När man väljer att upphandla en del av sin verksamhet, exempelvis när en fastighetsägare köper yttre skötsel istället för att ha egen personal, blir man helt plötsligt en beställare. Det vill säga förutom att du är förvaltare är du också, i förhållande till er skötselleverantör, också beställare. Det här är lätt att glömma bort, men är en viktig fråga. På samma sätt som du representerar ditt bolag mot hyresgästerna, gör du det mot leverantören.
En av beställares viktigaste uppgifter är att säkerställa att avtalet efterlevs, att leverantören gör vad de ska helt enkelt. För att göra det krävs ett antal saker:
- För det första behöver du vara ordentligt inläst på avtalet och veta vad som egentligen är leverantörens åtagande. För du måste vara säker på om avtalet verkligen anger att gångarna ska rensas så ofta som behövs, eller om det är avtalet som behöver ändras.
- För att kunna förstå avtalet behöver du också vara insatt i det branschregelverk som ligger till grund för det, så att du kan tolka vad som verkligen gäller. Det kanske står att gångarna ska rensas, men det saknades i upphandlingen uppgifter om att gångar finns. Då kan följden bli att inget arbete ska utföras.
- När du är insatt i avtalet behöver du se till att prata med leverantören. För precis som i förhållanden behöver beställaren och leverantören ha löpande kontakt med varandra om man vill att det ska fungera bra. Det kanske står något i avtalet om driftmöten, där ni sitter och pratar om hur entreprenaden fungerar. Det är ditt ansvar att kalla till dem och att skriva protokoll. På dessa möten kan du ta upp sådant som du anser fungerar mindre bra, och sådant som du är nöjd med.
- Sedan behöver man som beställare faktiskt även gå ut och titta på resultatet av leverantörens arbete. Det allra bästa är att gå tillsammans med leverantören, i synnerhet när det gäller yttre skötsel. Då kan ni direkt på plats diskutera om häcken är klippt på ett korrekt sätt och varför det växer ogräs i gångarna. När man tillsammans ser verkligheten är det lättare att diskutera om arbetet uppfyller kraven.
- Dessutom behöver du också kunna göra överenskommelser med leverantören. Om det nu skulle visa sig att avtalet säger fel saker om gångarna, ja då behöver du veta hur du förändrar avtalet på ett korrekt sätt. Det är ditt ansvar som beställare att göra de förändringar som krävs för att entreprenaden ska uppfylla era behov.
- Slutligen så ska du såklart ta ut vite om en vitesgrundande händelse uppstår. Viten som finns i avtalet ska användas, annars sätts konkurrensen lite ur spel. Om man inte tar ut de viten som finns så gynnas befintlig leverantör och man kan säga att du ”skänker bort pengar”. Det här är extra viktigt i offentliga verksamheter.
En bra entreprenad är som uttrycket ”it takes two to tango” – både parter måste vara engagerade och göra sin del. Se till att bli en bra beställare genom att följa listan ovan.
Anna Cedvén
Seniorkonsult Förvaltningsstrategi, specialist inom fastighetsförvaltning och tjänsteentreprenader.
