1. Var en duktig beställare
Ett tydligt förfrågningsunderlag är grunden för en lyckad affär. Särskilt viktigt är det för de delar som ska ersättas med fast ersättning – där behöver du som beställare vara extra noggrann, eftersom leverantören tar en större risk.
Tjänster är mer eller mindre svåra att beskriva och att få så tydliga att parterna i ett avtal har samma uppfattning om vad som ska levereras. Hur definierar man egentligen ”rent, snyggt och serviceinriktat”? Här är branschsystemet Aff ett värdefullt stöd. Det ger struktur, tydlighet och gemensamma spelregler för både beställare och leverantör.
2. Låt leverantören tjäna pengar
Det finns en risk att avtal med en låg fast ersättning i botten blir dyra i slutändan. När leverantörer pressar ner priset för att vinna upphandlingen leder det ofta till konflikter, tilläggsfakturering och en svår avtalsrelation. För att undvika det behövs ett underlag som är kalkylerbart. Beskriv vad du vill köpa och vilka avsikter du har – på ett sätt som gör det möjligt att räkna hem affären.
Att vinna ett uppdrag är roligt och där och då kan det verka okej att inte tjäna så mycket, men när det har gått några år är det svårt att försvara alltför låga arvoden.
3. Involvera rätt personer i processen
De som ska leva med avtalet behöver också vara med och forma det. Om upphandlingsavdelningen driver hela processen själv finns risken att avtalen inte fungerar i praktiken.
Ekonomi, drift och förvaltning bör därför involveras redan i förfrågningsstadiet. Annars kan det leda till felaktig kravställning eller misstolkningar från leverantörens sida. Det i sin sin tur kan resultera i tilläggsfakturor, fel resurser i entreprenaden, eller kostsam utbildning i efterhand. Genom att bjuda in rätt personer ökar chansen att få till mer hållbara avtal.
4. Skapa konkurrens
En bra konkurrenssituation gynnar alltid beställaren, men konkurrensen kan se olika ut beroende på om upphandlingen sker enligt lagen om offentlig upphandling eller inom privat sektor.
Vid komplexa entreprenader kan partnering och samverkan vara ett klokt val, eftersom det ofta är svårt att beskriva och definiera alla delar i förväg. Även om många beställare är försiktiga med att använda den modellen, finns det stora fördelar när den väl tillämpas.
I en samverkansupphandling sker konkurrensen inte på priset, utan på de mervärden som leverantörerna kan erbjuda. Det är dessa mervärden som blir avgörande vid valet av leverantör.
För privata beställare är det vanligt med tillsvidareavtal som förlängs om leveransen fungerar bra. Samtidigt är det klokt att med jämna mellanrum handla upp avtalet i konkurrens, så att även den befintliga leverantören får möjlighet att visa sitt värde i relation till andra.
5. Ge dig själv gott om tid
Tiden du avsätter bör stå i proportion till upphandlingens komplexitet. Att köpa städning för ett kontor är en sak. Att upphandla driften som stöd till en verksamhetskritisk funktion, till exempel tunnelbana eller ett akutsjukhus, är något helt annat.
Särskilt viktigt är tid för implementering vid leverantörsbyte. Utan en realistisk tidsplan riskerar kvaliteten att rasa redan vid starten.
Ett enkelt avtal kräver kort tidplan och få involverade. En komplex entreprenad kräver lång framförhållning och bred förankring. Det gemensamma tipset är: var ute i god tid.
Ett sista ord!
Lyckad tjänsteupphandling handlar om mer än att skriva ett avtal. Enligt Per Ollas är det snarare tvärtom: 20 procent handlar om att sätta villkoren. 80 procent handlar om hur du agerar under kontraktstiden.
Med tydlighet, rätt förväntningar och god framförhållning ökar chansen att både beställare och leverantör blir nöjda – under hela kontraktstiden.