Aff Forum ger ut Aff-dokumentationen, ett branschregelverk och mallar för att skapa avtal för fastighets- och FM-tjänster. Aff-dokumentationen har funnits sedan 1995 och uppdateras kontinuerligt för att hela tiden spegla branschen och vara ett bra verktyg. Men hur går det till när en uppdatering sker?
Daniel Magnusson är upphandlare på Stockholm stad och sitter med som beställarrepresentant i Aff Forums Utvecklingsråd. Utvecklingsrådet fångar upp önskemål om förändringar och beslutar om mindre justeringar som införs direkt i mallarna.
– Vi lyfter frågor om mindre justeringar på i stort sett varje möte, säger Daniel. Oftast är det en användare som har identifierat att det vore bättre med en annan formulering, eller att en hänvisning behöver uppdateras. Kansliet på Aff Forum formulerar förslag och Utvecklingsrådet beslutar om förändringen, ibland efter diskussioner och justeringar.
Partsammansatt råd
Utvecklingsrådet består av valda representanter från beställare, leverantörer och konsulter – det vill säga är partssammansatt. Att alla beslutande organ och arbetsgrupper är partssammansatta är en viktig princip inom Aff Forum. Det gör att materialet ska vara lika bra att använda vare sig du agerar som beställare eller leverantör – det är partsneutralt.
När det finns behov av större förändringar så skapas ett särskilt projekt, med projektledare och projektgrupp. Daniel sitter även med i en projektgrupp som bearbetar beskrivningarna av arbeten inom fastighetsteknik.
Det är ett omfattande material, och just det här tjänsteområdet har funnits med ända sedan starten 1995. Samtidigt går utvecklingen framåt inom fastighetstekniken, exempelvis när det gäller styr- och övervakning som digitaliseras allt mer.
Viktigt med aktuell dokumentation
– Det är viktigt att Aff-dokumentationen är aktuell och lätt att använda, och det är en utmaning att få till enhetliga och sammanhållna arbetsbeskrivningar. Just tjänsteområdet fastighetsteknik är nog det som används mest, därför är det extra roligt att få vara med och påverka utformningen.
En projektgrupp består alltid av både beställare och leverantörer, för att slutresultatet ska vara partsneutralt. Daniel berättar vidare:
– Ytterligare en positiv sak med att få vara med i ett utvecklingsprojekt är diskussionerna med de övriga deltagarna. Dels att få möta leverantörerna i ett annat sammanhang än när vi är olika parter i ett avtal, men också att få höra hur det fungerar hos andra beställare. Det känns som att vi bidrar till en branschutveckling, bara genom att driva projektet!
Hur får man vara med?
Hur gör man då för att få vara med i ett utvecklingsprojekt inom Aff Forum?
För det första behöver företaget man representerar vara medlemsföretag. När man är medlem går det ut informationsmejl, till exempel när projektgrupper ska tillsättas. Den som är intresserad hör av sig och har man tur blir man utvald att delta.
– Om ni använder er av Aff-dokumentationen för att teckna avtal – fundera på om ni inte borde vara medlemmar också. Både för att föreningen behöver aktiva medlemmar som vill driva branschen framåt, men också för att det ger en möjlighet att vara delaktig och påverka, säger Daniel.