Avtalsuppföljning med AI | 9 december

Goda affärer uppnås först när organisationen arbetar systematiskt med hela inköpsprocessen. Vi kan göra bra upphandlingar, men om avtalsuppföljningen är bristfällig är sannolikheten stor att de nyttor upphandlingen skulle generera aldrig realiseras. En rigorös avtalsuppföljning är dessutom avgörande för att säkerställa att både leverantören och vi själva hedrar ingångna avtal – och för att motverka att oseriösa leverantörer fuskar sig till avtal som de sedan inte följer.

Samtidigt är avtalsuppföljning ofta det som prioriteras bort. Det är resurskrävande, mycket är manuellt, och tiden räcker sällan till att följa upp allt. Här förändrar AI förutsättningarna i grunden. Rätt använd sänker AI tröskeln så att uppföljning som tidigare var för dyr att göra blir möjlig – snabbare segmentering, automatiserad granskning av fakturor, mönster i inköpsdata och färdiga underlag för dialog och rapportering.

Den här kursen kombinerar en beprövad, strukturerad metod för avtalsuppföljning med konkret, ansvarsfull användning av AI-verktyg som Microsoft Copilot, ChatGPT och svenska SveaGPT. Du får inte bara teorin – du får testa metoden skarpt med AI under dagens labbpass och går hem med ett eget bibliotek av testade promptar.

AI får stötta avtalsuppföljningar – aldrig fatta besluten. Du lär dig att använda AI på ett korrekt, transparent och spårbart sätt, i linje med AI Act, NIS2 och GDPR/OSL.  

Innehåll

Förmiddag – metoden:

• Inköpsprocessen: hur hänger strategi, upphandling och avtalsförvaltning ihop?
• Vad är avtalsförvaltning respektive avtalsuppföljning: och varför är det affärskritiskt?
• Den strukturerade processen i sex steg: segmentera avtal, prioritera krav (riskanalys), fördela ansvar, intern uppföljning, extern uppföljning och utveckla.
• Prioriteringsmodeller: Kraljics matris, vår påverkansmodell och egna klassificeringsfrågor.
• Riskmarkörer hos oseriösa leverantörer och hur du känner igen dem.
• Metoder för uppföljning: stickprov, fakturakontroll, KPI:er, uppföljningsmöten och revision.
• Hur organisationer med ont om resurser ändå kommer igång.

Eftermiddag – AI i praktiken:

• Så bygger du tydliga, professionella instruktioner till AI (roll, syfte, kontext, begränsningar, format).
• Labb: segmentera avtalsportföljen med AI.
• Labb: riskanalys av avtalets krav.
• Labb: Monitorering och avtalstrohet – låt AI hitta avvikelserna.
• Labb: skapa uppföljningsprotokoll, KPI:er och leverantörsfrågor.
• Ansvar och ramverk: AI Act, NIS2, GDPR och OSL – inklusive hur du för dialogen med IT-avdelningen.
• Spårbarhet och dokumentation: hur AI-användning diarieförs och granskas.
• Sanktionstrappan – från dialog till hävning – och var gränsen för AI går.
  

Det här tar du med dig

• En komplett, repeterbar modell för strukturerad avtalsuppföljning.
• Ett eget bibliotek av testade AI-promptar för dina vanligaste uppgifter.
• En tydlig bild av vad som får – och inte får – lämnas över till AI i myndighetsutövning.
• Trygghet i juridiken kring AI, sekretess och spårbarhet.

Kursledare

Vår kursledare Tomas Näslund har arbetat med inköp och upphandling i offentlig sektor sedan 2009. Han har bland annat varit inköpschef i Uppsala kommun, Region Uppsala och för ett kommunalt fastighetsbolag. Sedan 2016 arbetar Tomas som upphandlingskonsult inom Ecenea med fokus på verksamhetsutveckling och förändringsledning av inköpsfunktioner. Han har genomfört över 90 upphandlingsprojekt och fler än 200 utbildningar inom strategiskt inköp och offentlig upphandling.

Vår kursledare Pelle Asplund är affärsutvecklare, förändringsledare och konsult inom AI-processer, upphandling och anbud, samt grundare av anbudskonsultföretaget Buteo Services – som byggt in AI-stöd i sina processer sedan 2022. Pelle leder kursens praktiska AI-pass och hjälper deltagarna att arbeta med AI som en kollega i upphandlings- och uppföljningsprocessen, på ett sätt som är korrekt, transparent och spårbart.

Målgrupp

Kursen riktar sig till dig som arbetar som avtalsförvaltare, avtalscontroller eller upphandlare med ansvar för avtal. Den vänder sig även till dig i ledande befattning som ansvarar för att skapa och utveckla processer och rutiner kopplat till avtalsförvaltning och avtalsuppföljning. Kursen passar både dig som redan arbetar med avtalsuppföljning och vill utveckla dina arbetssätt med AI, och dig som ännu inte arbetar systematiskt och söker stöd i hur du bäst kommer igång. Inga förkunskaper i AI krävs.

Praktisk information

Datum: 
19 november – FULLBOKAD
9 december
Tid: kl. 9.15-16.30 (registrering/inloggning från kl. 9.00)
Plats: Välj mellan att delta på distans eller på plats i Stockholm på Hilton Hotel, Guldgränd 8.

Pris: 7 950 kr ex moms t.o.m. 19 oktober, därefter 8 950 kr ex moms

Våra bokningsvillkor hittar du här.

Program

Kursen är en intensiv endagskurs. Den består av föreläsningar varvade med diskussioner och interaktiva presentationer samt labbpass. Det finns flera möjligheter till erfarenhetsutbyte mellan deltagarna under dagen.

09.00 Registrering/inloggning
09.15 Föreläsningar
10.30 Förmiddagspaus för fika
10.50 Föreläsningar
12.30 Lunchpaus
13.20 Föreläsningar
15.00 Eftermiddagspaus för fika
15.20 Föreläsningar
16.30 Avslutning av dagen

Du behöver ta med

Obligatoriskt att ta med
1. Dator
2. Ett AI-verktyg som klarar att läsa flera dokument samtidigt (t.ex. Chat GPT Plus, Copilot Pro eller Gemini Advanced). Detta behövs eftersom övningarna bygger på att du arbetar praktiskt med flera dokument samtidigt.

Valfritt eget material
Under eftermiddagens pass finns möjlighet att arbeta med egna dokument från en upphandling du/ni gjort. Om du vill arbeta med eget material, ta gärna med dokument från en och samma upphandling:

• behovsbeskrivning eller förstudie
• upphandlingsdokument (UHD)
• anbud eller leverantörssvar
• avtal eller avtalsbilaga

Vi rekommenderar att du använder eget material. Tidigare deltagare tycker att det har gett mest. Se till att förbereda det i god tid innan kursen. Men om du saknar något av detta kommer vi att kunna tillhandahålla ett övningscase.

Efter genomförd utbildning erhåller du Upphandling24:s diplom.