Att det kan vara bekymmersamt att hantera licenser håller Mats Östling, it-strateg på Sveriges Kommuner och Landsting, med om.
– Licenser för programvaror är ofta en stor utgiftspost, och det är svårt att få överblick över utnyttjandet.
Kommuner och landsting använder ofta de ramavtal för programvaror och licenser som upphandlats av Verva och Kommentus. Vissa landsting och en del större kommuner gör också egna upphandlingar. Licensavtalen är ofta relativt standardiserade, och man betalar vanligtvis en avgift per licens som man använder.
Men det kan vara problematiskt att förstå hur licenserna fungerar. Organisationer, framför allt skolor, använder ofta både centrala installationer, till exempel på tunna klienter, och lokalt installerade program.
– Det är inte alltid helt glasklart hur sådana installationer ska betraktas, om licensen gäller för varje dator eller för varje användare och vad som gäller för kommunlicenser, säger Mats Östling.
Problematiken blir tydlig om till exempel en medarbetare dels arbetar på en stationär dator på en arbetsplats och dels arbetar på distans från någon annan dator. Det är samma person som använder båda, men det kan betraktas som två installationer av programvaran och därmed som två licenser.
Vill bara betala för det de nyttjar
Mats Östling menar att det är svårt att bedöma hur stort intresset är bland medlemmarna för en ytterligare programvara för att just hantera licenser. Däremot märker han av ett ökat intresse för att kartlägga nyttjandegraden och att koppla priset till det i stället.
Den här typen av tjänstebaserad hantering av licenser har fått stor uppmärksamhet. I dag talas det mer om funktion än om applikation. Kommuner och landsting har också uttryckt intresse för att bara betala för de funktioner de använder.
– Det kostar egentligen inte mer att leverera en applikation med 40 funktioner än en med tio, säger Mats Östling. Användaren kan sedan själv välja vilka funktioner han vill aktivera, och alltså vilka han ska betala för.
Östling menar att leverantörerna av programvara måste anpassa sig till den förändrade efterfrågan som växer fram. Trenden går mot att använda ett fåtal generella applikationer och att resten anpassas efter den egna organisationen. Ett led i det här är den ökade användningen av öppna program-
varor, som vissa leverantörer anammat. Där har inte licensmodeller samma effekt.
Enligt Mats Östling har organisationer, liksom leverantörer av programvara, traditionellt varit fokuserade på separata klienter och den personliga arbetsplatsen. Det skapar problem när kommuner går samman och samarbetar kring olika områden, eftersom licenserna ofta är knutna till organisationsnummer och användare.
– Licenser är nästan det enda som inte korsar en kommungräns, säger han, och menar att leverantörer ofta inte är förberedda på kommunsamarbeten och de anpassningar som måste göras till det här.
Flexiblare lösningar krävs
Men det är inte bara leverantörerna som måste anpassa sig, utan även användarna. Den etablerade synen på klienter behöver lämna plats för nya typer av installationer, till exempel webbaserade programvaror.
– I dag utvecklas ofta webblösningar baserade på befintliga klienter, vilket inte alltid fungerar så bra, säger Mats Östling. Dessa borde i stället göras som separata lösningar.
Genom att se över utnyttjandet av de system och programvaror man har och fokusera på vilken typ av information som ska hämtas och lämnas av de olika applikationerna går det att åstadkomma mer flexibla lösningar.
– Ofta byggs hårda kopplingar mellan de olika system som ska utbyta information, vilket blir problematiskt så fort någon del i kedjan ska bytas ut, säger Mats Östling.
Han tror att utvecklingen mot allt fler webbaserade lösningar kommer att fortsätta, liksom mot allt fler löst kopplade system. Genom att förändra synen på integration går det att undvika kostsamma och stelbenta systemintegrationer. Med fokus inställt på vilken information som ska in och ut ur varje system kan man skapa en mer flexibel systemmiljö, och alltså även här fokusera mer på tjänster och funktioner.
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer