– Vi landade i Aff för att få struktur och tydlighet. Och för att skapa samsyn kring uppdraget med leverantören. Det är otroligt viktigt i avtal som kräver mycket kontakt och fingertoppskänsla, säger han.
Trygghet och tydliga spelregler
När Örjan började på Micasa 2018 fanns Aff redan på plats. Upphandlingen av fastighetsdrift hade då visat hur värdefullt det var att ha en gemensam modell att luta sig mot. Sedan dess har användningen breddats till fler områden, städning, utemiljö och avfallshantering, och fördelarna har blivit tydliga.
– Jag som chef och mina upphandlare kan vara trygga med att det finns tydliga spelregler. Allt finns med i Aff-avtalen, om man inte plockar bort något. Det handlar om att minimera osäkerheten, säger Örjan.
Han beskriver även Aff som ett verktyg som tvingar fram insikt och koll på den egna verksamheten.
– Ett plus i kanten är att du får bra koll på din verksamhet. Avtalens uppbyggnad gör att man får syn på saker. Du får lägga ner några timmar, men du får koll och det blir en win-win, både för oss och leverantören.
Tydlighet och respekt för leverantören
I Micasas värld är relationen till leverantören central. Drift, städning och utemiljö är inte bara tekniska uppdrag, de påverkar tusentals människors vardag. Därför handlar mycket om att tydliggöra både ansvar och förväntningar.
– Det farliga är otydliga förväntningar. Som att jag tror att jag köper en Rolls Royce, leverantören tror att jag köper en Fiat och jag betalar för en Volvo. Med Aff får vi redan i upphandlingsskedet svar på vad vi vill ha och på vilken nivå. Det skapar samsyn internt och förmedlar trygghet utåt, säger han och fortsätter:
– För bra samarbeten är det också viktigt att ha respekt för leverantörens verksamhet. Aff-villkoren är neutrala och tydliga. Det blir jämställda avtal, och det är en förutsättning för ett bra samarbete.
Ordning, uppföljning och långsiktighet
Sedan 2023 har Micasa tagit ett helhetsgrepp kring avtalsuppföljning.
– Tydligheten i Aff gör det lätt att bygga uppföljningen. Vi hittar underlaget, vi vet vem som ansvarar för vad, och vi har beskrivit hur uppföljningen ska gå till. När vi bygger både avtal och uppföljningar på samma sätt blir allt enklare att tolka, säger Örjan.
I samarbetet med leverantörer märks tydligheten. Diskussionerna är färre, missförstånden mindre och förtroendet större.
– Jag har inte varit med om att vi hamnat snett i städ- eller utemiljöavtalen. Det tolkar jag som ett gott betyg till både upphandlingen och systemet. Och om det uppstår något, finns alltid en väg framåt i dokumentationen, eller så kan vi ringa Affs kansli och få hjälp.
Kunskap som skapar engagemang
För Örjan handlar Aff inte bara om struktur, utan också om utveckling. När upphandlarna arbetar med modellen lär de sig mer om verksamheten, och det stärker både kvaliteten och engagemanget.
– Upphandlarna tycker ofta att det är kul att de lär sig mer. De behöver inte börja om varje gång, utan kan bygga vidare. Det gör att de kommer närmare verksamheten och kan göra ännu bättre upphandlingar. Med Aff blir det bättre för Micasa, leverantören och kunden, säger Örjan.