SCB får bakläxa på otydligt förfrågningsunderlag

Statistiska centralbyrån (SCB) har genomfört ett avrop genom en förnyad konkurrensutsättning i enlighet med villkoren i Kammarkollegiets statliga ramavtal Bevakningstjänster för Stockholms län.

En av leverantörerna begärde förnyad konkurrensutsättning bland annat med hänvisning till att förfrågningsunderlaget var så otydligt utformat att det bröt mot kraven på öppenhet och förutsebarhet.

Leverantören anser också att det av uppdragsbeskrivningen framgår att leverantören ska utgå från en beräknad tidsåtgång för vaktrond. Eftersom ingen av anbudsgivarna, förutom den nuvarande leverantören, getts tillgång till SCB:s lokaler har bara den befintliga leverantören kunnat utföra och räkna på en snabbare rond, menar den leverantör som klagat.

Förvaltningsrätten pekar på att det av praxis från EU-domstolen framgår att ett förfrågningsunderlag ska formuleras på ett sådant sätt att samtliga rimligt upplysta och normalt aktsamma anbudsgivare kan få kännedom om den exakta innebörden av tilldelningskriterierna och således kan tolka dem på samma sätt.

SCB har anfört att den beräknade tidsåtgången endast ska uppfattas som en ungefärlig uppskattning samt att det varit upp till varje leverantör själva att beräkna tidsåtgången per rond utifrån de krav som angivits i uppdragsbeskrivningen och de leverans­förutsättningar som leverantören har.

Förvaltningsrätten konstaterar att det SCB menar är en beräknad tidsåtgång endast utgör en ungefärlig uppskattning. Dessutom pekar rätten på att det inte anges i förfrågningsunderlaget att det ligger på varje leverantör att beräkna tidsåtgången per rond.

”Att det enligt Kammarkollegiets allmänna villkor, endast är faktisk (uppmätt och konstaterad) rondtid som ska debiteras kan enligt förvaltningsrättens mening inte i sig uppfattas som att det ankommer på varje anbudsgivare att själva uppskatta tidsåtgången vid utformandet av anbudet”, skriver förvaltningsrätten (pdf).

Rätten lyfter också fram att SCB anfört att det har funnits en möjlighet för anbudsgivarna att komma och besöka lokalerna, om det ansetts nödvändigt för att uppskatta tidsåtgången för den ronderande bevakningen.

Förvaltningsrätten konstaterar att inte heller detta har angetts i förfrågningsunderlaget. Att det har funnits möjlighet att ställa frågor på avropet kan inte med tillräcklig tydlighet anses innebära en möjlighet för leverantörer att komma på platsbesök hos den upphandlande enheten.

”Visserligen ska förfrågningsunderlag som inte är optimalt utformade godtas under förutsättning att de principer som bär upp lagen om offentlig upphandling och gemenskapsrätten inte träds för när. Med hänsyn till att det i förfrågningsunderlaget inte har angetts vad som avses med den angivna tidsåtgången, vem det ankommer på att beräkna denna samt inte heller att det skulle ha funnits möjlighet till platsbesök för anbudsgivarna, kan förfrågningsunderlaget enligt förvaltningsrättens mening inte anses ha varit tillräckligt tydligt utformat”, skriver rätten.

Resultatet har, enligt rätten, blivit att anbudsgivarna uppfattat den beräknade tidsåtgången på olika sätt och utformat anbud som inte är jämförbara. Därför, menar rätten, att förfrågningsunderlaget brister i öppenhet och transparens.

”Mot bakgrund av att det inte har framgått att det har funnits möjlighet att komma och besöka lokalerna, har det därutöver endast varit befintlig leverantör som har kunnat göra någon annan uppskattning av tidsåtgången för den ronderande bevakningen, än den beräknade tidsåtgång som har angetts i förfrågningsunderlaget. Förvaltningsrätten bedömer därför även att förfrågningsunderlaget har brustit med avseende på likabehandlings­principen. Förvaltningsrätten finner vidare att det är visat att oklarheterna i förfrågningsunderlaget har påverkat utformningen av bolagets anbud. På grund av dessa konstaterade brister i upphandlingen vad gäller utformningen av förfrågningsunderlaget anser förvaltningsrätten att SCB har brutit mot de grundläggande principerna i 1 kap. 9 § LOU”, skriver rätten i sin dom (pdf).