Nytt dokumentsystem ger Sida problem att klara offentlighetsprincipen

8 700 handlingar – så många låg som mest och väntade på att föras i Sidas system E-doc. Detta sedan en kombination av driftstörningar, för stora förhoppningar på digitaliseringen och oklara arbetsrutiner gjort att inmatningen inte gått så snabbt som man hade hoppats.

– Det var problem under våren och sommaren 2006 med driftstopp och annat som gjorde att det inte gick att använda, säger Dag Lanerfeldt, it-chef på Sida.

Nu tar myndigheten in extrapersonal för att mata in handlingarna i det IBM-baserade systemet. Omkring tio personer från bemanningsföretag arbetar med att registrera dokument och föra in dem i databasen.

Men mest av allt beror förseningen på att Sida överskattade tidsbesparingen som det nya systemet skulle ge, menar han.

– Vi räknade hem de personella vinsterna för snabbt. Vi kan konstatera att vi behöver större resurser även om systemet fungerar.

Att dokument finns tillgängliga är viktigt för offentlighetsprincipen som säger att alla myndighetens dokument, med vissa undantag, ska vara lättillgängliga för både privatpersoner och journalister som begär ut dem.

– Vi vet var vi har dem, men vi får använda osedvanligt mycket manuell kraft för att få fram dokument. Det kan sinka tiden från förfrågan tills en medborgare eller journalist får dokumentet i sin hand.

Sedan extrapersonal satts in har kön minskat till strax under 7 000 handlingar. Bland dokumenten som ska föras in finns ansökningar, avtal och korrespondens med Sida.

– I princip allt är offentlig handling. Ingenting som förs in är hemligt.

Även Maria Norrfalk, Sidas avgående generaldirektör, beklagar dokumentkaoset, rapporterar Ekot som först uppmärksammade problemet.

– Det har varit ett bekymmer, ja, säger hon till Ekot. Det är ju alltid bekymmersamt om du inom en myndighet inte har fullständig pejl på alla inkommande dokument och var de ligger i organisationen. Du måste ju hela tiden veta det.

Bakom systemet, som infördes 2004, ligger it-företaget Modul1. Computer Sweden har sökt ansvariga på företaget för en kommentar.