Arbetsbeskrivning
Är du redo för en större uppgift? Vi söker nu en snabbfotad handläggare för utveckling av vår E-handel på Inköpsenheten. Hos oss kommer du att utvecklas och få erfarenheter för livet tillsammans med engagerade och trevliga kollegor, samtidigt som ditt arbete bidrar till att öka tryggheten och minska brottsligheten i Sverige.
Inköpsenheten ansvarar för att säkerställa Polismyndighetens försörjning av varor, tjänster och byggentreprenader, exklusive IT-området. Det innebär att vi styr, stödjer och utvecklar myndighetens inköpsverksamhet och utifrån ett kategoribaserat strategiskt inköpsarbete planerar, anskaffar och följer upp myndighetens avtal och leverantörer.
Inom vårt ansvarsområde ingår dessutom myndighetens materielförsörjning, centrala lager och utveckling av E-handel. Polismyndighetens årliga anskaffningsvolym är ca 8 miljarder kronor. Under de senaste åren har vi genomfört ett omfattande förändringsarbete i syfte att skapa förutsättningar för en ändamålsenlig inköpsorganisation, robusta försörjningskedjor samt en effektiv användning av myndighetens resurser. Som en del av detta arbete, och i samverkan med myndighetens övriga verksamheter, pågår successivt ett införande av kategoristyrning som metod för inköpsarbetet. Kopplat till enheten finns även en beställarorganisation.
Dina kollegor är geografiskt placerade på olika orter så det är viktigt att du har erfarenhet av och förmåga att samarbeta på distans. Inköpsenheten är en del av Polismyndighetens ekonomiavdelning. Läs mer om ekonomiavdelningen
Som e-handelshandläggare är du en viktig spelare i utvecklingen av polisens E-handel från beställning till betalning av fakturor, där inriktningen är effektivisering, kvalitet, enkelhet, hållbarhet och ekonomi i hela flödet. För Polismyndigheten handlar E-handel om att digitalisera och optimera Polismyndighetens digitala beställningsflöden för att löpande säkerställa att den polisiära verksamheten har tillgång till en väl fungerande beställningsfunktion. Det handlar också om att automatisera fakturahanteringen för att minska myndighetens administrativa arbete. Detta för att möta Polisens tillväxt och behov av effektivisering. Beställningsflödet ska kunna genomföras på ett sätt som är effektivt, säkert och långsiktigt hållbar.
Som handläggaren ska du både tillsammans med kollegor och på egen hand arbeta för att öka användningen av elektronisk handel inom Polismyndigheten samt utveckla möjligheter för e-handel och effektiv fakturahantering. Det gör du genom att implementera och följa upp avtal i e-handel. Uppgifterna består i att göra avtalade varor och tjänster beställningsbara i Polisens beställningssystem UBW/Unit4 Business World. Arbetet innebär tillämpa befintliga lösningar samtidigt som vi utvecklar nya och effektivare lösningar där det krävs. Målsättningen är alltid att öka och förenkla våra digitala flöden för inköp, fakturor, matchning och annan information. Arbetsuppgifterna kan bestå av informationsspridning, avtals- och kataloghantering, avtalsbevakning och avtalsuppföljning. I ansvaret ingår även e-handelsrelaterad uppföljning, styrning mot nyckeltal och att delta i utvecklingsarbeten som skapar nya förutsättningar för en framtida och uppdaterad E-handelslösning.
Arbetet innebär samverkan i myndighetsinterna och externa samarbeten i frågor som rör E-handel, artikeladministration, beställningar och fakturahantering. Du kommer att ingå i gruppen som ansvarar för Polisens materielförsörjning och digitala inköpsflöden genom e-handel. Resor i tjänsten kan förekomma.
Kvalifikationer
Detta är en möjlighet för dig som har:
- Minst 2 års högskoleutbildning eller motsvarande alternativt 2-årig yrkesutbildning inom inköp, ekonomi eller motsvarande inriktning
- Minst två års erfarenhet av arbete med E-handelsflöden i närtid
- God vana av arbete med Officepaketet, främst Excel och Powerpoint
- Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska
- God engelska i tal och skrift
- Erfarenhet av arbete med E-handel inom en inköpsfunktion
- Erfarenhet av en liknande roll inom statlig myndighet/offentlig verksamhet
- Erfarenhet av eget arbete inom ekonomi- och redovisningsprocesser
- Arbetat med E-handel i UBW eller motsvarande affärssystem med integrerad e-handel, exempelvis SAP, Proccedo, IFS eller Raindance
- Erfarenhet av att arbeta med kollegor på distans
Personliga egenskaper
Arbetsuppgifterna ställer krav på att du är självständig, noggrann, strukturerad, analytisk, kan se strategiskt och utgå ifrån helheten. Du är nyfiken, har en vilja att lära dig nytt och är inte främmande för att tänka utifrån olika perspektiv. Arbetsuppgifterna är varierande och ställer krav på flexibilitet, samarbetsförmåga, prestigelöshet och att ha många bollar i luften samtidigt.
Vi kommer att lägga stor vikt vid personliga egenskaper och lämplighet.
Fackliga företrädare
Polisförbundet, Sofia Ask, tfn: 010-563 87 10 SACO, nås via Polisens växel 114 14 SEKO Polisen, Karna Tillheden, tfn: 010-561 66 27 ST, Tom Johnson tfn: 076-947 00 30
Övrig information
Placeringsort: De flesta medarbetarna är placerade i Stockholm, Linköping och Umeå. Tjänsten kan även ha sin placering i övriga delar av landet.
Välkommen med din ansökan i form av CV och personligt brev senast den 5 april 2024. Vi använder e-rekrytering för att effektivisera och kvalitetssäkra rekryteringsarbetet. Ansökningar till denna befattning kommer endast tas emot via Polismyndighetens webbplats.
Har du skyddade personuppgifter, referenser eller liknande information som du själv bedömer som skyddsvärd rekommenderar vi dig att du skickar din ansökan uppmärkt med annonsens referensnummer via brev till adressen: Polismyndigheten, Registratorskontoret, 106 75 STOCKHOLM, eller kontakta ansvarig HR-konsult.
Om du fortsätter din ansökan digitalt kommer din ansökan hanteras via Polisens rekryteringsstöd Visma Recruit.
Om du vill komplettera din ansökan vänder du dig till ansvarig HR-konsult.
En anställning hos Polismyndigheten kan komma att inledas med en provanställning om sex månader.
Läs gärna mer om polisen och vår verksamhet på polisen.se
Varmt välkommen med din ansökan!
