Segt för elektronisk upphandling

Rapporten Hur är läget? – 2007 års uppföljning av myndigheternas arbete med
e-förvaltning (Vervar 2008:1) är en lägesbeskrivning av hur långt myndigheterna har kommit med att utveckla sin e-förvaltning. Rapporten bygger på resultat från en enkät till 228 myndigheter plus en fördjupning som inbegriper 66 myndigheter vilka hanterar fler än 5000 ärenden om året. Förutom en undersökning av myndigheternas användning av elektroniska inköpsprocesser har man även gått igenom förutsättningarna för automatisering av ärenden. Man har då bland annat tittat på områdena elektronisk underskrift, legitimering och informationsutbyte med andra myndigheter.

Sammanlagt tre rapporter 

Hur är läget? är den första av sammanlagt tre rapporter och jämförande uppföljningar kommer att genomföras under hösten 2008 respektive hösten 2009.
Det positiva i rapporten är att en stor del av myndigheternas ärenden redan idag hanteras helt eller delvis automatiserat. Totalt rör det sig om 450 miljoner ärenden per år. Mer än var tredje myndighet ansvarar för registerinformation som regelbundet lämnas ut till andra myndigheter och hälften av dem har tagit fram standardmeddelanden för utbyte av registerinformation.

Arbetet med att automatisera den offentliga upphandlingen går dock betydligt trögare. Undersökningen visar att knappt var tionde myndighet har tillgång till system för elektronisk anbudshantering och av dessa använder endast en handfull systemen i någon större omfattning.

Något bättre är resultatet för elektroniska avrop. Här visar undersökningen att var femte myndighet – 40 stycken – har tillgång till dylika system. Alarmerande i sammanhanget är att enbart ett tiotal av dessa myndigheter använder systemen för mer än hälften av sina inköp. Några myndigheter använder inte systemen över huvud taget.

2004 tog den Europeiska Kommissionen fram en handlingsplan för genomförandet av den rättsliga ramen för elektronisk upphandling. Som ett resultat av det tog Statskontoret (numera Verva) tillsammans med en arbetsgrupp med representanter från offentlig förvaltning och näringsliv fram ett underlag för en nationell plan för införandet av elektronisk offentlig upphandling.

Målen är tydliga 

Regeringens uttalade mål är att den statliga förvaltningens inköpsprocesser ska kunna hanteras helt elektroniskt senast år 2010. Ett delmål är dessutom att minst 50 procent av upphandlingarna över tröskelvärdena ska genomföras elektroniskt.

— Ekonomistyrningsverket har ju fått ett uppdrag att arbeta för att öka införandet av elektroniska inköpssystem och målet är att uppnå EU-kommissionens mål, säger Anna Enström Järleborg, utvecklingsstrateg på Verva.

Övergången är tänkt att ske i tre steg där det första steget är elektronisk fakturahantering och regeringen beslutade i slutet av 2006 att elektronisk fakturahantering ska bli obligatorisk från den 1 juli 2008.

Ljuspunkten i det här sammanhanget är att samtliga myndigheter redan har eller håller på att införa elektronisk fakturahantering. Här hänvisar rapporten till en uppföljning som Ekonomistyrningsverket gjorde i slutet av förra året. Uppföljningen berörde 216 myndigheter av de 228 som utgjorde underlaget för Vervas rapport. Uppföljningen visar att 116 myndigheter har status OK, medan 100 myndigheter har fått status Avvikelse eller Varning enligt verkets kriterier. 
Kriterierna skärps ju närmare juli 2008 man kommer.
Ekonomistyrningsverket har fått i uppdrag av regeringen att leda och samordna införandet av elektronisk fakturahantering. En del i det arbetet är att ge myndigheterna stöd och man har bland annat tagit fram ett stödpaket som innehåller en projektmodell som ska underlätta införandet.

Rikspolisstyrelsen ett föredöme 

Rikspolisstyrelsen är en av de myndigheter som uppvisade bäst resultat i Vervas undersökning. 2004 centraliserade myndigheten all den upphandling som tidigare sköttes på de enskilda polismyndigheterna och för att klara det behövdes effektiva stödsystem.

Rikspolisstyrelsen har idag ett inköps- och beställningssystem och dessutom scannas alla fakturor från leverantörerna. Internt sker alltså fakturahanteringen elektroniskt. Man har dessutom en extern avtalsdatabas där alla avtal läggs upp.

Det rikspolisstyrelsen har kvar för att uppnå målet med en hundraprocentig elektronisk upphandling är elektroniska fakturor direkt från leverantörerna. Man arbetar just nu med att lösa olika säkerhetsproblem som ska få även den sista länken att fungera.

Karl-Göran Svensson, upphandlingschef på Rikspolisstyrelsen menar att det finns flera orsaker till att man nått så pass långt med den elektroniska upphandlingen:

— Framförallt beror det på att vi är en ganska bred och stor organisation och därmed har resurser för att kunna åstadkomma det här. Sedan måste man ju vara intresserad av teknik och att hitta nya lösningar.