Kommunerna ska tillgodose invånarnas grundläggande behov och upphandlar därför allt från varor och teknik till skolor, äldreboenden, simhallar och annan viktig infrastruktur.
De köper också många tjänster, exempelvis lokalvård, IT, projektering och teknisk rådgivning. Sammantaget handlar kommunal upphandling om flera hundra miljarder kronor varje år.
Styrprincipen
I Sverige styrs offentliga verksamheter av folkvalda politiska församlingar. I kommunerna innebär det att politiker i fullmäktige, kommunstyrelse och nämnder ansvarar för styrning, medan förvaltningen verkställer besluten.
Förenklat kan ansvarsfördelningen beskrivas så här:
Politikerna beslutar om mål, inriktning, prioriteringar och budget samt hur verksamheten ska följas upp. Förvaltningen ska genomföra besluten inom givna ramar.
Ansvarsfördelningen
Vem följer upp målen och säkerställer att invånarna får utlovad service?
Vem kontrollerar att skattemedel används effektivt och att lagar följs?
Vem kräver rapporter och agerar när brister upptäcks?
Svaret är tydligt enligt svensk demokratisk tradition: det är de folkvalda politikerna.
Det politiska styret har det yttersta ansvaret för styrning och uppföljning. Beställaren är politiken, utföraren är den kommunala förvaltningen.
Grundprincipen är enkel: utföraren ska inte granska sig själv.
Därför finns också kommunrevisionen, som granskar både politisk styrning och förvaltning.
Politiken granskar förvaltningen, och kommunrevisionen granskar politikens ansvar. Det är en central del av den kommunala demokratin.
Verkligheten
I praktiken leder högt tempo, ökade krav och begränsade resurser ibland till otydligt ansvar och bristande uppföljning.
Regelbunden uppföljning och tydligare rutiner minskar risken för oupptäckta brister.
Offentliga inköp och upphandlingar
För en tid sedan skrev jag en gästkrönika om offentliga upphandlingar. Min slutsats är densamma i dag. Kommunala politiker behöver ta aktivt ansvar för strategiskt viktiga upphandlingar, även när tid och sakkunskap är begränsade. Istället för detaljstyrning ska beslut fattas om övergripande principer och riktlinjer för samhällsviktiga investeringar.
Förslag
Politiken bör besluta om strategiska anskaffningar och framför allt hur de ska följas upp.
En användbar tumregel är principen 1:10: en väl genomförd uppföljningsinsats kan skapa tio gånger större nytta än ytterligare ett krav i upphandlingsdokumentet.
Krav får verklig effekt först när de följs upp genom kontroll, återrapportering och tydligt ansvarsutkrävande.
Här är fyra steg för effektiv styrning av strategiska inköp och upphandlingar:
Steg 1 – Sortering/prioritering
- Identifiera de viktigaste upphandlingar som behöver styrning av politiken, formulera mål och inriktningar. Dokumentera och besluta.
Steg 2 – Balanserad upphandlingsstrategi
- Genomför behovs- och marknadsanalys baserad på inriktningsbeslutet, arrangera en workshop per vald upphandling där berörda tjänstepersoner och upphandlingskompetens deltar. Efter gemensam diskussion upprätta en upphandlingsstrategi för varje prioriterad upphandling.
Steg 3 – Genomförande
- Beslut överlämnas till berörda förvaltningen som startar upphandlingen enligt delegation.
Steg 4 – Årlig återkoppling/uppföljning
- Varje år ska berörda förvaltningen rapportera uppföljningen av avtalet till politiken inkl. ev. brister och åtgärd.
- I vissa projekt ska uppföljningsrapporter presenteras oftare.
För detaljer läs min tidigare krönika.
Sammanfattning
I den svenska demokratiska modellen har politiken det övergripande ansvaret för mål, prioriteringar, resurser och ansvarsutkrävande.
Förvaltningen ska verkställa besluten effektivt, rättssäkert och enligt gällande lagar samt följa upp och rapportera resultaten sakligt och transparent. Brister och avvikelser ska redovisas öppet för att ge politiken ett tillförlitligt beslutsunderlag.
En fungerande demokrati kräver därför tydliga beslut, systematisk uppföljning och ett tydligt ansvar.
TEXT: Kamrul Islam, Upphandlingsledarskap Setara AB
Krönikören har tidigare arbetat som upphandlingschef på Sveriges Radio och Vaxholms stad. Numera är han pensionerad företagare och konsult samt lärare vid Frans Schartaus Handelsinstitut.
