Fråga: Vad menas med e-beställning? Måste den statliga myndigheten ha ett eget e-handelssystem eller kan man nyttja leverantörens beställningssystem?
Svar: En elektronisk order (e-order) skapas när en beställning har godkänts i myndighetens e-handelslösning (attest av order kan ske från annat system, tex personalsystem). E-order kan skickas elektroniskt (direkt in i affärssystemet) till leverantörerna men de kan också kommuniceras på andra sätt, som e-order omvandlad till e-post eller via leverantörsportal.
Ett av syftena med statens införande av e-beställningar är att förbättra möjligheten till styrning genom att inköp ska vara godkända av ansvarig chef, budgetansvarig eller motsvarande innan de kommuniceras till leverantören, därför räknas inte en order utan attest som en e-order i lagstiftarens mening (förordning 2003:770).
För att en myndighet ska kunna lägga e-beställningar krävs att man har en e-handelslösning installerad i sin IT-miljö. En e-handelslösning kan vara fristående (ett e-handelssystem) eller ett komplement till det ekonomisystem myndigheten använder (inköpsmodul). Att göra beställningar direkt i leverantörernas inköpsportaler eller kataloger skapar inga godkända e-beställningar. För statliga myndigheter finns möjlighet att få stöd med e-handelslösning via Statens Servicecenter E-handel – Statens servicecenter (statenssc.se)
specialist inom elektroniska inköp
B3 Upphandling är ett specialistbolag inom B3 Consulting Group, som har siktet inställt på att bli Sveriges ledande bolag inom offentlig upphandling. Sedan 2003 har vi specialiserat oss på offentlig upphandling, tidigare under företagsnamnet Sentensia.