Karlstad kommun har upphandlat och träffat ramavtal med fler olika leverantörer av konferenstjänster. Kommunen tycker att den kan fritt välja bland antagna leverantörer genom en så kallad fördelningsnyckel.
Detta anser Konkurrensverket i ett tillsynsbeslut (pdf) kan leda till ett godtyckligt agerande och att de olika leverantörerna inte har möjlighet att förutse hur avropen kan komma att ske. Därmed har kommunen inte följt upphandlingsreglerna, enligt Konkurrensverket.
Enligt verket garanterar Karlstads kommuns utformning av fördelningsnyckel i ett ramavtal inte att tilldelning sker på ett objektivt sätt. Villkoren som anges ska medföra att valet av leverantör vid avrop kan förutses och sker på objektiva grunder, konstaterar Konkurrensverket i ett tillsynsbeslut.
– Principerna om likabehandling och öppenhet ska gälla. Det måste vara tydligt och transparent när en upphandlande myndighet väljer leverantör. Det är inte tillåtet att fritt välja leverantör när det finns ett ramavtal, säger Konkurrensverkets generaldirektör Dan Sjöblom.
Karlstads kommun har till största del tillgodosett sitt behov av konferenstjänster genom inköp från Visit Karlstad. Detta trots att Visit Karlstad inte är förstaval i kommunens upphandlade ramavtal gällande konferenser. Av årsredovisningen för 2015 framgår det att Visit Karlstad ägs till 49 procent av kommunen.
Enligt kommunen begärdes ingen överprövning av upphandlingen. Ramavtal ingicks med samtliga leverantörer som uppfyllde kvalificeringskraven i upphandlingsunderlaget. Elva leverantörer antogs för endagskonferenser och åtta gällande flerdagarskonferenser. I ramavtalet finns samtliga villkor angivna. Avtalet gäller till och med den 3 mars 2017, med möjlighet för kommunen att förlänga ramavtalen i ett plus ett år.
Under perioden mars 2015 till och med augusti 2016 har Karlstad köpt konferenstjänster av Visit Karlstad till ett värde av 2 670 307 kronor. Summan motsvarar 55 procent av kommunens totala inköp av konferenstjänster. Kommunen har inte garanterat några volymer för de leverantörer som avtal tecknats med.
I upphandlingsföreskrifterna framgår att ”avrop sker successivt av kommunens beställare utifrån verksamhetens behov”. Några andra villkor finns inte. Val av leverantör sker utifrån de behov som löpande uppstår i verksamheten. Då upphandlingen genomfördes ansåg kommunen att fördelningsnyckeln var förenlig med LOU och de grundläggande principerna.
Enligt Konkurrensverket har Karlstad kommun tagit till sig av kritiken och kommer att genomföra en ny upphandling av konferenstjänster där det framgår hur avrop ska ske.
– Det är bra att vår tillsyn leder till att fler följer reglerna, säger Dan Sjöblom.
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer