Som konsult och affärsutvecklingsansvarig inom Förvaltningsrådgivning på Svefa jobbar Joakim med de mesta frågor som dyker upp inom fastighetsförvaltning. Kunderna är ofta fastighetsägare, de som är beställare i avtalen. Där tror Joakim att hans bakgrund som leverantör är en tillgång.
– Eftersom jag själv har ansvarat för liknande avtal, och dessutom särskilt jobbat med att säkerställa avtalsenligt utförande, förstår jag vad som är viktigt för både beställare och leverantör. Och jag kan få beställaren att även se leverantörens perspektiv.
Uppföljning är inte att sätta dit leverantören
Men att beställaren ser leverantörens perspektiv betyder inte att man ska vara ”snäll” och släppa på kraven. För Joakim är det viktigt att man faktiskt följer avtalen.
– Det handlar inte om att sätta dit leverantören, utan att fråga sig om vi har fått vad vi betalar för. Och för att göra det behöver man ovillkorligen lära sig avtalet!
När Joakim hjälper beställare att följa upp avtal så inser de ofta att man har ställt en massa krav utan att fundera på hur man ska följa upp att de efterlevs. Och utan en genomgång av avtalet och en plan för hur man ska göra uppföljningen kommer den helt enkelt inte att bli av.
– Ibland tänker jag att man tar för lätt på uppföljningen. I en outsourcing för länge sedan så trodde man att entreprenaden skulle sköta sig själv, och att det bara behövdes en kontaktperson – men det är sällan verkligheten.
En hjälp på vägen
Uppföljningsguiden tycker Joakim är en jättebra hjälp på vägen, eftersom den steg för steg går igenom hur man ska ta sig an uppföljningen. Det finns dessutom mallar för mötesagendor och rapporter, så att man inte behöver uppfinna allting själv.
– Den här borde alla som jobbar med entreprenader läsa, både beställare och leverantör. Även leverantören behöver ju internt följa upp att de följer avtalet.
Jag hoppas att vi kan bidra till att fler förstår hur viktig uppföljningen är för att få fungerande entreprenader, och att de får hjälp att komma igång.
Undvik fallgropar
Uppföljning är inte så krångligt enligt Joakim, men ibland kan man gå vilse på vägen. Så han bjuder på några vanliga fallgropar och hur du undviker dem.
- Att uppföljningen drunknar i en massa praktiska frågor, och att man aldrig blir av med frågorna. Åtgärd: Lös saker mellan mötena. Ta reda på fakta, våga fatta beslut och stäng frågor.
- Att beställaren faktiskt inte är ute och tittar på leverantörens arbete. Dokumentation i all ära, men vi måste faktiskt se resultatet av leverantörens arbete. Åtgärd: Planera in löpande kontroller i kalendern. Saknar du tid eller kunskap – köp hjälp.
- Att man inte reklamerar när något är felaktigt. Åtgärd: Lär dig avtalet, var tydlig med vad som gäller, och inse att en reklamation inte är en personlig förolämpning utan ett professionellt arbetssätt.
