“Mer fokus på orsak än symptom”

Offentliga Sverige har länge varit reaktivt istället för proaktivt. Forskningen säger att en insats på tio enheter inom reaktivitet ger resultat bara på en enhet. Omvändningen, att vara proaktiv, ger bättre resultat enligt forskningen.

Jag vill betona vikten av proaktivitet inom kommunal verksamhet, där ansvaret för medborgarna sträcker sig från födsel till död. Inom en kommun är alla beslut, inklusive upphandlingsbeslut för varor och tjänster, politiskt styrda. Trots eventuella meningsskiljaktigheter mellan tjänstepersoner och politiker i beslutsprocessen, följer beslut som tas den reglering som anges i kommunallagen.

Politiken på alla nivåer (fullmäktige, styrelse, nämnder) måste aktivt fatta beslut om strategiska anskaffningar och upphandlingar. Det är lika viktigt, om inte ännu viktigare, att besluta om uppföljningsinsatser. En fördelaktig metod kan vara 1:10, där en uppföljningsinsats genererar tio positiva resultat för anskaffningen. I upphandlingssammanhang betyder detta att tio krav inte leder någonstans utan adekvat uppföljning.

Här är fyra steg för effektiv styrning av strategiska upphandlingar:

Steg 1 – Sortering/prioritering

• Identifiera de viktigaste upphandlingar som behöver styrning av politiken.
• Formulera politiska målsättningar och inriktningar för dessa.
• Dokumentera ovan i ett inriktningsbeslut samt överlämna till berörd förvaltning.

Steg 2 – Balanserad upphandlingsstrategi

• Låt berörda förvaltningen genomföra behovs- och marknadsanalys baserad på inriktningsbeslutet om inte detta har redan gjorts.
• Arrangera en workshop per vald upphandling där berörda tjänstepersoner och upphandlingskompetens deltar.
• Diskutera för- och nackdelar med valt inriktningsbeslut utifrån kända faktorer (behov, marknadsläge, kostnadsutveckling, beredskapsbehov, interna och externa risker).
• Därefter upprätta en upphandlingsstrategi för varje prioriterad upphandling med satta mål, budget, nyckeltal för avtalsuppföljning och strategiska kraven.

Steg 3 – Genomförande

• Beslut överlämnas till berörda förvaltningen som startar upphandlingen enligt delegation.
• Relevanta kvalitetskriterier tas fram i en nära dialog med berörd verksamhet och i de fall det handlar om strategiskt viktiga upphandlingar med politiken (nämnd, utskott). 
• Vid behov rapporteras resultatet av pågående upphandlingen eller efter avslut till berörda politiken.

Steg 4 – Årlig återkoppling/uppföljning

• Varje år ska berörda förvaltningen rapportera uppföljningen av avtalet till politiken inkl. ev. brister och åtgärd.

Text: Kamrul Islam, Upphandlingsledarskap Setara AB