Skip to content
  • Om oss
  • Kontakta oss
  • Nyhetsbrev
  • Annonsera
Upphandling24
  • Nyheter
    • Debatt
    • Expertsvar
    • LOU
    • Nya LOU
    • Förvaltningsrätten
    • Direktupphandling
    • Överprövning
    • Ramavtal
    • Juridisk krönika
    • Rättsfallsanalys
  • Karriär
    • Lönestatistik
    • Lediga jobb
    • Platsannonsera
    • Student
    • Utbildningar
  • Konferens
  • Utbildning
  • Nätverk
    • Upphandlare
    • Anbud
    • Avtalsuppföljning
    • Entreprenad
    • IT-upphandling
  • Kompendier
  • Om oss
    • Om oss
    • Kontakta oss
    • Nyhetsbrev
  • Annonsera
    • Platsannonsera
    • Annonsera

Samtal bästa receptet

Att vårda relationer och bygga förtroende. Det är fundamentet i Stockholms stads arbete med att följa upp sin it-leverans. Det sker ständiga samtal mellan beställare och leverantör.

| 2012-01-11

Stockholms stad har nästan all sin it utkontrakterad. Det är flera stora affärer där Tieto, Volvo IT och St Eriks Kommunikation svarar för lejonparten av stadens behov av hårdvara, mjukvara och it-tjänster.

Som spindeln i nätet sitter Stockholms stads it-avdelning. Ansvarig för outsourcingverksamheten är Stefan Schildt. Tillsammans med personalen på it-avdelningen och it-direktören Anette Holm hanterar han de olika leverantörskontrakten. För att avtalen ska fungera enligt stadens intentioner måste det spinnas ett starkt nät som bär upp leveransen.

– It utmärks av att det levereras hela tiden, varje dag, dygnet runt. Det ställer särskilda krav på både beställning och uppföljning. En av våra viktigaste uppgifter som beställare är att skapa balans mellan kontroll och förtroende. Om en outsourcing går snett är den oftast den här balansen som har rubbats, förklarar Stefan Schildt.

Att förtroende mellan beställare och leverantör är ett av it-leveransens fundament förklaras bland annat av att det bara är huvuddragen i affären som det går att teckna avtal om.

Avtalar om resultat
– Det går inte att skriva kontrakt som låser fast varje enskild funktion. Blir avtalen för detaljerade riskerar båda parter att bli juridiskt inlåsta. Leverantörerna kan inte heller arbeta effektivt.

I stället får vi avtala om resultat. Det handlar om funktionell kravställning. Vi berättar vad vi vill göra, inte i första hand hur. Ett sådant upplägg kräver att vi har förtroende för varandra, förklarar Stefan Schildt.

Han framhåller noggranna förberedelser och god ordning som viktiga förutsättningar för att bygga goda relationer och skapa det förtroende som måste finnas mellan parterna.

– Det är ett pussel. Det ska läggas rätt eftersom bitarna inte faller på plats automatiskt. För att skapa rätt förutsättningar måste vi veta vad vi vill ha, vad vi har köpt och vilka mål vi har. Och vi måste hela tiden föra samtal med varandra, säger han.

Struktur i tre nivåer
I kravet på god ordning ligger därför väl utformade strukturer för hur kommunikationen ska se ut mellan beställare och leverantör på olika nivåer.

Stockholms stad har byggt upp en struktur i tre nivåer: affärsnivån, kontraktsnivån och den operativa nivån.

Hur och vilken form av kommunikation som ska ske på de olika nivåerna läggs fast redan i upphandlingen.

Stockholms stad har en struktur som har vuxit fram över tid och som nu skrivs in i alla nya kontrakt. På affärsnivån ligger behörigheten att inleda och avsluta relationen mellan beställaren och leverantören.

På kontraktsnivån diskuteras kommersiella förutsättningar och principiella frågor. Hit lyfts också de ärenden som av olika skäl eskalerar på ett sådant sätt att de inte kan hanteras på den operativa nivån, där den konkreta leveransen utförs. Men det är på den operativa nivån som diskussionerna om stadens behov kontra den faktiska leveransen egentligen hör hemma. Det handlar oftast om tekniska frågor. Här görs uppföljningar av hur mycket systemen är uppe, hur supportärendena ser ut och vilka frågor som ställs till supporten.

– Det är mycket viktigt att klargöra vilken roll man har på de olika nivåerna. Det måste ske innan det dagliga arbetet börjar, förklarar Stefan Schildt.

En bra dialog och ett upparbetat förtroende är inte bara viktigt i relationen mellan beställare och leverantör. Samma förutsättningar gäller för relationen mellan de olika leverantörerna.
– De stora driftleverantörerna måste fungera ihop. De kommer från en marknad där de är konkurrenter och nu ska de jobba tillsammans, med vår målbild. För att det ska fungera måste de föra samtal med varandra.

Det sker kontinuerliga samtal mellan alla parter. På den operativa nivån hålls möten varje vecka, vanligtvis på telefon, mellan beställarorganisationen och de levererande organisationerna. På kontraktsnivån sker möten mellan staden, i det här fallet Stefan Schildt och Anette Holm, och de stora nyckel-
leverantörerna.

Möten kvartalsvis

Mötena hålls kvartalsvis och syftet är att identifiera viktiga frågor, diskutera erfarenheter och kommande förändringar. Det handlar inte om att lösa några konkreta problem. På nyckelleverantörsmötet finns i stället de som har mandat att diskutera vem som ska ansvara för lösningarna och vem som kan avsätta resurser till arbetet.

– Det är ett ständigt pågående jobb att kalibrera krav och förväntningar. Men gör vi inte det finns risken att vi glider ifrån varandra och då kan allt börja rasa. Dit vill vi förstås inte och det ställer stora krav på kontinuitet i allt vi företar oss. Målbilden måste hela tiden vara tydlig och närvarande för alla aktörer, säger Stefan Schildt.

Läs mer: Stockholms Stad

Nelly Visanji

nelly@uh24.se

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Missa inte

Prenumerera på vårt nyhetsbrev!

En gång i veckan får du ett mejl med de viktigaste nyheterna i upphandlingsvärlden. Du får också information om våra kommande evenemang.

Fler nyheter

Upphandlar sin upphandling

Skånska Tomelilla är på väg att sälla sig till ett fåtal kommuner som lägger ut sin upphandlingsverksamhet på extern part. Effso har tilldelats uppdraget med ett särskilt fokus att utveckla kommunens strategiska inköpsarbete.

Döms till böter

Karlskrona kommun får inget gehör för att ett flertal direktupphandlingar inte skulle ha skadat konkurrensen och döms till 80 000 kronor i upphandlingsskadeavgift.

Flyttar över till regionen

Kommunerna inom Region Uppsala hoppas på ett ekonomiskt klipp genom regional samordning av färdtjänst och andra transporter. Större upphandlingar ska minska kostnaderna med minst 20 procent.

Foto: Daniel Josefson

Värmlandspresent prövas rättsligt

Konkurrensverket riktar blickarna mot Värmland i en strävan att styra upp trenden med presentkort till medarbetare inom regioner och kommuner. Region Värmland riskerar knappt 1,3 miljoner kronor i böter för avtal med sju leverantörer.

V vill se öppna böcker

Vänsterpartiet i Region Stockholm gör ökad insyn till en huvudfråga i valet med krav på öppen bokföring för de privata vårdgivare som regionen har avtal med.

Varning för filter

Överprövning

Domstolarnas skräppostfilter görs till parternas ansvar med ny praxis. En överprövning som sändes iväg på rätt datum underkänns efter att ha fördröjts över natten i domstolens it-system.

Lediga jobb

Upphandlingschef till Norrtälje kommun

Lantmäteriet

Upphandlare inom IT, flexibel arbetsort

  • Habo kommun söker upphandlare till de kommunala bolagen
  • Upphandlare till SLU
  • Inköpare som vill utvecklas i Nacka kommun!
  • Upphandlare till socialförvaltningen, Stockholms stad
  • Inköpare till Must
  • Upphandlare till Uppsala kommun
  • Upphandlare med intresse för miljö och hållbarhet sökes till Halmstads Energi och Miljö AB
  • Upphandlare med ansvar för KTH:s upphandlingshandbok
  • Inköpschef Eskilstuna
  • Uppföljningscontroller till Adda inköpscentral
  • Upphandlare till KTH
  • FRA söker upphandlare/strategisk inköpare
  • Upphandlare till Regionfastigheter i Lund
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Därför ska du upphandla agilt

Hur kan man upphandla effektivt för avtal som utvecklas löpande där beställare, leverantörer och slutanvändare blir nöjda? Svaret kan vara: agil upphandling.

Senaste nyheterna

Upphandlar sin upphandlingUpphandlar sin upphandling
Döms till böterDöms till böter
Flyttar över till regionenFlyttar över till regionen
Värmlandspresent prövas rättsligtVärmlandspresent prövas rättsligt
V vill se öppna böckerV vill se öppna böcker
Varning för filterVarning för filter
Tar strid om bisysslorTar strid om bisysslor
Sparkad vd får upprättelseSparkad vd får upprättelse
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Pernilla Norman

Upphandla för rikets säkerhet

Den nya säkerhetsskyddslagen gör att du som upphandlare måste analysera och ta hänsyn till nya typer av risker. Pernilla Norman, advokat och expert på säkerhetsskyddad upphandling, leder en populär utbildning som lär ut just detta.

Senaste kommentarerna

  • Varning för filterDet är tydligt brott mot direktivet och den angivna gränsen av 10 dagar när det handlar om ELEKTRONISK kommunikation och...
  • Tar strid om bisysslorHur många i kommunledningen och politikerna har bisysslor eller närstående som deltar i upphandlingarna och lämnar anbud. Blotta misstanken om...
  • Tar strid om bisysslorDenna fråga bör tas i "rätt ände", vilket är att först anta riktlinjer för medarbetares bisysslor. Om en medarbetare med...
  • Säger nej till LOU-undantagUtmärkt!
  • Säger nej till LOU-undantagMycket bra.

Aktuella utbildningar

  • Anbuds­utvärdering | 13 oktober
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 18 oktober
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 19-20 oktober
  • Agil upphandling | 9 november
  • Hantera överprövningar | 10 november
  • Få fart på er avtals­förvaltning | 15 november
  • Förhandling som redskap inom offentlig upphandling | 16 november
  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | 17 november
  • Kvalificerad IT-upphandlare | 23-24 november
  • LOU på två dagar | 28-29 november
  • Leda upphandlingar effektivt | 6 december
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Utnyttja möjligheten att förhandla

Möjligheterna att förhandla inom offentlig upphandling är större än de flesta tror och ger oftast en bättre affär. Men det krävs kunskap i regelverket och i hur du praktiskt går till väga för att förhandla framgångsrikt. Petra Rantzow lär ut sina bästa tips.

ANNONS  FRÅN UPPHANDLING24

Råd och skratt för vinnande anbud

Inspiration, kunskap, tips, erfarenhetsutbyte, skratt och nätverkande. Det får medlemmarna i Upphandling 24:s digitala anbudsnätverk för leverantörer som vill lära mer om och komma vidare i upphandlingsarbetet.

Upphandla hotell- och logitjänster

Visst skulle det kännas bra att ha kostnadskontroll och veta att medarbetarna är nöjda med sina hotellnätter? Ett sätt att garantera det är att göra medvetna upphandlingar av logitjänster. I vår pdf får du tips och råd kring hur du kan gå tillväga.

Avsändare: Scandic

Nyhetsbrev

Prenumerera på vårt nyhetsbrev!

En gång i veckan får du ett mejl med de viktigaste nyheterna i upphandlingsvärlden. Du får också information om våra kommande evenemang.

Prenumerera, nyhetsbrev
Typ av verksamhet *
Specialområde
Jag godkänner att mina uppgifter lagras (integritespolicy) *
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Blir en bättre it-upphandlare

Att upphandla it är komplext med speciella utmaningar. Det är viktigt att du som upphandlare vet vad du behöver tänka på när du ska ställa dina krav och hur du utformar dem.

Om Upphandling24

Upphandling24 ges ut av PMP Public Media Partner AB. Ansvarig utgivare: Helle Kierkegaard

Kontaktuppgifter

Postadress: Upphandling24, c/o Garamond, Mariebergsgatan 15, 112 19 Stockholm
Besöksadress: Tegnérgatan 39,  Stockholm

Länkar

Personuppgiftspolicy »
Prenumerera på nyhetsbrev »
Annonsera »