Ibland hör jag leverantörer säga att det inte är någon idé att delta i marknadsdialoger inför upphandlingar. Upphandlarna lyssnar ändå inte. Samtidigt upplever upphandlare att leverantörernas synpunkter ofta är för övergripande för att kunna användas när upphandlingsdokumenten ska utformas.
Jag tror att en förklaring är att dialogen inte blir tillräckligt konkret från någon av sidorna. Man pratar om behov, önskemål och problem men kommer inte fram till hur kraven och villkoren faktiskt bör utformas.
Leverantören – kom med konkreta förslag
En marknadsdialog kan naturligtvis börja på ett övergripande plan. Upphandlaren behöver förstå marknaden och leverantörerna behöver förstå beställarens behov och förutsättningar. Men för att dialogen verkligen ska bidra till en bättre upphandling behöver man förr eller senare komma ner på detaljnivå.
Som leverantör räcker det exempelvis inte att framföra att ett visst krav är orimligt, konkurrensbegränsande eller kostnadsdrivande. Förklara varför och visa gärna hur kravet i stället skulle kunna formuleras.
Anta exempelvis att en upphandlande myndighet överväger att ställa krav på två timmars inställelsetid för samtliga serviceärenden. Som leverantör kan du naturligtvis invända att kravet blir dyrt och svårt att uppfylla. Men hur mycket hjälper det upphandlaren?
Ett betydligt bättre sätt är att föreslå olika inställelsetider beroende på ärendets allvarlighetsgrad. Beskriv vilka tider som är rimliga, hur leveransen kan organiseras och vilken betydelse de olika alternativen kan få för pris och kvalitet. Då får upphandlaren något konkret att ta ställning till och ser nyttan för köparsidan
Ett annat tips är att lyfta fram goda exempel från andra upphandlingar. Det kan handla om hur kvalificeringskrav, tilldelningskriterier, prismodeller eller avtalsvillkor har utformats. Visa gärna upphandlingsdokument eller delar av dokument som ni tycker fungerat särskilt bra. Ännu bättre är det om ni kan förklara varför de fungerade bra för både köpare och säljare.
Det finns också anledning att förklara och diskutera hur olika krav påverkar varandra om de används i kombination. Ett krav på kort inställelsetid kanske inte är särskilt betungande i sig. Inte heller ett krav på hög bemanning eller omfattande beredskap. Men tillsammans kan kraven bli både kostnadsdrivande och svåra att uppfylla. Den samlade effekten är inte alltid lätt för upphandlaren att överblicka.
Här kan du som leverantör bidra med mycket värdefull kunskap.
Upphandlaren – ställ frågor och efterfråga konkreta svar
Var tydlig med vilken information du vill ha och hur den kommer att användas. Om du vill ha synpunkter på en preliminär kravspecifikation, skicka gärna ut den i förväg. Be leverantörerna att berätta om problem som de ser, föreslå alternativ och förklara konsekvenserna av olika vägval.
Det är också viktigt att ställa följdfrågor. Om en leverantör säger att ett krav är svårt att uppfylla, nöj dig inte med det svaret. Vad är det som gör kravet svårt? Hur skulle det kunna förändras? Vilka konsekvenser får det för beställaren? Försök få fram information som faktiskt går att använda när upphandlingsdokumenten ska utformas.
En del upphandlare är försiktiga med alltför detaljerade diskussioner eftersom de inte vill riskera att upphandlingen anpassas efter en enskild leverantör. Den risken finns naturligtvis. Men lösningen är knappast att hålla dialogen på en så övergripande nivå att den förlorar sitt värde. Genom att föra dialog med flera leverantörer, jämföra deras synpunkter och komplettera med annan marknadskunskap kan risken minska betydligt.
Det är dessutom alltid den upphandlande myndigheten som avgör vilka förslag som ska användas och hur kraven slutligen ska utformas.
Som ett komplement kan det även vara bra att föra dialog med branschorganisationer som kan ge en mer leverantörsneutrala synpunkter.
En sista sak. Genomför dialogen i god tid inför upphandlingen. Om de viktigaste besluten redan är fattade och upphandlingsdokumenten långt gångna blir möjligheterna att ta tillvara leverantörernas synpunkter begränsade. Då är det kanske inte heller så konstigt om leverantörerna upplever att ingen lyssnar.
Min erfarenhet är att en väl genomförd marknadsdialog kan göra stor nytta för en upphandling. Men då behöver båda sidor bidra. Leverantörerna måste bli bättre på att komma med konkreta förslag och upphandlarna måste skapa förutsättningar för att kunna ta tillvara dem.
Målet är ju inte att genomföra en dialog utan att dialogen ska bidra till en bättre affär.
TEXT: Magnus Nilsson, Peak Procurement
