Konceptet Aff, Avtal för fastighetsförvaltning, är ett hjälpmedel för att göra avtal och upphandlingar vid tjänsteentreprenader.
Aff-dokumentationen ger en juridisk grund med mallar för tjänsterna och övriga krav. Därmed blir det lätt att beskriva både själva leveransen och övergripande regler.
Vanliga områden inom fastighetsförvaltning är drift och underhåll av fastigheter, drift och underhåll av utemiljö, lokalvård, ekonomisk förvaltning, teknisk förvaltning samt energitjänster.
Ulf Halvarsson är affärs- och försäljningschef för affärsområdet Fastighetsförvaltning på Riksbyggen, som använder Aff för alla tjänsteområden inom fastighetsförvaltningen.
– Aff ger en trygghet både för oss och våra kunder. Det blir enkelt att beskriva entreprenaden och att göra upphandlingar, och överenskommelsen resulterar i ett tydligt avtal. Aff ger också chans till jämförbara anbud, säger han.
Till skillnad från många andra branschers standardavtal är Aff utarbetat i samarbete mellan beställare och leverantörer. Båda parter är med och utformar regelverken och mallarna så att den blir partsneutral.
– Det är en klar styrka att branschen har ett gemensamt avtalsupplägg som uppdateras löpande. Exempelvis med nya lagkrav och regler. Det är en trygghet för oss när vi säljer våra tjänster, och kunden vet vad den köper, säger Ulf Halvarsson.
Aff-konceptet består av två delar: branschspecifika regelverk och entreprenadspecifika dokument. Riksbyggen har valt att integrera Aff i sitt eget affärssystem.
– Därmed är det enkelt för vår personal att nyttja Aff-konceptet. Vi utbildar löpande personalen i hur de ska använda Aff, både vid fysiska utbildningsträffar och med hjälp av e-learning. Riksbyggen är uppdelat i 26 marknadsområden och vi vill ha så många som möjligt i varje område som är bekväma i att arbeta med Aff.
Relationen med Riksbyggens underentreprenörer underlättas också genom Aff, enligt Ulf Halvarsson.
– Vi får tydlighet i alla led, konstaterar han.