Karolinska Institutet, Universitetsförvaltningen, Ekonomiavdelningen
Universitetsförvaltningen stödjer Karolinska Institutets institutioner och ledning. Universitetsförvaltningens mål är att ge god service och bidra med professionell och effektiv administration till KI:s utbildning och forskning.
Avdelning
KI:s ekonomiavdelning är en aktiv och modern avdelning som har en övergripande funktion med ansvar för KI:s samlade ekonomi-, inköps- och upphandlingsadministration.
Ekonomiavdelningen är en stöd- och expertfunktion för KI:s ledning, institutioner och enheter och ansvarar för ekonomisk rapportering till externa och interna intressenter. Avdelningen består i nuläget av närmare 40 personer varav 5 personer arbetar med controlling. Den är organiserad i fyra enheter; inköp och upphandling, redovisning och controlling, ekonomiservice och support systems. Tjänsten ligger i redovisning och controlling men spänner även över enheten för inköp och upphandling.
Arbetsuppgifter
Arbetet är självständigt och ligger inom området uppföljning och analys. Det innebär att göra spendanalyser (analysera kostnader och utvärdera inköpsmönster), utvärdera avtal tillsammans med upphandlarna, göra leverantörskontroller, kontrollera avtalstrohet och arbeta med E-handelsfrågor. Analyser sker utifrån vårt ekonomisystem Agresso/UBW samt Business Intelligence-verktyget Qlikview.
Arbetsuppgifterna består främst av:
- Uppföljning, analys och rapportering av väsentliga nyckeltal såsom kategorispend
- Driva proaktivt förbättringsarbete inom områden där avvikelser eller förbättringspotentialer har identifierats.
- Bistå inköpschefen och medarbetare inom olika kategorier med inköpsanalyser inom respektive inköpskategori. Inköpsanalyserna ska ta sikte på trender och avvikelser samt bilda underlag för inköpsstrategier.
- Att arbeta aktivt med att utveckla analysmetoderna samt skapa olika former av varningssystem.
- Strukturera uppföljning av vårt inköpsbeteende
Kvalifikationer
För att fortsätta utveckla KI:s uppföljning och analys söker vi dig som ser möjligheten att komma in i en organisation som satsar mycket på att utveckla och förbättra processer. Du gillar också att samarbeta med övriga medarbetare på enheten och avdelningen. Som inköpscontroller på KI kommer du att arbeta i en stimulerande universitetsmiljö.
Vi ställer som krav att du har följande erfarenheter:
- Relevant akademisk utbildning.
- Mycket goda kunskaper i Excel.
- Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska.
Det är meriterande om du har;
- Erfarenhet kring inköp och upphandling.
- Arbetat med upphandlingsverktyget Tendsign eller annat liknande verktyg.
- Arbetat med och känner dig bekväm med ekonomisystemet UBW.
- Arbetat med UBW:s E-handelslösning.
- Arbetat i Business Intelligence-verktyget Qlikview.
Personliga egenskaper
I denna rekrytering kommer stor vikt att läggas vid personlig lämplighet och egenskaper. Det är viktigt att du värdesätter att verksamheten är beroende av din arbetsinsats som kräver en stor social förmåga med varierande grupper. Du är effektiv, flexibel, självgående och kan prioritera. Vi ser att du kan bidra till att stärka enheten och avdelningen med just dina förmågor och egenskaper till en bra lärande sammansättning. Du tvekar inte att gå ut i olika delar av KI:s verksamhet och genomföra workshops och utbildningar för ett aktivt lärande vilket innebär att vi värdesätter din pedagogiska ådra. Du brinner för att skapa goda samarbeten och du har förmåga att slutföra det du påbörjat.
Ansökningsförfarande
Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi/MyNetwork.
Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.
