ett konkret sätt förklarade de hur de kategoriserar leverantörer samt hur de hanterar utmaningen med att hålla ordning på hundratals avtalsleverantörer i en föränderlig organisation. Emma och Robin berättade också om vilka vinster de hittills uppnått och vilka reaktioner och synpunkter deras egen organisation och leverantörer har haft på modellen.
Emma Coan, Robin Holmquist, strategiska inköpare, SVT.

Kontakta oss

Har du frågor om våra nätverk är du välkommen att kontakta oss på bokning@upphandling24.se.