It-företaget Tieto Enator bevakar sedan 1999 den offentliga it-upphandlingen i Sverige och presenterar vartannat år en utvärdering av hur upphandlingarna utvecklas och vilka trender de kan se. Syftet för dem är bland annat att vara väl förberedda inför kommande upphandlingar.
Nils Knutsson på Tieto Enator berättar att han är nöjd med hur it-upphandlingarna har utvecklats de senaste åren.
– Det är tydligt att utvecklingen går åt rätt håll. Vi kan se att antalet avbrutna upphandlingar minskar, förhandlade upphandlingar blir vanligare och avtalstiderna blir längre. Och det är mycket positivt för oss leverantörer, säger Nils Knutsson.
Förkvalificering sparar tid
En annan positiv trend är att användningen av förkvalificering har ökat. För leverantören innebär det här rakare besked redan i ett tidigt skede i upphandlingen.
– Om kunden inte anser att vi som leverantör uppfyller de grundläggande kraven slipper vi lägga tid på att formulera ett anbud, säger Nils Knutsson.
Han berättar att man i dag inkluderar mer specificerade krav i förkvalificeringen.
– 1999 innebar förkvalificering i princip att man skulle lämna in blanketter från Skatteverket, registreringsbevis från Bolagsverket samt bevis på att företaget inte fanns med i brottsregistret. I dag värderas företagets ekonomi, referenser, kapacitet och säkerhet. Kunden bedömer sedan vilka leverantörer som håller måttet och det är bara de som i nästa steg får gå vidare och lämna anbud.
Att bli bortsorterad redan tidigt i upphandlingen kanske inte låter så roligt, men enligt Nils Knutsson kan det spara värdefull tid.
– Ungefär en tredjedel av arbetstiden går åt för att lämna en anbudsansökan och två tredjedelar är arbetet med anbudet. Vi sparar därför mycket tid på att få raka besked tidigt i upphandlingen.
Upphandlingar kräver resurser
En studie som Tieto Enator genomförde för två år sedan visade på kostnaderna för offentlig upphandling. Undersökningen gällde ramavtal för konsulttjänster inom outsourcing och upphandling av system.
– I snitt kostar det 690 000 kronor per anbud för oss leverantörer. Samtidigt har kunden en kostnad på 290 000 kronor, vilket innebär en total kostnad på nästan en miljon kronor per anbud. Multipliceras det med antalet anbud inom dessa upphandlingsområden, 4 500 stycken, blir siffrorna enorma – en total kostnad på 4,4 miljarder kronor.
– Det är nästan en lika stor kostnad som för hela sjukvården i Hallands län under ett år.
Avbrutna upphandlingar. Under 2005–2006 har ett tydligt trendbrott skett när det gäller andelen avbrutna upphandlingar. Denna andel har mer än halverats till fem procent. En förklaring till detta är att upphandlingarna nu är mer förankrade hos beslutsfattarna än tidigare. En annan anledning kan vara att det nu finns rättspraxis på att det är möjligt att överklaga ett beslut om att avbryta en lou-upphandling.
Den förhandlade upphandlingsformen ökar stadigt i förhållande till övriga upphandlingsformer. I dag är nästan var tredje upphandling en förhandlad upphandling, och det trots att denna form endast i undantagsfall ska tillämpas.
– För oss leverantörer är det positivt att upphandlarna i större omfattning väljer att förhandla med oss. Det blir mindre byråkratiskt och mer effektivt. Sannolikt innebär förhandlingarna att bägge parter gör en bättre affär.
Tieto Enator har även granskat utvärderingen i upphandlingarna. Den dominerande metoden är att anbudsgivarnas svar viktas och poängsätts. I hela 93 procent av upphandlingarna 2006 tillämpades denna metodik. För sex år sedan användes endast poängsättning i 29 procent av upphandlingarna.
Avtalstidernas längd ökar
När lou infördes 1994 var det ovanligt att avtalstiden översteg fem år. Sedan dess har längden på ramavtalen ökat. Den längsta avtalstiden för system och applikationer uppgår nu till tolv år. För utkontrakteringsavtal löper det hittills längsta kontraktet på 8,5 år.
Avtalstider inklusive optioner om förlängning. Sedan 1999 har de genomsnittliga avtalsperiodernas längd ökat relativt kraftigt. Främst gäller det området it-system (röd stapel) som ökat från 5,9 år, 1999, till 7,9 år, 2006. Men även områdena outsourcing av it-verksamhet (blå stapel) och ramavtal för olika typer av it-konsulttjänster (orange stapel) har ökat med 1,1 år respektive 1 år.
– Troligtvis gynnar längre kontraktsperioder både beställare och leverantörer. Priserna blir mer attraktiva med längre kontrakt. Leverantören kan avskriva sina engångskostnader under ett längre tidsintervall.
Nils Knutsson anser att tillämpningarna av lagen ibland blir onödigt krångliga, men att lou annars fungerar bra.
– Jag tycker att lagstiftningen lyckas med det den är till för, att värna om en konkurrensneutral marknad. Tidigare kunde offentliga upphandlingar vara mer godtyckliga, men i och med att lagen infördes 1994 är verksamheten mer styrd.
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer