Osäkra besparingar med statliga ramavtal

De statliga ramavtalen omsatte 7,1 miljarder kronor år 2003. De sammanlagt cirka 400 avtalen inom hundratalet varu- och tjänsteområden spänner från glödlampor till avancerade servrar. Persondatorer hör till de volymmässigt enskilt största avtalen.

Statskontoret anger de årliga besparingarna med de egna ramavtalen till mellan 700 miljoner och en miljard kronor. En 10–15 procentig besparing, alltså. Inte fy skam.

Besparingspotentialen har kartlagts bland annat genom enkäter. Att döma av inköparnas enkätsvar är de rätt nöjda och ramavtalen har en hög utnyttjandegrad.

Riksrevisionen köper inte den slutsatsen. Efter att ha detaljstuderat den statliga inköpssamordningen, något som inte skett sedan regeringen införde denna inköpsförordning år 1998, anser revisorerna att besparingen är rätt osäker.

Otydliga frågor och styrda svar
Frågorna i de enkätundersökningar som gjorts bedöms som oprecisa och med styrda svarsalternativ. Följden är svårigheter att bedöma om en viss myndighet drar regelbunden nytta av avtalen – eller om de bara används vid något enstaka tillfälle.

Revisorerna är inte genomgående negativa. De konstaterar att ramavtal ger möjlighet till snabb anskaffning av en vara eller tjänst. Det har också blivit lättare att hitta och att nyttja de statliga ramavtalen sedan webbplatsen Avropa.nu invigdes.

Riksrevisor Lennart Grufberg berättar att den viktiga frågan om och hur statliga ramavtal påverkar konkurrensen och levererande företags villkor fallit utanför granskarnas mandat. Däremot har frågan om staten verkligen sluter ramavtal för rätt varor och tjänster funnits med bland syftena med granskningen.

Ramavtal för rätt produkter
Också på denna punkt blir det bakläxa. Det har varit svårt att avgöra om inköpen samordnas för rätt varor och tjänster. Årsomsättningen på de enskilda ramavtalsområdena har extremt stor spridning – från noll kronor till 1,7 miljarder kronor.

– Vi rekommenderar regeringen att se över systemet med statlig inköpssamordning i sin helhet, säger Lennart Grufberg. Det är viktigt att regeringen tar tillvara möjligheterna till besparingar.

Därmed underkänns arbetet i det råd för inköpsfrågor som består av representanter från både avropande myndigheter och ramavtalsansvariga myndigheter. Rådet fungerar som ett forum för dialog och förankring kring strategiska och policymässiga frågor som rör den statliga inköpsverksamheten:

Riksrevisionens granskning har omfattat regeringen, de tolv ramavtalsansvariga myndigheterna samt Statskontoret. Statskontorets uppföljning bedöms ha stora brister och redovisningen till regeringen har inte varit rättvisande.

Kritiken gäller uppgifter om vilka belopp ramavtalen omsätter, i vilken grad avtalen används och vilka besparingar staten gör. Efter sin granskning uppskattar Riksrevisionen att det totalt avropas för nio miljarder kronor på ramavtalen, varav staten svarar för sex miljarder kronor.

De cirka 270 myndigheterna som sorterar under regeringen är den primära målgruppen för denna inköpssamordning.

I och med att kommuner och landsting hänger på upphandlingarna beskrivs den statliga inköpssamordningen mer och mer som en offentlig inköpssamordning. Riksrevisionen ifrågasätter om det ska vara ett statligt åtagande.

Statskontorets förre generaldirektör Knut Rexed, som i juni lämnade chefskapet för myndigheten, erkänner att det kan ha funnits statistiska osäkerheter.

– Men proportionerna i anklagelserna är orimliga.

Inte heller regeringen slipper kritik. Trots att Statskontoret ska samordna verksamheten har myndigheten inte fått befogenhet att besluta vem som ska upphandla vad.

– De ramavtalsansvariga myndigheterna har själva fått ta initiativ till att klargöra rollfördelningen mellan sig, fortsätter Lennart Grufberg.

Granskarna anser att regeringen varit passiv i sin styrning. Uttalade krav på kompetens saknas för dem som upphandlar.

– De tolv myndigheterna kan sluta ramavtal på områden som varken är analyserade utifrån statens behov eller den besparingsmöjlighet som finns.

Enhetliga principer saknas
Regeringens låt-gå-attityd avspeglas också i frånvaron av enhetliga principer för finansieringen. Alla ramavtalsansvariga myndigheter utom en finansierar verksamheten genom provisioner på den försäljning som avtalen genererar.

År 2003 fick staten in 71 miljoner kronor i sådana provisioner. Det har inte gått att avgöra om de intäkterna över- eller understiger kostnaderna. Provisionen varierar mellan 0,3 och 5 procent och Statskontoret ligger sedan 2003 på 0,7 procent.

Kommun- och finansmarknadsminister Sven-Erik Österberg har tagit emot den kritiska rapporten och lovar att noga analysera den:

– Den ligger mycket väl i tiden eftersom vi nu håller på att se över upphandlingsordningen, säger han.