Den största mängden upphandlingar som sker i landet är givetvis utmärkta och sköts exemplariskt av kunniga och erfarna myndighetsrepresentanter. Men vi har identifierat ett viktigt fenomen som inte är helt ovanligt i samband med offentliga upphandlingar.
Enligt vår erfarenhet av processen vid utveckling av krav i upphandlingar, har vi erfarit att önskemålen är många, viljorna desto fler och att kraven också ser ut därefter i många upphandlingar.
Det fenomen vi vill belysa är att viktiga och höga krav som ställs i upphandlingar ofta är viktiga enbart under själva framtagandet av kraven, men inte när anbuden väl har inkommit.
När myndigheten förstår konsekvensen och prislappen på de ställda kraven vill man naturligtvis hellre och fullt förståeligt välja den billigare och kanske mer standardiserade produkten som oftast fungerar alldeles utmärkt, än den som verkligen uppfyllde alla de krav som man efterfrågade.
Vad kan det bero på? Ibland kanske inte myndigheten kan produkten eller tjänsten, alternativt har man för höga förväntningar på att upphandlingen ska kunna utmynna i att man kan skapa särskilda produkter just för den upphandlande myndigheten utan större merkostnader.
Vad blir den praktiska konsekvensen? Det har emellanåt förekommit att när en myndighet ställer för höga krav och får in flera anbud, varav kanske fem uppfyller kraven och är dubbelt så dyra ett billigare, men som inte riktigt uppfyller de höga kraven, så väljer myndigheten påfallande ofta det billigaste anbudet snarare än att följa sina egna högt ställda krav.
Detta leder förstås till irritation och onödiga överprövningar med allt vad det innebär. Men vad värre är leder det även till andra negativa konsekvenser både för myndigheten och anbudsgivarna. En av dessa konsekvenser är brist på riktig konkurrens och en utveckling av en kultur där osund konkurrens och chanstagande beteende premieras.
Brist på konkurrens uppstår när vissa anbudsgivare, lämnar anbud på exakt det som efterfrågas, med prislappen därefter. Eftersom de inte tilldelas kontrakt, kanske de slutar att lämna anbud. Andra chansar på att erbjuda en lösning som inte uppfyller kraven riktigt men som man tror kan fungera utan allt för stora avtalsmässiga risker om anbudet antas.
När en myndighet gärna vill acceptera ett billigare alternativ som inte fyller kraven, har den ju bara fått ett anbud som uppfyller de uppenbarligen mindre långtgående kraven som nu gärna accepteras till det lägre priset. De som lagt dyrare anbud som uppfyller kraven, som borde fått konkurrera med varandra, kanske hade lämnat flera betydligt billigare och bättre erbjudanden om kraven som ställts varit anpassade till det anbuds nivå som inte uppfyllde kraven men som var billigast.
Hade kraven från början ställts på den nivån, hade verklig konkurrens kunnat uppnås och möjlighet till ett ännu billigare och bättre alternativ hade kunnat erhållas.
Ofta visar det sig i efterhand att priset var viktigare för den upphandlande myndigheten än den där extra funktionen som skullle kosta X kronor mer och som myndigheten krävt, men som man sedan valt att bortse ifrån när prislappen väl redovisats.
Det finns flera risker med att agera på det sättet som offentlig aktör. Dels är det demoraliserande för de erfarna anbudsgivarna att ställas inför en situation där man ibland idag redan på förhand inser att man antingen måste ljuga för att få chans att få ett kontrakt och därmed ta en affärsrisk på oetiska grunder, eller så tvingas man konstatera att man inte kan lägga ett konkurrenskraftigt sanningsenligt anbud inom en bransch som man verkar inom på grund av kraven.
De upphandlande myndigheterna riskerar att gå miste om framtida goda anbud från kompetenta och erfarna företag som i längden slutar att lämna anbud.
En annan aspekt är förtroendet för de upphandlande myndigheterna, något som på sikt riskerar att gröpas ur om man inte följer sina egna krav.
När det offentliga vill vara marknadsledande och nyskapande, är det lätt att man inte tänker på att marknaden ser ut på ett visst sätt i ett givet läge. En större förståelse för och kunskap om den marknad man vill upphandla från är något som alla parter skulle tjäna på. Därmed inte sagt att man inte kan vara innovativ i sin upphandling. Det är helt ok. Man får givetvis också ställa mycket långt gående krav.
Men stå då fast vid kraven och välj inte anbudet som ligger på halva priset men inte uppfyller kraven.
Vi anser därför som tumregel, att krav i en upphandling, bör hållas till ett minimum.
Låt anbudsgivarna själva organisera sitt företag och eventuella underleverantörer. Fokusera på kraven på produkten eller tjänsten och låt kraven vara på en standardnivå. Fokusera inte på anbudsgivarens ekonomiska historik i för stor utsträckning. Ställ inte krav på omsättning som utesluter nya aktörer på marknaden, sätt inte orimliga krav på erfarenhet. Vi har ibland sett upphandlingar där man krävt att förhållandevis enkla konsultuppdrag ska utföras av konsulter på chefsnivå hos anbudsgivaren. Oftast vet anbudsgivarna bäst själva hur ett uppdrag ska bemannas effektivt för att leverera det efterfrågade resultatet. Cheferna är oftast inte de som är mest lämpade att utföra ett uppdrag.
Gör det enkelt och därmed attraktivt för flera anbudsgivare att lämna anbud på sina egna villkor och fokusera på resultatet och målet med upphandlingen istället. Stå upp för de krav som ställts. Om dessa var för långtgående, gör hellre om upphandlingen och skapa en bra och sund konkurrenssituation.
Vi är tror att ett sådant förhållningssätt i det långa loppet gynnar både anbudsgivare såväl som upphandlande myndigheter.
Christoffer Stavenow och Max Thimmig
