I fjol underkändes Västerås stads och Mälarenergis upphandling av datorer på grund av alltför långtgående förändringar i förfrågningsunderlaget. Efter annonsering lades även skoldatorer till i upphandlingen.
De 660 datorerna som skulle köpas varje år blev plötsligt över 4 000 stycken. Utökningen innebar att den årliga avtalsvolymen svällde från 18 miljoner kronor till cirka 50 miljoner kronor.
Enligt förvaltningsrättens bedömning borde en ny annonsering ha skett med tanke på de stora förändringarna i upphandlingen. Domstolen ogiltigförklarade avtalet med Atea.
Denna dom överklagades till kammarrätten av Atea. Bolaget var missnöjt med att man, som vinnande part, inte fått yttra sig. Kammarrätten ansåg att Atea borde ha fått yttra sig innan förvaltningsrätten meddelade dom återvisade ärendet.
Atea menar att Macsupport inte haft för avsikt att lämna anbud och har därmed inte talerätt. En annan invändning är att talan väckts för sent.
Kommunen försvarar sig med att ändringen kommunicerades ut till de presumtiva anbudsgivare som via EU-Supply anmält intresse för upphandlingen. Macsupport hävdar dock att man aldrig nåtts av denna information.
Macsupports ansökan bifalls också i denna andra prövning. Bedömningen är även denna gång att förändringarna är så stora att en ny annonsering borde ha skett. Avtalet med Atea ogiltigförklaras.
– Vi kommer, tillsammans med vårt juridiska ombud, att analysera domen och därefter ta ställning till om vi ska överklaga, säger Lena Grapp, chefsjurist vid Västerås stad.
Domen gör de inköp som skett med stöd av avtalet till otillåten direktupphandling.
– Vi känner också till det regelverk som gäller om för redan gjorda inköp. Hur vi ska hantera det får bli en senare fråga.
Lena Grapp säger att man också behöver fundera över hur kommunen ska agera om förvaltningsrättens dom står sig:
– De alternativ som står till buds är att avropa från SKL Kommentus upphandlade ramavtal eller göra en ny upphandling. Såvitt vi kan bedöma nu kommer vi att kunna tillfredsställa vårt behov av klienter för IT arbetsplats genom avrop från SKL:s avtal.
Ingen anledning till självkritik i denna upphandling som utökades så pass rejält?
– Vi har alltid anledning, så fort vi hamnar i en överprövningsprocess, att fundera över om upphandlingen kunde ha gjorts annorlunda.
Enligt Lena Grapp vinnlägger kommunen sig om att följa det upphandlingsrättliga regelverket. Klart är också att det emellanåt finns behov av att göra förändringar i annonserade upphandlingar:
– Frågan är bara hur stora förändringar vi kan göra och det vet vi ju först efter en överprövning, med en lagakraftvunnen dom i handen. Viss vägledande praxis finns, men inget fall är det andra likt.
Crister Kembler, konsult med stor erfarenhet av offentliga upphandlingar, har följt detta ärende sedan sin tid på Macsupport. Han är allt annat än imponerad av kommunen:
– Jag tycker nog att man kan kräva mer när det gäller kompetens i ärenden av detta slag. Västerås är en av Sveriges största kommuner. Agerandet kostar skattebetalarna många miljoner.
