Lättare att lämna anbud i Huddinge

Tunnare, enklare och lättare att förstå för anbudsgivarna - samtidigt som konsekvenserna av att inte leverera enligt avtal tydligt framgår. Huddinge kommun har i sin upphandling av arbetskläder och arbetsskor kombinerat vanligtvis svårförenliga egenskaper hos förfrågningsunderlaget.

Den nu pågående upphandlingen av arbetskläder och arbetsskor för Huddinge kommuns anställda skiljer sig från hur offentliga upphandlingar brukar utformas. De administrativa föreskrifterna i förfrågningsunderlaget är bantade till ett minimum, vilket innebär att de leverantörer som vill konkurrera om ramavtalet slipper en hel del pappersarbete.

– Vår målsättning är att göra det lättare för företagen att lämna anbud och samtidigt förenkla utvärdering och uppföljning för oss själva, bekräftar Mikael Blomberg, upphandlingschef i Huddinge kommun.

Mikael Blomberg berättar att idén till utformningen föddes för flera år sedan. Tillsammans med Jon Kihlman, advokat och doktor i handelsrätt, spånade han runt hur upphandlingar och efterföljande ramavtal skulle kunna göras enklare, tydligare och bättre.

– Genom att på det här sättet underlätta för företagen att lämna anbud är det möjligt att på sikt sänka skatten, säger Jon Kihlman övertygat och ser fram emot stärkt konkurrens med allt vad det innebär i form av bättre priser och andra villkor.

Rent praktiskt har leverantörsbedömningen flyttats från anbudsföreskrifterna till villkoren för ramavtalet. Varje leverantör får själv ta ställning till om man har organisation, ekonomisk kapacitet och så vidare att kunna uppfylla ramavtalets funktionskrav.

– Leverantörerna blir alltså delaktiga i leverantörskontrollen, förklarar Mikael Blomberg. Samtidigt är vi tydliga med att oförmåga att uppfylla avtalet medför konsekvenser.

Sättet att ställa krav går också utanför gängse mall. Kravspecifikationen är inte fylld med detaljer kring material och färger. Krav ställs på funktion. En arbetsbyxa ska exempelvis ha kvalitet nog för att kunna tvättas ett visst antal gånger utan att blekas eller krympa.

Jon Kihlman poängterar att lägsta pris inte alls är synonymt med dålig kvalitet, ett argument som ofta syns i upphandlingsdebatten:

– Klarar man bara att beskriva vad man vill ha går nästan allt att köpa till lägsta pris.

Katarina Svärdgren har som ansvarig upphandlare tagit hjälp av en referensgrupp för att utforma funktionskraven på kläder och skor. Hon berättar att det arbetet krävt en del tid och tanke – samtidigt som processen varit mycket givande.

Hur har nyordningen tagits emot av leverantörerna?

– Det är för tidigt att säga. Vi har självklart fått en del detaljfrågor på underlaget, men inga direkta reaktioner på upphandlingens utformning.

Upphandlingen, som är värd cirka 2 miljoner kronor per år, väntas vara klar i början av april. Avtal kommer att skrivas på två år. Någon förlängningsoption finns inte.

– Även om vi räknar med att dra lärdomar från dag ett har vi valt en relativt kort avtalstid för att kunna utvärdera och ta med oss erfarenheterna till andra upphandlingar, summerar Mikael Blomberg.