Var inte rädd för oss. Sök samarbete med inköp i ett tidigt skede, det gör hela skillnaden. Kommer du sent i processen förstår jag faktiskt att det känns läskigt, då dyker inköp upp med en massa svåra frågor du inte var beredd på. Men det bottnar ofta i ett missförstånd: du tror kanske att du ska sätta alla krav helt själv, och att inköp bara paketerar det och skickar iväg när du är klar. Det ska du inte.
Vi är också människor
Jag vet hur det känns från din sida av bordet. Du får plötsligt frågor du inte visste att du behövde ha svar på. I offentlig sektor handlar det om regelverk och principer. I privat sektor är det snarare interna riktlinjer, policies och avtalsvillkor som plötsligt känns långt bort från det du egentligen vill åstadkomma. Det känns lätt som ett förhör.
Men vi är inte där för att sätta dit dig. I offentlig sektor är vi där för att du ska få det du faktiskt behöver, och för att kommunen eller myndigheten inte ska hamna i Förvaltningsrätten sex månader senare. I privat sektor handlar det lika ofta om att undvika att stå avtalslösa, eller sitta fast med ett system som nått sin end of life. Men lika viktigt där är en enklare hygienfaktor: att avtalet faktiskt är schysst att jobba med, och inte begränsar eller krånglar till vardagen mer än nödvändigt. Det är i grunden samma mål som ditt. Bara med lite mer regelverk och rutin runt.
Kravställare och upphandlare i ett
Det som gör att jag vågar skriva det här brevet är att jag suttit på din sida av bordet också. På Pierce Group var jag kategorichef för e-handel, och där var jag kravställare och upphandlare i en och samma roll. Jag bestämde vad vi skulle köpa och hur, skrev kraven, och drev själv processen mot leverantörerna.
Och det gjorde affärerna påtagligt mycket lättare. Ingen väntetid mellan att jag insåg att vi behövde något och att kravet fanns nedskrivet, inget möte där en jurist och en verksamhetsperson skulle enas om en formulering ingen var nöjd med. Jag visste instinktivt vad varje krav var värt i kronor, eftersom jag själv skulle leva med konsekvenserna om det inte höll.
Det är sällan möjligt i praktiken, och det finns faktiskt goda skäl till separationen, fler ögon på samma process minskar risken för blinda fläckar. Men just därför var min tid på Pierce Group ett undantag värt att lära av. Insikten jag tar med mig är den här: ju kortare avstånd mellan den som vet vad verksamheten behöver och den som vet hur kravet ska skrivas för att hålla juridiskt, desto snabbare och bättre blir upphandlingen. Jobbar du och din inköpsavdelning nära och tätt, nästan som om ni var samma person, kommer ni längre än om ni bara skickar underlag fram och tillbaka via mejl.
Magi kräver att du ringer i tid
Här kommer den delen jag verkligen vill att du ska ta med dig. Ja, vi kan skapa magi, hitta lösningar som sparar pengar och korta ledtider. Ack, om det bara gick att trolla fram på en vecka. Men magin har ett pris, och det priset är tid.
Om du ringer mig, eller vem som nu sitter på inköpsavdelningen, sex till nio månader innan avtalet ska vara på plats, kan vi lägga ner en förhållandevis liten insats i början och få en enorm uppsida senare. Vi kan planera marknadsdialog, förstå vad som finns på marknaden, och bygga in flexibilitet i kravställningen.
Om du istället kommer till mig sex veckor innan avtalet går ut och säger att ”det här måste vara klart nu”, då blir svaret ofta ett kompromissat regelverk och en tidspress som gör att vi tvingas välja det säkra istället för det smarta. Inte för att vi inte vill hjälpa dig, utan för att tiden inte går att förhandla bort.
Ska du ta med dig en sak från den här artikeln är det den här: kontakta inköpsavdelningen tidigt, även om du inte har alla svar, eller kanske i synnerhet då! Ju tidigare vi vet att något är på gång, desto mer kan vi göra med desto mindre ansträngning från din sida.
Sätt ett pris på bör-krav
En sista sak, och den här brukar göra folk lite förvånade. Om du vill ha med bör-krav i upphandlingen, gör dig själv en tjänst och försök värdera dem, helst i kronor och ören, annars i procent.
Det är lätt att skriva ”leverantören bör kunna erbjuda utbildning på plats” eller ”systemet bör stödja svensk lagstiftning från start” utan att egentligen ha tänkt igenom vad det är värt för din organisation om leverantören faktiskt kan det. Men om du inte kan sätta ett värde på ett bör-krav, hur ska du då kunna värdera det klokt och balanserat mot pris i utvärderingen? Och hur ska leverantörerna veta hur mycket de ska anstränga sig för att möta det?
Jag brukar be kravställare räkna: vad kostar det om leverantören inte kan det här, och vad sparar vi om de kan det?
Ett exempel från en IT-driftupphandling jag jobbat med. Ett av bör-kraven var att systemet skulle klara femtio samtidiga användare utan att bli segt, och stod bara där som en trevlig egenskap tills vi räknade på det. Utan den prestandan skulle en avdelning på ungefär femton personer förlora tio minuter var per dag i väntetid. Det landar på strax under trehundratusen kronor per år i förlorad arbetstid, och över ett fyraårigt avtal blir det över en miljon kronor.
Med den siffran på bordet blev det lätt att värdera kravet ordentligt i utvärderingen, och lätt att motivera för både ledning och leverantörer varför just det kravet vägde tungt. Utan att bör-kravet värderas i kronor hade det försvunnit i mängden, ett bör-krav bland tjugo andra.
Inköp är alltså inte läskiga, kontakta oss i tid och sätt en prislapp på dina bör-krav. Det är i princip hela receptet för en upphandling som faktiskt blir bra istället för bara godkänd.
TEXT: Linus de Mander är konsult inom strategiskt inköp, IT-sourcing och verksamhetsutveckling på Forefront Consulting.
