e-handel ökar hos kommuner och landsting

Under förra året gjorde Sveriges Kommuner och Landsting en undersökning av e-handelsituationen hos kommuner och landsting i Sverige. Enkäten som skickades ut besvarades av 219 av totalt 290 kommuner. Dessutom fick man in svar från samtliga 18 landsting.

Undersökningen visar att 90 av kommunerna har någon form av e-handel (41%) medan 12 procent enbart erbjuder e-fakturor. Intressant i sammanhanget är dock att 25 procent av kommunerna har kommit riktigt långt och kan erbjuda integrerad e-handel som inbegriper hela flödet från prislistor och order till avrop och elektroniska fakturor.
Scanning av fakturor har kommunerna dessutom satsat brett på. Här visar undersökningen att hela 78 procent hanterar fakturor elektroniskt internt.

På landstingsidan ser det också ganska hoppfullt ut. Åtta landsting har idag e-handel och därutöver börjar tre av dem införa e-handel i år. Två landsting har börjat med att införa e-fakturering.

Scanning av fakturor är också rejält utbrett och hela 14 landsting arbetar med det. Ytterligare två landsting har beslutat om att införa scanning.

Det finns mycket att vinna 

Att införa e-handel i en kommun eller ett landsting är speciellt i inledningsskedet ganska kostsamt och resurskrävande men nyttoeffekterna låter inte vänta på sig. Undersökningen visar att systemen ger bättre ramavtalstrohet, ökad prismedvetenhet hos beställarna, kortare hantering av fakturor, bättre uppföljning genom statistik och bättre ekonomisk styrning.

Undersökningen visar också att e-handelssystem på sikt ger ekonomiska besparingar och gör det möjligt att frigöra personal från administration till kärnverksamheten.

Införandet av e-handelssystem i kommuner och landsting har på många håll varit kantad av problem av olika slag. Till skillnad från de statliga verken så är kommunerna och landstingen självstyrande vilket innebär att det krävs att ledningen sätter upp målen och är beredd att satsa både pengar och resurser på införandet. Här visar undersökningen att det har brustit på många håll då man bland annat låtit projektledare arbeta med införandet vid sidan av de ordinarie uppgifterna.

– Projektledaren måste ha mandat från ledningen och det gäller att avsätta tillräckligt med resurser, säger Kerstin Wiss Holmdahl, förbundsjurist på Sveriges kommuner och landsting.

Brister i standarder har också förts fram som ett problem vid införandet. Det absolut största problemet har dock legat på svårigheten att ansluta leverantörer. De kommuner som satsat på elektroniska fakturor har dock sett till fakturavolymerna totalt och sedan börjat med att satsa på de största leverantörerna. Kerstin Wiss Holmdahl menar att de flesta kommuner och landsting har en liknande leverantörsstruktur.

– Ganska få leverantörer står för stora fakturavolymer.

Eskilstuna är en föregångare 

Eskilstuna kommun med 93 000 invånare är en föregångare i e-handelssammanhang och kommunledningen fattade beslut om införande av elektronisk handel redan 1998. I samband med beslutet tillfördes 4,5 miljoner kronor till projektet plus att man tilldelade en projektledare på heltid. Ytterligare resurser har dessutom tillförts under de gångna tio åren. Man satsade från första början på e-handelssystemet Intrade från WM-Data.

Eskilstuna kommun handlar totalt för 780 miljoner kronor per år varav varor utgör 227 miljoner kronor. Resten utgörs av tjänster. Under förra året handlade man elektroniskt varor för 108 miljoner kronor.

Idag har Eskilstuna kommun 30 e-handelsavtal som inbegriper allt från webbhandel till elektroniska fakturor och 67 000 av totalt 140 000 fakturor (48%) som kommer till kommunen är elektroniska. I dagsläget är det EDI som gäller men målsättningen är att man inom kort även ska kunna hantera Svefaktura.

30 leverantörer låter kanske inte speciellt mycket då kommunen totalt har 4700 leverantörer. Ser man till volymen visar det sig dock att de 25 största leverantörerna genererar cirka 81 500 fakturor vilket utgör cirka 60 procent av kommunens totala fakturavolym.

Övriga fakturor scannas och det har kommunen arbetat med sedan 2005. Målsättningen är dock att införa så mycket elektroniska fakturor som möjligt för att minska administrationen. Tolkningsfelen vid inscanningen är bland annat ett ganska stort problem vilket skapar en hel del extra administration.

– Vi har totalt cirka 200 avtal och tanken är att vi ska få med så många som möjligt. I alla fall de där vi har frekvent handel, säger Anna-Karin Wahlström, systemförvaltare/projektledare e-handel på Eskilstuna kommun.

Arbetet med att införa e-handel i Eskilstuna kommun började med livsmedelshanteringen. Det första målet var att alla kök inom skola och äldreomsorg men även kommunens kafeterior skulle kunna hantera sin handel elektroniskt.

Idag har man kommit ganska mycket längre och tanken är att alla förvaltningar med tiden ska inbegripas i systemet. De förvaltningar som står på tur att komma med i e-handelssatsningen är skola, kultur och fritid samt arbetsmarknad.

Skillnaderna mellan antalet leverantörer till de olika förvaltningarna är dock ganska stor. Hastigheten på införandet av e-handel skiljer sig därför från förvaltning till förvaltning.

Att få leverantörerna att hänga med på elektronisk handel är inte lika svårt som det var i början. Enligt Anna-Karin Wahlström är ämnet hett idag vilket motiverar leverantörerna på ett helt annat sätt än tidigare.

Hur mycket pengar kommunen har tjänat på införandet har man inte gjort några beräkningar på men vinsterna visar sig helt klart menar Anna-Karin Wahlström:

– Vi kan förhandla fram bättre avtal när vi har e-handel. Det innebär att vi handlar det vi har sagt att vi ska handla och är styrda till avtalen på ett annat sätt än tidigare.

I det sammanhanget arbetar man bland annat hårt med beställarnas beteende och budskapet är att avtalen ska användas i första hand. Anna-Karin Wahltröm pekar dock på ytterligare en åtgärd som gör hanteringen mer effektiv:

– Kommunen jobbar också med att begränsa antalet beställare. Befintliga beställare blir dessutom utbildade och certifierade.