Under 2015 formulerades kommunernas behov av en digital boknings- och bidragslösning ner i en gemensam kravspecifikation. I detta arbete var ett 50-tal kommuner involverade. Förstudien konstaterade att de system som fanns på marknaden utvecklats utifrån de kommunala handläggarnas behov av it-stöd. Medborgarnas och föreningarnas gränssnitt mot dessa lösningar var begränsade.
De frågor som de 50 kommunerna ansåg viktigast var bland annat att medborgare kan boka kommunala lokaler och söka bidrag på ett enkelt sätt samt att förenkla bokningsprocesserna kring lokaler och anläggningar så att de nyttjas bättre.
Dessutom finns kravet att göra det enklare för handläggare samt göra det möjligt att dela information digitalt mellan kommuner och mellan förvaltningar i samma kommun.
Göteborgs stad, Malmö stad och Umeå kommun har tillsammans tagit initiativ till att skapa ett boknings- och bidragslösning som svarar upp mot dagens krav. SKL har undersökt intresset hos Sveriges övriga kommuner och funnit att detta är stort. Inom ramen för SKL:s uppdrag för gemensamma lösningar och kravspecifikationer har därför en plattform skapats för arbetet med att forma en gemensam kravspecifikation för lokalboknings- och bidragsprocesserna. På detta sätt blir de tre kommunernas innovativa arbete ett lok för landets övriga kommuner.
Tidigare har Göteborgs stad, Malmö stad och Umeå kommun tillsammans med SKL tagit fram en kravspecifikation för ett boknings- och bidragslösning.
För att spara resurser går nu 200 av landets kommuner ihop och upphandlar den nya boknings- och bidragslösningen tillsammans. Under åren 2017-2019 kommer framför allt 15 pilotkommuner tillsammans med SKL och deltagande leverantörer att arbeta med upphandling, utformning och testning av lösningen. Med start 2020 beräknas lösningen kunna avropas på bred front.
SKL Kommentus Inköpscentral, SKI, har bjudits in till projektet för att leda delprojekt upphandling av detta it-stöd för boknings och bidragslösning.
Under hösten 2016 genomfördes tidig dialog med leverantörer inför kommande upphandling av Boknings- och bidragslösningar 2017. Marknaden har visat ett stort intresse för dialog och innovation för kommande lösningar inom detta område.
Genom dialogen har en ny, grov systemarkitektur tagits fram. Utifrån den har en upphandlingsstrategi (pdf) färdigställts.
Upphandlingsmyndigheten har också varit med i projektet.
– För oss har det varit värdefullt att samverka i detta projekt och vi önskar att andra upphandlande myndigheter ska inspireras av deras arbete med tidig dialog. Förhoppningen är att projektet uppnår både önskade effekter och samtidigt får in innovativa lösningar från leverantörerna, säger Niklas Tideklev, strateg med ansvar innovation, på Upphandlingsmyndigheten.
Kommuner, men också övriga upphandlande myndigheter ska kunna avropa hela eller delar av boknings- och bidragslösningen.
Upphandlingen är nu annonserad där leverantörer bjuds in att ansöka om att delta i kommande konkurrenspräglade dialog. Sista dag att inkomma med ansökan är 16 maj 2017.
