I många år har Unit4 med ekonomisystemet Agresso varit enda leverantör med ramavtal, och har därmed i princip ägt hela myndighetsmarknaden. Men efter kritik från andra leverantörer, som ansett att underlagen varit tillrättalagda för Agresso och inte ansett det lönt att ens delta i upphandlingarna, gjorde Ekonomistyrningsverket, ESV, för två år sedan klart att man nu siktade på att få med fler leverantörer i kommande upphandling.
Och det lyckades man med, om än med lite trubbel på vägen. Det första förfrågningsunderlaget gick ut förra hösten men lyckades inte fånga tillräckligt många, så i början av det här året gjordes ett omtag. Efter det blev skörden bättre och fyra leverantörer kom in med anbud – CGI, Visma, KPMG och Unit4.
– Vårt mål var att få in fem anbudsgivare men vi är nöjda med resultatet, säger Peter Norén, enhetschef på ESV till Computer Sweden.
Den här gången kom dock Unit4 aldrig in i matchen utan föll på ett formaliafel – ett cv för en person missades – och därför diskvalificerades anbudet från utvärdering.
– Det är tråkigt att formaliafel kan slå ut någon oavsett vilken leverantör som drabbas men offentlig upphandling är väldigt strikt i vissa lägen, säger Peter Norén.
Ramavtalen som tecknas i dagarna går till CGI och Visma.
Peter Norén vill inte gå in på det exakta värdet, men konstaterar att statliga myndigheter i dag köper tjänster kring sina ekonomisystem för mer än 100 miljoner kronor årligen. I sin upphandling har ESV varit försiktiga och angett att runt 30 myndigheter väntas avropa de nya ramavtalen.
– Sannolikt blir antalet större. Även om de nya ramavtalen ger lägre kostnader för myndigheterna så kommer de omsätta stora belopp framöver.
Följden blir att nästan alla myndigheter måste byta ekonomisystem. Enligt en förordning om inköpssamordning så ska de använda sig av ramavtalen om de inte kan motivera att de har behov som avviker.
Det här innebär att myndigheterna nu måste byta system men många kanske har integrationer och anpassningar i Agresso – blir inte det ett problem?
– Myndigheterna behöver alltid se över sina ekonomisystem. De rutiner och avtal man har gäller inte för evigt. Det dröjer nu fem år tills avtalen börjar gå ut så det kan vara en lämplig tidpunkt att nu börja se över vad man behöver för att utveckla och förbättra sin verksamhet. Det måste ske kontinuerligt, säger Peter Norén.
– Vi har offentlig upphandling för att skapa konkurrens, och nu har vi två bra leverantörer som kan hjälpa myndigheterna på ett bra sätt.
Han är nöjd med att ha fått ramavtalet på plats inom den tidsram som ESV tänkt sig och utan att någon överklagat upphandlingen.
– Vi hade för avsikt att teckna avtal med två leverantörer, och det lyckades vi med.
I samma veva som ramavtalet för ekonomisystem nu alltså tecknas så är det också dags för ett nytt avtal för e-handelstjänst. Det går till samma två koncerner – CGI och Visma – och även dessa ramavtal har ett högt värde. De tidigare ramavtalen har omsatt cirka 130 miljoner kronor sedan 2012 och väntas öka framöver eftersom många kommuner och landsting också kan använda avtalen.
– För första gången tecknar vi dessa ramavtal även åt 120 kommuner och landsting som valt att ansluta sig, säger Peter Norén.
– Regeringen har flaggat för en lag om e-faktura inom offentlig sektor och genom de här ramavtalen får många kommuner tillgång till bra systemstöd.
