Elektronisk handel har varit en het potatis i offentliga organisationer sedan slutet av 90-talet, när bland annat regionerna (dåvarande landstingen), som hanterar stora mängder material och transaktioner, började att titta på elektroniska lösningar för både inköp och fakturering.
Och man kom i gång riktigt bra, under 00-talet utvecklades e-handel, fler och fler offentliga organisationer anslöt både till e-faktura och elektronisk beställning, SFTI utvecklade standarder för e-handel och så har det rullat på. Men det finns fortfarande mycket att göra på området och nu är det väl ändå dags för nästa steg!?
Varför införa e-handel?
E-handeln är den del av inköpsprocessen som tar vid när upphandlingsprocessen avslutats med att avtal har tecknats. E-handelsprocessen omfattar samtliga steg från order till fakturamatchning och betalning av faktura.
Karoline Holmberg, senior konsult i inköpsprocessarbete på B3 Upphandling, berättar att det är en omfattande process att införa e-handel från grunden, men att det finns stora vinster att göra, både i tidsbesparing och ökad kvalitet, men på sikt även i pengar.
– Med en komplett e-handelslösning kan man göra många vinster, som högre avtalstrohet, enklare jämförelse av produkter och priser, ökad fakturakontroll och tidsbesparingar i flera led av inköpsprocessen. Även den interna kontrollen ökar genom att e-handelssystem kan hantera automatiserade kontroller utifrån atteststruktur, samt att man får ett bättre underlag för uppföljning och spendanalyser. Dessutom finns det miljövinster att göra med e-handel, eftersom e-handelssystemet kan underlätta för beställaren att hitta miljömärkta produkter, man minskar pappershanteringen och resor till butik kan minskas med fullskalig e-handel.
Gemensamma fördelar
Karoline Holmberg fortsätter:
– Det är ju inte bara för offentlig förvaltning det är bra med e-handel, även för leverantörerna finns det vinster med hanteringen, såsom bättre exponering av upphandlat sortiment, mer effektiv leveransprocess och färre fel vid fakturahantering.
PEPPOL – en ”ny” standard för e-handel
Redan 2013 började SFTI att arbeta med PEPPOL-strukturen, då som grund för det enklare Sve-formatet för e-handel. 2017 fastställde SFTI PEPPOL som ny standard för ett flertal e-handelsmeddelanden, samtidigt som motsvarande meddelanden i den gamla standarden, ESAP 6, avfördes.
Karoline lägger till:
– PEPPOL är ett internationellt nätverk som har skapats för att underlätta e-handel, rekommendationen till myndigheter är att använda sig av PEPPOL, för att snabbt kunna få del av de fördelar det innebär med e-handel. Idag täcker PEPPOL-meddelanden utväxling från order till faktura, men inom ungefär ett år planeras införandet av en standard även för hantering av e-kataloger redan i upphandlingsskedet.
Det finns stöd att få
Det händer hela tiden saker på e-handelsområdet, utvecklingen av systemlösningar går snabbt och idag finns det fristående e-handelssystem som hanterar de flesta av de delar som ingår i ett elektroniskt handelsflöde.
Karoline instämmer i att e-handel kan kännas komplex för den som inte kommit gång, men:
– Fullt fungerande e-handel är fantastiskt! Många upphandlande organisationer har redan infört e-handel, och vissa har kommit riktigt långt i processen. Vi vet att det kan kännas som ett stort, komplext och omfattande projekt att införa – men det finns hjälp att få! Kontakta Karoline på 070-621 36 81 eller karoline.holmberg@b3.se för ett samtal om hur er organisation kan lyckas med e-handel
För ännu mer input kring e-handel, delta gärna vi vårt kostnadsfria webbinarium om den elektroniska inköpsprocessen: https://sv-se.eu.invajo.com/event/b3/lunchlearnehandelforoffentligsektor
B3 har idag 24 fast anställda seniora upphandlingskonsulter som hjälper kunder med alla typer av behov från strategiskt till operativt upphandlingsstöd under hela inköp- och upphandlingsprocessen. B3 arbetar kvalitetssäkrat och metodstyrt och genom våra kompetenta konsulter åstadkommer vi mycket goda resultat som bidrar till nöjda kunder varje dag. B3 Upphandling är ISO certifierade både inom kvalitet och miljö. B3s framgångsfaktor är våra skickliga konsulter som med hög energi leder i komplexa situationer genom att snabbt fånga behovet, förstår delar såväl som helhet med fokus på vad ni vill uppnå med den aktuella affären