Visste du att Aff-dokumentationen är ett utmärkt hjälpmedel för att skapa rollbeskrivningar och intern gränsdragning? Idag ska vi prata med en aktör som använder Aff både internt och externt.
Hej Andreas, berätta kort om Region Halland.
– Regionen är en av de mindre svenska regionerna, med cirka 340 000 invånare i sex kommuner. Som alla regioner ansvarar vi för bland annat sjukvård, kultur och kollektivtrafik.
Hur kommer det sig att en region använder Aff?
– Den första delen av svaret är att regionen äger många fastigheter. Den största delen är till för sjukvården men vi har även annat som exempelvis folkhögskolor och naturbruksgymnasium.
– Den andra delen av svaret är att vi använder Aff för att vi vill tydliggöra uppdragen mellan driftorganisationen och förvaltningen. Med andra ord använder vi Aff som grund till våra internavtal rörande fastighetsdrift, men även för att upphandla externa leverantörer för skötsel av utemiljö.
Vad betyder Aff för er?
– Aff är ett viktigt hjälpmedel för att medarbetarna ska förstå vad som är deras uppdrag i helheten. Med vårt Aff-avtal blir det tydligt vad som är vår uppgift. Om ansvarsfrågorna är oklara, då kan vi alltid backa till Aff-beskrivningarna och reda ut vad som gäller. Tjänstebeskrivningen lägger även grunden till driftplanen som vi har i vårt fastighetssystem.
– Det vore svårt att få lika tydliga beskrivningar utan Aff. Man kan säga att Aff gör oss mer professionella helt enkelt, det avhåller oss från att hålla på med egna begrepp och ”hitte-på-lösningar”.
– Nu håller vi på att uppdatera och ta fram nya intern-avtal, då använder vi Aff Avtalssystem.
Ni inte bara använder Aff, ni är även medlemmar. Varför det?
– Det är viktigt att ha utbyte med andra som håller på med samma sak. Det bidrar helt enkelt till att regionen utvecklas professionellt inom fastighetsförvaltning. Att vara medlem ger oss också en möjlighet att vara med och ta del av, samt påverka den utveckling som sker inom Aff.
Ja, du är ju ny medlem i Utvecklingsrådet, vad är ditt första intryck?
– Det är roligt att få vara med och bidra till utvecklingen av allt som finns inom Aff, och att även få ta del av andras infallsvinklar och erfarenhet. Jag har bara hunnit vara med på ett möte, men det var klart givande. Bland annat diskuterade vi en ny e-utbildning för den som ännu inte kan något om Aff.
Hur skulle ni bli påverkade om inte Aff fanns?
– Vi skulle tvingas att skapa vår egen standard för att definiera vårt drift- och underhållsuppdrag, i stället för att kunna luta oss mot en branschstandard. Det skulle vara både jobbigt, ineffektivt och kostsamt. Bara att förvalta en standard i sig är ett omfattande arbete, ett arbete vi nu slipper. Dessutom ger det oss möjlighet att jämföra oss med andra, vilket skulle vara mycket svårare om vi inte pratade samma språk.
Aff-dokumentationen är viktig för både fastighetsägare, serviceleverantörer och andra som köper eller levererar i tjänsteentreprenader. Hur många avtal som baseras på Aff vet vi inte, men att det är många tusentals är helt säkert. Allt ifrån små avtal om trapphusstädning eller fastighetsskötsel för en Brf till stora avtal om drift av hela regioners fastighetsbestånd.
Läs mer om Aff-dokumentationen och föreningen Aff Forum här
Tidigare artiklar av Aff:
Att tänka på när du använder Aff-konceptet >>
”Aff är det givna alternativet” >>
Vad är Aff och hur används det? >>
Mer effektiv och transparent bransch >>
SISAB uppskattar Aff Forum –”Vi behöver inte uppfinna hjulet” >>