Ombudets roll är den enda i organisationen som är föreskriven i ABFF, på likartat sätt som den är föreskriven i AB 04 och ABT 06. ABFF 15 säger:
”Vardera parten ska utse ombud för entreprenaden. Ombudet äger behörighet att på sin huvudmans vägnar och med bindande verkan företräda denne i frågor rörande entreprenaden samt att träffa ekonomiska och andra uppgörelser.”
Vad innebär då detta?
Kortfattat kan sägas att Ombudet behöver ha fullmakt från sin huvudman att företräda denne i alla de frågor som kan komma att vara aktuella i entreprenaden. Det kan ske genom en separat fullmakt eller genom så kallad ställningsfullmakt. Det kan förenklat beskrivas som att det med vissa befattningar, exempelvis högre chefsbefattningar, följer befogenheter att ingå uppgörelser för sin huvudmans räkning.
Ombudet i en Aff-entreprenad ska alltså kunna företräda sin huvudman och göra exempelvis ekonomiska uppgörelser. Normalt sett är det någon chef för den verksamhet som upphandlingen ligger inom som har denna befogenhet. Denne fattar beslut om budgeten inom sitt område och kan normalt teckna avtal för detsamma. Ju större belopp det är frågan om, desto högre upp i hierarkin behöver man vanligtvis gå för att personen ska ha befogenhet att företräda sin huvudman.
En Aff-entreprenad är ofta lång och den totala volymen som omsätts därmed normalt hög. Därför kan det vara en person som är ombud i entreprenaden, medan en annan behöver skriva under själva avtalet. Ombudet behöver alltså inte ha befogenhet att göra uppgörelser av storleksordningen hela entreprenaden, utan det räcker med att ha befogenheten för de uppgörelser som kan komma att vara aktuella under entreprenadtiden. Även det kan vara tämligen omfattande, varför det normalt behöver vara en chefsroll.
Ombud ska kunna besluta om ekonomi
Åter till den aktuella upphandlingen. Ni är fria att välja vem som ska vara ombud, så länge denne faktiskt kan besluta om ekonomiska frågor kring entreprenaden. Om er upphandlare eller upphandlingschef kan fatta de besluten kan de stå som ombud. Mer troligt är att parkavdelningen är den som kan fatta beslut om sin verksamhet och budget, varför ombudet då ska vara en chef i linjen. Ni kan däremot fylla på med entreprenadspecifika roller i kontraktet, exempelvis Avtalscontroller, om upphandlingsenheten fortsatt kommer vara inblandad under entreprenadtiden.
Bara för att en del av verksamheten är upphandlad på entreprenad innebär det normalt inte att besluten om entreprenaden flyttas bort från avledningen där verksamheten finns. Därför återfinns oftast ombudet i den verksamhet som avtalet avser.
Tänk på att:
- Fundera på vilka som kommer behöva ha kontakt med leverantören.
- Den som är ombud behöver ha rätt att fatta stora beslut om entreprenaden, både ekonomiskt och på andra sätt.
- Även de som har löpande kontakt med leverantören behöver ha befogenhet att fatta beslut i paritet med deras ansvar.
- De roller som står i Kontraktet är personliga. Kom ihåg att meddela om de personerna byts, och att dokumentera bytet.
- Endast ombudet är reglerat i ABFF, övriga kan ni forma utefter vad som passar er.