Att upphandla städtjänster kräver både kunskap om branschen och tydliga underlag. Borago är specialiserade på städ- och lokalvårdsfrågor och använder Aff som grund när de hjälper offentliga och privata beställare med städupphandlingar.
– Vi använder Aff i alla upphandlingar. Det finns mallar för mycket av det som behöver vara med: kontrakt, beskrivning av tjänsterna, upphandlingsföreskrifter. Detta kompletteras med objektsbeskrivningar och mängdförteckningar, säger Karl Henriksson, vd på Borago.
Från förstudie till avtal
Borago arbetar med bland annat städutredningar, upphandlingar och uppföljning. När de projektleder en städupphandling kan de vara med genom hela processen. Arbetet börjar med en förstudie av nuläge, marknad, omvärld och behov. Därefter tas upphandlingsdokumenten fram med Aff som grund och Borago kan följa arbetet vidare genom anbudsprocessen fram till avtal.
Karl Henriksson ser ett värde i att utgå från en etablerad struktur som redan är känd på marknaden.
– Använder man inte Aff får beställaren bygga sina egna upphandlingsdokument. Risken är att man missar något. Det är bättre att ha ett branschregelverk som utgår från både beställar- och leverantörsperspektivet. Med Aff får man en färdig dokumentstruktur som sedan enkelt kan anpassas efter den aktuella upphandlingen. Utöver det kompletterar vi med egna anbuds- och prisformulär och objektsbeskrivningar.
– När du väl har skapat din struktur i Aff är det en styrka att använda ett färdigt regelverk och färdiga dokumentmallar i stället för att bygga din egen kravställning. Sedan kan man alltid anpassa utifrån den aktuella upphandlingen.
Just nu pågår också en uppdatering av Aff:s avtalsdokument för städtjänster, i takt med branschens utveckling och med fokus på enklare användning.
Från struktur till uppföljning
Enligt Karl Henriksson ger Aff en struktur även för avtalsförvaltning och uppföljning. Men när avtalet är på plats behöver beställaren också ha en organisation som kan ta ansvar för det som har avtalats.
– Det är viktigt att se att man har resurser att följa upp kraven och en tydlig beställarorganisation som ansvarar för att följa upp leveransen och samarbeta med leverantören.
