Omfattande brister i inköpsrutinerna inom Region Östergötland

Region Östergötland var en av de upphandlande myndigheter som Konkurrensverket slog ner på när det gäller reglerna för efterannonsering. I ett tillsynsbeslut (pdf) konstaterades att det i 37 efterannonser saknat den obligatoriska uppgiften om kontraktets värde.

Men nu kommer kommunens egna revisorer (pdf) med svidande kritik mot sättet regionen bedriver sin inköpsverksamhet.

Upphandlingsverksamheten har tidigare granskats av Region Östergötlands revisorer. 2013 granskades dåvarande landstingets följsamhet mot ramavtal, där revisorerna bedömde att den interna kontrollen för att säkerställa följsamhet mot ramavtal inte var tillräcklig och att det fanns ett behov av att fördjupa och strukturera denna på ett tydligare sätt.

2015 granskades upphandlingar inom ny- och ombyggnation. Där fann revisorerna brister i uppföljning samt internkontroll, bland annat saknades styrdokument.

Revisorerna i Region Östergötland har gett PwC i uppdrag att genomföra en fördjupad granskning av regionens upphandlingsverksamhet. I rapporten (pdf) bedömer revisorerna att upphandlingsverksamheten sammantaget inte bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Detta beror inte minst på brister i uppföljning och dokumentation.

– Upphandlingsarbetet faller mellan stolarna, från upphandlingen är genomförd tills avtalet är avslutat, sa revisionens ordförande, Anders Senestad, M, när revisionens granskningsrapport presenterades för regionfullmäktige.

Efter ett 80-tal stickprov på direktupphandlingar inom sjukvårdsområdena Centrum för kirurgi, ortopedi och cancervård, Diagnostikcentrum, Sinnescentrum samt Centrum för medicinsk teknik visar det sig att de fyra enheterna gjort inköp som inte dokumenterats, i strid mot lagen, för 48 miljoner kronor. De sammanlagda inköpen för de fyra enheterna ligger på 177 miljoner kronor.

Stickproven är gjorda på alla inköp över 100 000 kronor, som enligt regionens regelverk är den gräns där verksamheterna själva får göra enstaka inköp. Kostnader över denna summa ska göras tillsammans med upphandlingsenheten.

Rapporten konstaterar också att det inte sker någon ändamålsenlig uppföljning av genomförda upphandlingar. “Uppföljningar ska göras men ansvaret för detta framgår inte, vare sig av inköps- och upp-handlingspolicyn eller av processbeskrivningarna. I intervjuerna framkommer olika uppfattningar om ansvaret för uppföljning. Upphandlingsenheten hävdar att den inte har ansvar för uppföljningen då den inte har mandat för det. Vissa verksamheter tar eget ansvar för uppföljningen medan andra tror att det är upphandlingsenheten som bär ansvaret”, står det i rapporten.

Den pekar också på att den bristande uppföljningen leder till övergripande uppföljningen av avtalstrohet också brister.

Rapporten visar också att det görs köp utanför avtal, trots att regionens avtalskatalog är känd i organisationen och att den är lättillgänglig,