När Alvesta kommun skulle köpa in ett nytt diariesystem valde de att satsa på ett system som också innehåller funktionalitet för dokumenthantering och elektroniskt arkiv.
– Det mest akuta behovet var att få ett nytt diariesystem eftersom det vi använde tidigare var för gammalt och inte gick att uppgradera, säger Per Mortensen, inköpschef i Alvesta kommun och ansvarig för upphandlingen.
Efter att ha genomfört en upphandling, inom ramen för Vervas ramavtal informationsförsörjning 2005, föll valet slutligen på W3D3 från Formpipe Software.
I urvalsprocessen deltog användare av det befintliga diariesystemet, för att säkerställa att deras behov täcktes in.
– Funktionalitet och användarvänlighet hade störst betydelse vid valet av system, säger Per Mortensen.
Användarvänligheten värderades ur brukarnas perspektiv och för it-administrationen. De senare tycker att det är positivt att systemet blev ett webbaserat sådant och därmed enkelt att administrera. Även funktionaliteten värderades ur olika perspektiv.
– Målet var att hitta ett funktionellt program som gagnar både dem som arbetar inom kommunens verksamheter och dem som bor i kommunen, säger Per Mortensen.
Just nu pågår införandet av diariefunktionen i systemet. De har börjat föra över filer från det gamla systemet, och ska nu testa och kvalitetssäkra innan systemet tas i drift i början av april.
– Det är en fördel att vi har möjlighet att säkerställa kvaliteten på data som matas in i det nya systemet, så att det blir rätt från början, säger Per Mortensen.
Vill använda fler funktioner
Om införandet och användandet av diariefunktionen går som planerat vill Alvesta kommun i framtiden också börja använda andra funktioner i systemet, exempelvis dokumentationshantering och arkiv.
– Det finns ingen fastlagd tidplan för det här, utan vi vill först säkerställa att personalen får relevant utbildning och kan arbeta i diariesystemet, säger Per Mortensen.
Men han ser stora framtida möjligheter till effektivitetsvinster med systemets övriga funktionalitet.
– För min egen del skulle det exempelvis innebära att jag skulle kunna få in hela arbetsflödet i ett och samma system, och alltså kunna koppla ihop alla delar av inköpsprocessen på ett smidigt sätt, säger Per Mortensen.
Kan bygga på egna tillägg
Formpipes produkt W3D3, som står för world wide web digital document diary, är ett omfattande system för informationsförsörjning. Det innehåller bland annat funktionalitet för registrering/diarieföring, spårbar ärendehantering, dokumenthantering, arbetsflöden och arkivering.
Systemet levererades i ett standardutförande, men Alvesta kommun har stora möjligheter att bygga på egna tillägg, till exempel i form av gränssnitt specifikt anpassade för den egna verksamheten.
– W3D3 bygger på en Microsoftplattform och har funnits sedan år 2000, berättar Håkan Olsen på Formpipe.
I dagsläget har de hunnit göra knappt 100 installationer av det här systemet, de flesta inom offentliga verksamheter.
– Vi vänder oss också till den privata sektorn, men hittills har vi haft flest kunder inom offentlig sektor, säger Håkan Olsen.
Standardisera innan införandet
– Vi konverterar ofta in kundens gamla system för arkivering och dokumenthantering, säger Håkan Olsen.
Han poängterar att det då är viktigt att kunden själv tänker igenom hur systemet ska användas för att uppnå störst nytta.
– Det gäller att standardisera även arbetssätt och processer, och det finns också ett inbyggt stöd för allt det här i W3D3.
Håkan Olsen tror att efterfrågan på den här typen av system kommer att fortsätta öka, även om efterfrågan går i vågor, inte sällan i takt med konjunktursvängningar.
– Ofta är det enklare för statliga myndigheter att införa ett system av den här typen eftersom de i många fall bara har en eller ett fåtal verksamheter. För kommuner som har vitt skilda verksamheter kan det vara svårare då de behöver systemstöd och processer som kan hantera många olika typer av ärenden, säger Håkan Olsen.
—————————————————————————
FRAMTIDENS DOKUMENT LAGRAS MED SITT SAMMANHANG
Erik Borglund är forskare på Mittuniversitetet i Härnösand och han fokuserar på hur system ska utvecklas för att kunna hantera dokument och handlingar som ska arkiveras. Och vilka krav som måste ställas på systemen för att det som bevaras ska få så hög kvalitet som möjligt.
– Egentligen är det här steget innan själva arkivet, och det handlar om hur man ska se till att informationen kan bevaras autentisk, tillförlitlig och användbar. Det är viktigt att man kan lita på dess ursprung, säger Erik Borglund.
Han menar att handlingar och dokument ofta används i större utsträckning än vad organisationer är medvetna om.
– De används som informationskällor och som viktiga underlag för verksamhetskritiska beslut, vilket motiverar att de är sökbara och åtkomliga för många användare.
Mindre risk för personberoenden
I den offentliga sektorn finns ofta juridiska krav på vad som ska dokumenteras och arkiveras, och hur det ska ske. Medan det i den privata sektorn inte finns samma krav, men det finns ändå stora vinster att göra genom att strukturera informationshanteringen i ett företag.
– I kunskapsintensiva företag kan det vara ett hjälpmedel för att minska riskerna kring personberoenden. Det sparar också tid – och indirekt pengar.
Genom att göra informationen lättillgänglig och sökbar kan man öka informationsspridningen och bevara samlade erfarenheter för framtiden. Erik Borglund menar därför att arkivsystemen är mer relevanta än vad som oftast kommer fram.
Records mer användbara
En svårighet med att utveckla beständiga system för informationshantering är att tekniken utvecklas hela tiden, vilket betyder att den mycket snabbt blir omodern. Men Erik Borglund tror att medvetenheten ökar om att så kallade records kan vara mer användbara än vanliga dokument.
– Hittills har företag och organisationer fokuserat på dokumenthanteringssystem. Skillnaden är att ett record alltid har koppling till kontext och bakgrund, och det gör i sin tur att man får hela bilden, inte bara ett enskilt dokument.
Erik Borglund ser en stor utmaning i att konstruera strukturer för att bevara information i ett helt datasystem.
– Ta till exempel ett lönesystem, där finns information i hela systemet. Det räcker inte med att skriva ut en sida från en skärmbild för att få hela sammanhanget.
Dagens teknik möjliggör sammankoppling av olika typer av information, till exempel bilder, ljud och text. Det är inte möjligt i traditionella dokumenthanteringssystem.
Erik Borglund tror därför att användning av mer komplexa system för informationshantering kommer att utvecklas och användas i allt större utsträckning under de närmaste åren.
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer