Jag ska prioritera utveckling av regionens strategiska inköpsarbete. Men ny på jobbet hamnade jag direkt in i pandemin och har ägnat mig mycket åt att stödja all den akuta anskaffning som behövts. Vi är en stor organisation där ledning och styrning inte alltid är självklar för alla, så det handlar mycket om kommunikation. I botten är jag samhällsekonomisk utredare med uppföljning som specialitet, därför hoppas jag att detta nätverk ska passa mig bra.
-Uppföljning av arbetsrättsliga villkor
-Hur man lämpligen delar information om leverantörer mellan organisationer utan att diskriminera
– Uppföljning som metod för att hindra organiserad brottslighet
-Förhandlade förfaranden – hur får man en god relation till sin leverantör
Mitt namn är Tobias Linder och arbetar som ansvarig upphandlare för Lycksele kommun och dess dotterbolag. Har arbetat som upphandlare i 1,5år och har en bakgrund från finansbranchsen.
Avtalsuppföljning (systemstöd, arbetssätt).
Staffan Göthner, Inköpscontroller, Region Uppsala, staffan.gothner@varuforsorjninengen.se, 018-6116696Arbetar med spendanalyser, marknadsanalyser, e-handel samt stötta upphandlare med underlag och analyser vid upphandlingar. Gör kategorianalyser och identifierar besparingsområden.
Arbetar både för Region Uppsala samt den regionövergripande varuförsörjningen.
Besparingsuppföljningar/effekthemtagningar, goda exempel hur andra mäter och följer upp det.
Inköps/kategorianalyser och business case, hur och vad analyserar olika enheter för att hitta potentiella besparingsområden och goda exempel på business case och hur de byggs upp för presentation till ledning.
Jag är ekonom i grunden och kom från det privata näringslivet till det offentliga för 11 sedan. Inom det kommunala har jag arbetat som controller för verksamhet, som systemförvaltare av ekonomisystemet och som upphandlingscontroller i en roll där jag själv genomförde upphandlingar. Jag är diplomerad upphandlare. I min roll ingår avtals-uppföljning och förvaltning.
Jag har tyckt att det har varit inspirerande att höra om erfarenheter från andra som arbetar med avtals- uppföljning och förvaltning och eftersöker fler konkreta tips. Hur ska man till exempel följa upp avtalets krav rent konkret?
Astrid Nekham, Avtalscontroller, VA SYD, astrid.nekham@vasyd.se,Jag har arbetat på VA SYDs upphandlingsenhet sedan 2017 och har under det senaste året mestadels ansvarat för uppföljningar av organisationsövergripande ramavtal, framtagande av uppföljningsplaner och uppföljningsrutinen samt klassificering av avtalen. Jag arbetar även med inköpsanalys och intern kontroll. Jag är i grunden utbildad ekonom.
Jag vill veta mer om/diskutera hur andra arbetar med: nyckeltal kring avtalsuppföljning, återkoppling av uppföljningsresultat till verksamheten och upphandlare, vitesklausuler, uppföljning av arbetsrättsliga villkor samt olika systemstöd i uppföljningsarbete.
Sarah Jarl, Avtalscontroller, Serviceförvaltningen/Staben, sarah.jarl@lund.se,Avtalscontroller, förvaltar förvaltningens ramavtal, implementerar och följer upp avtalen, är ett stöd för våra beställare, har en nära dialog med våra leverantörer. Fungerar som spindeln i nätet mellan beställare och leverantör. Ekonomiska analyser, fångar upp nya avtalsområden. Ger stöd vid direktupphandling.
Få tips och råd från andra hur man kan strukturera upp sin avtalsförvaltning.
Tips och förslag på verktyg kopplat till avtalsförvaltning, hantering för avvikelser och dylikt.
Arbetar som kvalitetsstrateg där jag har ett två delat uppdrag. Dels arbetar jag med övergripande kvalitetsfrågor för vårt verksamhetsområde dels arbetar jag med våra ramavtal både under upphandlingstiden och under avtalstiden
Hands on, konkreta tips på hur man lyckas med sin avtalsuppföljning. Vart man kan hitta smidiga lösningar som ger mycket men inte kräver stora mängder tid
Annica Palmqvist, Avtalscontroller, Region Kalmar län, annica.palmqvist@regionkalmar.se, 048089974Avtalscontroller inom RKL innebär att jag är ansvarig för att se till att det finns uppföljningsplaner för utvalda, prioriterade, avtal. Jag följer upp dessa avtal med fokus på hur leverantören presterar. Jag jobbar också mycket med vårt spendanalyssystem.
Önskar se hur andra regioner jobbar med att följa upp avtal. Hur väljer de ut? Hur sätter de upp sin uppföljningsplan? Vem gör vad? Hur kan en uppföljningsplan se ut?
Elena Lopez, Avtalscontroller, Lunds kommun, elena.lopez@lund.se,Jag förvaltar en portfölj med flera ramavtal. I rollen ingår ansvar för avtalsförvaltning, avtalsuppföljning som utförs under hela avtalstiden, medverkan i upphandlingsprocessens faser som bedöms aktuella, e-handelsprocess samt avtalsimplementering.
Sten Jansson, Strategisk upphandlare, Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap, sten.jansson@msb.se, 0705656918Jobbar med strategidokument men även processer och rutiner inom upphandlingsområdet parallellt med jag genomför en del egna upphandlingar.
Ska starta upp en arbete med att ta fram en ensad process i vår myndighet bla vad gäller avtalsförvaltning. Är intresserad av goda exempel på processer, gärna med perspektivet att olika typer av avtal kräver olika processer.
Maria Kårebäck, Avtalscontroller, Stockholm Vatten och Avfall, maria.kareback@svoa.se, 0739142237Har tidigare jobbat som upphandlingskonsult och som anbudslämnare. Har varit med och implementerat Agresso inköpsmodul inom Stockholm Stad. Jobbar i dag som avtalscontroller. Är ansvarig för bolagets verksamhetsövergripande ramavtal, med inriktning på entreprenadavtal. Genomför uppstartsmöten, avtalsuppföljningsmöten och övriga möten vid behov med leverantörer. Träffar regelbundet enhetschefer inom bolaget för att fånga upp behov och hjälpa till vid avtalsavvikelser och för att informera om avtal och leverantörer. Jobbar med avtalsadministration, och avtalstrohet inom bolaget. Svarar på beställarnas frågor kring ramavtal och avrop.
Jag projektleder just nu ett utvecklingsprojekt inom avtalsförvaltning för att ta fram ett strukturerat arbetssätt kring avtalsförvaltning. Projektet involverar hela verksamheten och ska resultera i bland annat nya arbetssätt, tydlig roll- och ansvarsfördelning, verktyg för avtalsförvaltning samt checklistor och mallar. Projektet kommer att avslutas med utbildning till alla berörda och sedan gå över i en förvaltningsfas.
Vilka verktyg som finns för avtalsuppföljning. Hur man kan spara dokumentation på ett bra sätt för att dela med berörda inom organisationen. Hur man ska tänka vid klassificering enligt Kraljics matris. Lämplig roll- och ansvarsfördelning inom avtalsförvaltning. Exempel på tillämpning av eskaleringstrappa. Exempel på checklistor och mallar för avtalsförvaltning, gärna kopplad till avtalsklassificering. Vad som fungerar bra, respektive dåligt i en avtalsförvaltningsorganisation.
Tänker att variation mellan föreläsningar och diskussioner där man delar med sig av erfarenheter och work shops etc vore bra för dessa träffar.
Jag är verksamhetscontroller med inriktning mot avtalsuppföljning på HR-avdelningen. Jag har bakgrund som upphandlare, men har relativt nyligen bytt tjänst.
Jag vill gärna veta mer om effektmätning som en del av avtalsuppföljning; vilka modeller och arbetssätt finns för att säkerställa kvalitet i levererade tjänster. Vidare är jag nyfiken på hur andra organisationer arbetar med leverantörsstyrning och avtalsuppföljning i praktiken; hur ofta träffas leverantör och beställare och hur ser agendor för möten ut? Ett ytterligare ämne jag gärna vill veta mer om är hur man kan arbeta med nyckeltal i avtalsuppföljning.
Jag skulle gärna se att man vid något tillfälle kan dela in grupperna utifrån typ av organisation. Jag skulle gärna möta kollegor från just andra statliga myndigheter/organisationer vid något av tillfällena då vi troligen delar många frågeställningar och problem och har liknande förutsättningar.
Isabell Schulze, Inköpscontroller, Inköp Region Sörmland och Region Västmanland, isabell.schulze@regionsormland.se, 0767200039Arbetar i enheten stöd och styrning på Inköp. Jag stöttar medarbetarna på Inköp och våra övriga verksamheter med bl.a. spendanalyser vid fördjupningsarbeten inom våra inköpskategorier. Både för att kunna skapa inköpstrategier, men även i uppföljningssyfte. Tar även fram övergripande inköpstrender genom vårt spendanalysverktyg, för prioriteringar av förbättringsarbeten. Jag följer också upp Inköp som verksamhet och de mål och förbättringar vi arbetar med.
Hitta framgångsfaktorer, för att arbeta tillsammans inom en stor organisation, med avtalsuppföljningen. Hitta ansvariga/resurser som följer de upp olika delarna/kraven i avtalet på ett strukturerat sätt.
Angreppssätt att följa upp den övergripande avtalsefterlevnaden. Hur kan ett spendverktyg användas till det? Andra vägar för att nå hög avtalsefterlevnad, som t.ex. utbildning av beställare eller annat.
Jag arbetar heltid med uppföljning och då huvudsak inom dessa två områden
– avtalsuppföljning enligt fastställda årsplaner av ramavtal/leveransavtal där fokus är på beställar- och leverantörsdialoger och fakturakontroller
– inköpsanalyser där vi använder analysverktyget Qlikview för spendanalyser på olika detaljnivåer.
Jag vill höra hur andra arbetar med uppföljning både övergripande men också väldigt konkret, vilka verktyg som används och hur
Jessica Thoresson, Upphandlare & Avtalscontroller, Linköpings Universitet, jessica.thoresson@liu.se,Arbetar både som upphandlare med att operativt upphandla och teckna avtal utifrån verksamhetens behov och som avtalscontroller genom att följa upp våra ramavtal och leveransavtal enligt planerade uppföljningsinsatser utifrån vår årshjul.
Arbetsmetoder/uppföljningsmetoder hos andra, vad har man för prioriterade insatser, hur arbetar man generellt med uppföljning, utbyte av erfarenheter, tankar, idéer osv.
Eleonor Ericzzon, Avtalscontroller, Örebro kommun, avtalscontroller, eleonor.ericzzon@orebro.se, 019215628Har tidigare arbetat i Örebro kommun med bland annat inköp. Så har sett andra sidan. Det har jag nu med mig för att vi på upphandling ska verka för att det ska vara lätt att göra rätt. Vi är en stor kommun så vi är två avtalscontroller som har delat upp avtalen mellan oss, jag har varor, resor, it och sjukvård. Min kollega har entreprenad samt livsmedel. Vi använder oss av CLM.
Vi ska kunna följa upp alla krav- vad händer sedan, vi behöver kunna ha sanktioner, möjlighet till rättelse. Hur är texterna skrivna?
Helena Petré, Avtalscontroller, Region Västernorrland, helena.petre@rvn.se, 061180012Vi är i Västernorrland 6 avtalscontrollers som förvaltar varsitt område, jag har sjukvårdsmaterial. Mitt största avtal som tar mest tid är förbrukningsartiklar med distribution. Förbrukningen är indelad i 8 olika sortimentgrupper, där jag är sammankallande för sortimentmöten, varje grupp träffas 1-2 gånger per år. Vi använder spendanalyssystem, spendency, för att följa leverantörs- och avtalstrohet.
Ann-Sofie Stål, Upphandlare, Tekniska verken i Linköping AB, ann-sofie.stal@tekniskaverken.se, 013209466Inköp under mängder med år, upphandlare sedan ett år.
Jobbar verksamhetsnära med koncernens största affärsområde bränslebaserad energi. Koncernens hela avtalsförvaltning behöver ett ordentligt lyft och jag letar inspiration från alla goda exempel som kan finnas, och självklart även de som har gått mindre bra. Jag vill gärna tala om metoder och processer, och tips för att få hela avdelningen med sig.
I nuläget är jag regionalt avtalsansvarig för lokalvård och har ett nationellt ansvar för postavtalet.
Alicia Kronqvist, Uppföljningschef, Skånetrafiken, Region Skåne, alicia.kronqvist@skanetrafiken.se,Med en bakgrund från inköp och upphandling är jag idag chef för enheten Uppföljning på affärsområde Buss på Skånetrafiken. På enheten arbetar avtalscontrollers, verksamhetsanalytiker samt ekonomicontroller med det gemensamma uppdraget att följa upp våra avtal och få den utveckling som vi behöver i våra affärer. Vi har idag 23 st trafikavtal, samtliga med upphandlad busstrafik med totalt 6 st leverantörer. Budgeten ligger på ca 2,5 miljarder och avtalstiden per avtal ligger på 8-10 år. Nya upphandlingar görs av annan avdelning och affärsområdet ansvarar för avtalsförvaltning och avtalsuppföljning.
Organisationen på affärsområdet är ny och samtliga roller är nya. Det är ett nytt sätt att arbeta strukturerat med uppföljning och vi är precis i början av att forma våra processer och rutiner för hur vi ska följa upp och utveckla affären på bästa sätt.
Starta upp ny modell för uppföljning och avtalsförvaltning. Fastslå processer och rutiner. Kategorisering. Systemstöd/digitalisering.
Jonathan Hagrenius, Förvaltningschef, Eksta Bostads AB, jonathan@eksta.se, 0709742701Mycket av min tid går åt till frågor kring organisation och personal, investerings- och underhållsprojekt, avtal och upphandlingar samt att stötta min personal i alla olika typer av frågor.
Tidigare har vi i stor utsträckning tagit hjälp (av HBV) när vi gjort upphandlingar. Framöver är dock tanken att vi i själva ska genomföra flertalet upphandlingar (i huvudsak ramavtal). Genom nätverket önskar jag bli uppdaterad på vilka kommande regelverksförändringar, få ta del hur andra jobbar (utbyta erfarenheter, såväl negativa som positiva) etc.
Ingela Fristedt, Upphandlare, Naturvårdsverket, ingela.fristedt@naturvardsverket.se,Jag arbetar som upphandlare sedan 2017, blev kategoriansvarig för kommunikation från och med januari. Vi har påbörjat arbetet med att införa kategoristyrning och har hittills genomfört en pilot.
Jag var med juridiknätverket som tyvärr lades ner pga för få deltagare, så nu hoppar jag in här för att lära mer om avtalsuppföljning och höra om andras erfarenheter och tips.
Jag vill höra mer om hur andra får in avtalsuppföljningen i linjearbetet på smarta sätt. Vi jobbar på att hinna med detta men är inte där ännu. Jag vill även veta mer om uppföljning av miljökrav, sociala krav, säkerhetskrav etc.
Camilla Graf Morin, Certifierad kommunal yrkesrevisor, Region Stockholm, camilla.graf-morin@sll.se, 0707375324I mitt uppdrag som revisor ingår att genomföra generell revision av regionens olika verksamheter och mer specifikt inom områdena upphandling och avtalsuppföljning. Dessa områden har utvecklats mycket under åren, ibland maa att lagstiftningen har ändrats men också utifrån ny teknik och nya verktyg. Här finns mycket att lära på alla nivåer.
Belgin Fuchs, Upphandlare, Kramfors kommun, belgin.fuchs@kramfors.se,Jag har jobbat på Kramfors kommuns Upphandlingsenhet sedan mars 2019. Upphandlingsenheten i Kramfors jobbar som stöd till verksamheterna. I dagsläget har Kramfors kommun igen avtalscontroller utan verksamheterna följer upp sina egna avtal. Vi, i vår enhet, vill utveckla organisationen genom att ändra och effektivisera arbetssättet. Och avtalsuppföljning är en ganska bra början!
Jag skulle gärna vilja höra/veta mer om hur andra jobbar kring avtalsuppföljning, vilka rutiner finns och hur de rutinerna implementerats i organisationen. Den största utmaningen som jag upplever och tror inte att jag är ensam i det, är att ha med sig ledningen och lyfta upp upphandlingen till en strategisk nivå.
Jenny Haglund, Kvalitets- och upphandlingscontroller, AB Bostäder i Borås, jenny.haglund@bostader.boras.se, 033442040Jag har en tvådelad roll där jag både arbetar med kvalitets- och upphandlingsfrågor i bolaget. Jag har en samordnande roll för Bostäders avtal samt stöttar och hjälper kollegor vid upphandlingar och inköp.
Önskar ta del av hur andra arbetar med uppföljning av avtal och hållbarhetsfrågor.
Daniel Pereira, Upphandlare/verksamhetsutvecklare, Lantmäteriet, daniel.pereira@lm.se, 026633255Upphandlare på Lantmäteriet sedan 4 år tillbaka och arbetar parallellt med att leda verksamhetsutvecklingsarbetet inom inköp där vi ser över vår process och arbetar fram nya styrande och stödjande dokument samt anpassar våra verktyg till att bli mer ändamålsenliga. Nu är vi i en fas där kategoriarbetet ska spetsas till och i det också lägga mer fokus på avtalsuppföljning.
Goda exempel och praktiska tips att ta med mig in i det egna arbetet.
Jenny Haglund, Kvalitets- och upphandlingscontroller, AB Bostäder i Borås, jenny.haglund@bostader.boras.se, 033442040Arbetar som kvalitets- och upphandlingscontroller på Bostäder i Borås som är stadens största, allmännytta bostadsbolag. Ansvarar bland annat för bolagets inköpsprocess, avtalssystem samt stöttar kollegor med upphandlingar och inköp. Ska starta igång ett arbete för att få mer systematik och struktur i våra avtalsuppföljningar.
Jag behöver inspiration inför vårt kommande arbete. Därför är mina önskemål att få möjlighet att lära och få ta del av hur andra hur andra arbetar med avtalsuppföljningar och vilka möjligheter/hinder som finns, både i uppstart och i det löpande arbetet med uppföljningen. Likaså hur man på bästa sätt får till en förändring inom detta område och på ett tydlig sätt kan få med sig bolaget, men också leverantörer på denna resa. Önskar också ta del av någon som tagit fram något systemstöd för att dokumentera och hålla koll på uppföljningens resultat.
Josefin Eriksson, Inköpare, FMV, josefin.eriksson@fmv.se, Oleana Hedman, Projektsamordnare, Morastrand AB, oleana.hedman@morastrand.se, 025029906Sitter just nu i felanmälan på ett kommunalt fastighetsbolag samt håller på med projektsamordning. Jag har dock börjat en utbildning inom upphandling och tanken är att jag mer och mer ska gå över till att samordna fastighetsbolagets alla upphandlingar och dra igång avtalsuppföljning.
Hur ska man börja på bästa sätt för att få med alla på tåget?
Vill gärna ha bra tips på hur andra har startat upp sin avtalsuppföljning och hur ni jobbar systematiskt.
Jag har tidigare arbetat som strategisk inköpare under 5 år på FMV. Nu arbetar jag som verksamhetsutvecklare på Marknad och Inköp på FMV. Jag utvecklar metodstöd och processer som skall stödja den strategiska inköparen i det dagliga arbetet.
Jag har under senaste året arbetat med bland annat utbildningsfrågor, hållbarhetsfrågor och till stor del med avtalsuppföljning. Jag har drivit ett projekt på FMV där vi tagit fram en mall för “Leverantörs och avtalsuppföljning” och tittat på hur detta kan implementeras på FMV. Arbete pågår fortfarande med Pilotprojekt.
Jag önskar konkreta exempel från hur andra arbetar med avtalsuppföljning.
Hur har tex. implementering av avtalsuppföljning skett, vad används för verktyg/system för att följa upp. Vad har man stött på för utmaningar och vad har man haft för framgångar med avtalsuppföljning.
Hur sprider man goda ex. inom sin organisation och vad finns för styrning i organisationen kopplat till detta?
Min roll på myndigheten är kombinerad upphandlare och avtalsförvaltare: Är inköp/och upphandlingskoordinator. Är även den på myndigheten som ansvarar och jobbar med avtalsförvaltning (myndighetens samtliga avtal). Jag samarbetar även med vår ekonomiavdelning gällande en viss typ av spendanalys.
Jag har haft svårt att hitta andra eller liknande storlek på myndigheter som oss för att se hur de arbetar med avtalsuppföljning m.m. (har inte lyckats då vi på myndigheten verkar vara längre fram än andra vi pratat med) men vi är inte riktigt så långt fram och där jag vill vara gällande avtalsuppföljning och spendanalys. Så jag är glad att ha hittat er där jag kan få input, verktyg, samtal, dialoger och mycket annat kring ämnet.
Sandra Kemény, Avtalscontroller, Higab AB, sandra.kemeny@higab.se,Arbetar som avtalscontroller med ansvar för bland annat avtalsuppföljning, avtalsförvaltning samt spendanalys. Har precis tagit fram tydligare uppföljningsrutiner med bland annat tillämpning av eskaleringstrappa vid inkomna avvikelser. Jag har tidigare arbetat som både upphandlare och inköpscontroller, och det har givit mig värdefulla erfarenheter som jag tagit med i mitt fortsatta arbete.
Jag skulle vilja får tips på hur andra arbetar med avtalsuppföljning och om det finns bra mallar och verktyg som man kan använda sig av istället för att uppfinna hjulet gång på gång.
Karin Andersson, Avtalsansvarig, Skånetrafiken, Affärsområde buss, Enhet Uppföljning, karin.andersson@skanetrafiken.se,Huvudsyftet med min roll som Avtalsansvarig är att genom uppföljning och styrning möjliggöra och säkerställa full effekt i våra avtal, samt att driva affärs- och verksamhetsutveckling. Jag har även en roll som Processledare för Uppföljningsprocessen på Affärsområde buss.
Jag strävar ständigt efter att hitta förbättringsmöjligheter i våra arbetssätt och processer, samt att arbeta så effektivt och professionellt som möjligt med våra trafikavtal.
Viktoria Inci, Avtalscontroller, Härryda kommun, viktoria.inci@harryda.se, 0764951096Jag är civilekonom i grunden och har jobbat inom ekonomi och redovisning i över 15 år i olika roller.
Sedan 2020 har jag jobbat på Härryda kommun som avtalscontroller samt systemförvaltare för vårt inköpssystem.
Gärna diskussioner kring avtalsuppföljning, spendanalys, kategoriarbete, inköpsarbete samt att höra hur andra jobbar inom dessa områden.
Maria Johansson, Upphandlare med controlleransvar, Halmstad Energi och Miljö, maria.johansson@hem.se, 035191586Jag jobbar som upphandlare med ansvar för vår uppföljning. Jag är ansvarig för SPEND-verktyget men varje upphandlare följer upp sina respektive avtal. Just nu håller jag på med Inköpsbokslutet för 2022.
Lära mig mer om avtalsuppföljning då detta är en ny roll för mig.
Joan Zhang, Inköpscontroller, Göteborgs stad, joan.zhang@stadsfast.goteborg.se, +46700826014Arbetar som inköpscontroller med ansvar för spendanalys, internt inköpsrevision samt avtalsuppföljning. Jag är företagsekonom i grunden och har jobbat inom inköp och upphandling i över 15 år i olika roller, kom till det offentliga för 3 år sedan.
Vill lära mig mer om verktyg, mall, metod kring avtalsuppföljning, spendanalys, kategoriarbete samt inköpsarbete speciellt inom bygg.
Lena Cardestål, Avtalsförvaltare, Eskilstuna Kommunfastigheter AB, lena.cardestal@kfast.se,Både jag och min roll avtalsförvaltare är ny inom bolaget. Min uppgift är att ansvar för uppföljning av avtal och utvärdera hur avtalen fungerar, sammanställer underlag för avtalsuppföljningen och ser till att avtalen blir rätt utformade och implementerade samt att avtalsvillkoren efterföljs. Det åligger också min roll att det finns tydliga rutiner på plats för avtalets löptid. I rollen ingår också verksamhetsutveckling inom området.
Jag har en bakgrund från olika branscher och har arbetat med kvalitet, projektuppföljning och verksamhetsutveckling.
Jag vill bli inspirerad, få tips och idéer från hur andra gör i sina verksamheter och utbyta erfarenheter.
Linda Berg, Avtalscontroller, Bodens Kommun, linda.berg@boden.se, 092162126Jag heter Linda Berg och arbetar som Avtalscontroller för Bodens kommun. I mitt arbete kommer jag att fokusera på att förbättra kommunens avtals- och sortimentstrohet genom bland annat upphandling av ett avtals- och sortimentstrohetssystem inkluderat spend monitor. Arbetar även med att införa beställarorganisation, kontroll att kriterier i upphandling efterföljs, motverka att ekonomisk brottslighet kommer in i verksamheten, uppföljning att avtal efterlevs enligt LOU, avtalslagen, diskrimineringslagen m fl.
Vilka system för avtalsuppföljning används av andra kommuner
Är alla inköp via ADDA tillåtna eller begränsar kommunen vilka artiklar som får köpas in
Jag är ensam avtalscontroller i Halmstad och jobbar på upphandlingsenheten som som ligger centralt på Kommunledningsförvaltningen. Jag arbetar med avtalsuppföljning i nära samarbete med upphandlarna. Tillsammans med upphandlare och verksamhetsansvariga träffar jag ofta leverantörer, antingen som en del i en planerad avtalsuppföljning eller på grund av villkor som inte efterlevs.
Jag är även ett stöd till förvaltningar och bolag i avtalsmässiga frågor kopplade till uppföljning av avtalsvillkor.
Jag önskar att det fanns ett bra systemstöd för avtalsuppföljning på marknaden. Men det är svårt att hitta och vi har, efter att ha provat ett system, återgått till Excel och Lists (Office 365). Hur jobbar andra kommuner?
Jag tycker att det är bra med digitala träffar och har bara varit med en gång. Skulle dock önska att det var en fysisk träff per år då vi kunde nätverka och inspireras ännu mer. Det är nyttigt att komma ifrån sin arbetsvardag ibland.
Åsa Augustsson, Avtalscontroller/Upphandlare, Ronneby Kommun, asa.augustsson@ronneby.se, 0457618333Jag har en delad tjänst som avser Avtalscontroller och Upphandlare. Min tjänst som Avtalscontroller är ny och arbetet pågår nu med att bygga upp vårt arbete kring avtalsförvaltning samt rutiner kring avtalsuppföljning. Både internt samt ut mot våra leverantörer.
Jag önskar få tips och idéer hur man kan implementera samt arbeta med avtalsförvaltning inom Kommunen. Båda vad gäller avtalstrohet internt och avtalsuppföljning mot leverantör. Få erfarenhet hur man kan sälja in konceptet, skapa förståelse samt involvera berörda parter internt. Tips på hur man effektiviserar administrationen. Men också hur man kan gå steget vidare med avtalsuppföljningen vad gäller tex Arbetsrättsliga villkor.
Annika Hägg, Avtalscontroller, Energimyndigheten, annika.hagg@energimyndigheten.se, 016-5442262Hej nätverket,
Jag arbetar deltid som avtalscontroller men tanken är att jag på sikt ska göra det på heltid. Har tidigare bland annat arbetat som controller och med miljöekonomiska analyser och det är så otroligt roligt att komma in på ny mark. Jag ska utveckla avtalsuppföljningen på Energimyndigheten, från att tidigare främst ha hanterats av upphandlarna, till att bli än mer strukturerat och proaktivt.
Jag ser fram emot att få lärorika tips, inspiration och verktyg för avtalsuppföljning.
Som relativt ny i nätverket har jag en förhoppning och önskan om att innehållet är relevant även för statliga myndigheter. Kanske det oftast är det, men då merpart av medlemmar är kommuner har jag en farhåga att innehållet mest är för och av kommunal verksamhet. De senaste två träffarna har varit det och jag börjar fundera på om jag i längden kommer kunna motivera för min chef att fortsätta delta om det är innehåll som inte är applicerbart för vår verksamhet. Visst kan man snappa upp tips och få inspiration och försöka applicera metod till det vi gör, men statliga myndigheter har en annan typ av verksamhet, inköp och organisation. Än så länge har det varit väldigt intressant, men relevansen måste även finnas.
Veronica Skallefell, Avtalscontroller, Tyresö kommun, veronica.skallefell@tyreso.se, 072-4695011Funktionen för avtalsförvaltning är ny på Tyresö kommun. Jag anställdes 2022 och har sedan dess arbetat med att bygga upp funktionen och sätta mig in i rollen som avtalscontroller.
I min tjänst ingår att ta fram projektplan för avtalsförvaltning, krav- och marknadsanalys för spend-verktyg, manuella spend-analyser (tillsvidare), ta fram hållbarhetskrav till upphandlingar och vara koordinator mot e-handelsfunktionen.
För mig är det intressant att veta mer om att driva projekt för avtalsförvaltning, klassning av avtal, kravställning av spend-verktyg samt uppföljning av hållbarhetskrav.
Helen Eng, Avtalscontroller, Bostadsstiftlesen Signalisten, helen.eng@signalisten.se, 0701811334 Mariah Ornée-Wennebrink, Upphandlare, Mölndal stad, mariah.ornee@molndal.se, 0313171509Upphandlare/Avtalscontroller
Maja Uvalic, Avtalscontroller, Länsstyrelsen Västra Götaland, maja.uvalic@lansstyrelsen.se, 0727051119Jag arbetar deltid som avtalscontroller, men tanken är att göra det på heltid på sikt. Har tidigare arbetat som e-handelskoordinator med fokus på införande och uppföljning av beställningar via avtal. På sikt kommer jag att utveckla avtalsuppföljningen på Länsstyrelsen Västra Götaland, från att tidigare främst har hanterats av avtalsansvariga och på längsta nivå till en ännu mer strukturerad och proaktiv sådan.
Jag ser fram emot att få lärorika tips, inspiration och verktyg för avtalsuppföljning.
Carina Karlsson, Avtalscontroller, Region Halland, carina.x.karlsson@regionhalland.se, 0720833533Tjänsten som avtalscontroller inom Region Halland är ny så här behövs skapas en struktur för uppföljning som gör det enkelt att följa upp på våra avtal och leverantörer, men även vårt eget interna köpmönster.
Jag har varit inom det offentliga sedan 2018, före det har jag mångårig erfarenhet av inköp i olika roller inom det privata.
Är ute efter tips och trix kring avtalsuppföljning. Det är viktigt att ta till vara på den kunskap som finns och inte uppfinna hjulet på nytt. Strukturer och verktyg för uppföljning lägger grunden till ett robust arbete.
Annelie Aalto, Inköpsansvarig, Uppsalahem AB, annelie.aalto@uppsalahem.se, 0708248919From 1 september 2023 har jag en ny roll gällande inköpsansvarig med ansvar för avtalsuppföljning mm. Enheten har fått chans att växa för att vi ska öka på våra beställarens kompetenser så att alla vet vilka avtal mm som gäller samt har tid och möjlighet att stämma av att fakturor mm stämmer mot avtalat.
Är med här för att lära och få inspiration till att få till en systematisk avtalsuppföljning mm
Karin Kaibel, Utvecklingsledare på Strategiska inköp, Västerås kommun, karin.kaibel@vasteras.se, 021391490Rollen som utvecklingsledare på strategiska inköp är ny i vår kommun och jag började september 2023. En uppgift är att, tillsammans med några andra personer, ta fram ett stadsövergripande arbetssätt kring avtalsförvaltning.
Tidigare har jag stöttat några kommuner och organisationer i att utveckla deras avtalsförvaltning.
Jag tycker att all kunskapsdelning och goda exempel är intressanta inom området avtalsförvaltning. Specifikt just nu; hur man får ledningen/politiken att förstå nyttan och vad som krävs för att nå framgång, tex resurser.
Ett annat område är systemstöd men också handbok inkl process, rutiner och checklistor.
Jobbar som upphandlare i Sollentuna kommun men kommer inom kort gå över till en tjänst som avtalscontroller i samma organisation. Har jobbat ett par år med upphandling men ser fram emot att utveckla rutiner och processer för strategisk uppföljning, då det är en ny tjänst i Sollentuna. Vi har en ytterligare avtalscontroller som kommer fokusera på ekonomisk uppföljning.
Det jag önskar kunna få ta del av och förhoppningsvis kunna bidra med framöver i det här nätverket är exempelvis rutiner och arbetssätt kring hur man ska strukturera upp arbetet med uppföljning, vilka mallar kan man tänkas behöva osv. Är intresserad av att diskutera digitala verktyg och systemstöd för uppföljning och utbyta erfarenheter med andra som jobbar med avtalsuppföljning.
Maria Hammarström, Avtalsförvaltare, Serviceförvaltningen, Stockholm stad, maria.hammarstrom@stockholm.se, Camilla Eriksson, Avtalsförvaltare, Serviceförvaltningen, Stockholms stad, camilla.eriksson@stockholm.se, Emelie Bergman, Avtalscontroller, Strömsunds kommun, emelie.bergman@stromsund.se,Jag har precis börjat jobba som avtalscontroller på 50%.
Jag är intresserad av att höra om goda exempel, smarta verktyg och tips och trix gällande avtalsuppföljning. Hur jag skapar engagemang hos kommunens förvaltningarna och politiker gällande vikten av avtalstrohet och goda relationer till leverantörer.
Eleonor Ericzzon, Avtalscontroller, Västerås Stad, eleonor.ericzzon@vasteras.se, 021390581Har arbetat 5 år i Örebro kommun som avtalscontroller på upphandlingsenheten, samt 3 år som inköpssamordnares i verksamhet (Förkola/skola). Har jan feb 2024 börjat om avtalscontroller på fastighetsenheten i Västerås Stad.
Juridiska tips. Både konkreta meningar, fällor när man kommunicerar brister i leverans från leverantörerna.
(Reflektion från träff 20/2). Jag tror att just utbildning för chefer är bra, men att det inte ligger på oss som följer upp avtal. Vi som avtalscontroller har en tendens att vara intresserade och ta på oss mer än vad vårt uppdrag säger. All tid behövs till att följa upp avtal.
Ellinor Karlsson, Avtalscontroller, Sigtuna kommun, vård- och omsorgsförvaltningen, ellinor.karlsson@sigtuna.se, Annelie, Inköpsansvarig med fokus på Uppföljning, Uppsalahem AB, annelie.aalto@uppsalahem.se, 0708248919 Annelie, Inköpsansvarig med fokus på Uppföljning, Uppsalahem AB, annelie.aalto@uppsalahem.se, 0708248919 Morgan Ahlqvist, Inköpscontroller, Partille kommun, morgan.ahlqvist@partille.se,Jag arbetar brett med olika inköpsfrågor, framförallt i förhållande till avtalsuppföljning och spend. I mina arbetsuppgifter bidrar jag bland annat med formuleringar till upphandlingar, avtalsuppföljning, medling, spendanalys, inköpsbokslut och kategorisering samt planering av upphandlingsbehov.
Jag är mestadels ute efter att bli inspirerad och hitta nya sätt att ta mig an alla de utmaningar som avtalsuppföljning innebär.
Gulaid Ismail, Avtalscontroller, Statens Skolverk, gulaid.ismail@skolverket.se,I arbetet med avtalsuppföljning ansvarar jag delvis med att följa upp den egna organisationens åtagande enligt avtal och att följa upp leverantörer och deras leveranser enligt avtal.
Kristin Karlsson, Controller, Uddevalla kommun, kristin.m.karlsson@uddevalla.se,Jag arbetar som controller på upphandlingsenheten i Uddevalla kommun, på en enhet med 12 personer men är ensam i min roll. Rollen innefattar uppföljning av hur vi internt följer de avtal vi har, sprida information om detta/utbilda samt avtalsuppföljning sett till hur våra leverantörer lever upp till avtalen. Tanken är att ta fram tydligare rutiner kring detta arbete.
Önskemålet inför dessa nätverksträffar är att få höra hur andra kommuner/myndigheter arbetar med dessa delar.
Anne Karlsson, Avtalsförvaltare, Linköpings kommun, anne.karlsson@linkoping.se, 013207033Jag finns på kommunens it-enhet och arbetar framförallt med avtalsuppföljning och leverantörsstyrning för de avtal kommunen har för sina verksamhetssystem (exvis personalsystem, administrativa stödsystem för skolan, arkivsystem etc.). Jag har tidigare också jobbat som inköpscontroller i en annan kommun där jag var ansvarig för att införa en inköpsorganisation.
Jag vill gärna komma i kontakt med andra som arbetar med it-avtal och/eller leverantörsstyrning på flera nivåer (operativt, taktiskt och strategiskt).
Karin Riddersporre, Avtalscontroller, Lunds kommun, karin.riddersporre@lund.se,Är en av två avtalscontroller i Lunds kommun. Tillhöra upphandlingsenheten som ligger centralt på kommunkontoret. I det huvudsakliga uppdraget ingår att initiera och projektleda systematisk avtalsuppföljning av våra kommunövergripande avtal.
Vi är fortfarande i en förändringsresa som startade med centralisering av upphandling och söker löpande efter förbättringsmöjligheter för att utveckla och effektivisera vårt arbetssätt och vår process för systematisk avtalsuppföljning.
Jag är intresserad av att höra om hur andra arbetar med avtalsuppföljning, både systematiskt men också löpande, gärna konkreta exempel samt vilka verktyg som används. Också nyfiken på hur AI och ny teknik kan stödja i avtalsuppföljningen.
Marina Ljungman, Samordnare avtalsförvaltning, Region Gotland, marina.ljungman@gotland.se, 0706272250Önskar prata om hur processen för avtalsförvaltning och avtalsuppföljning ser ut. Hur arbetar man för att följa upp avtal och vad använder man för olika mallar, dokument m.m.
Vilka verktyg används, mallar, checklistor, ppt mallar, mötesagendor m.m
Jag jobbar främst som upphandlare inom entreprenad; bygg projekt, och upphandling av Tekniska konsulttjänster samt stöd till kolleger vid direktupphandling och FKU. Jag har även ansvar för att implementera/stötta regelbunden avtalsuppföljning .
Lina Ekerbäck, Inköpscontroller, Partille kommun, lina.ekerback@partille.se, 0317921257Jag är sedan augusti 2024 ny i rollen som inköpscontroller i Partille kommun. Jag har sedan tidigare främst arbetat inom ekonomi med analys och uppföljning samt utveckling och projektledning av kommunens gemensamma ekonomi- och uppföljningssystem.
I min roll som inköpscontroller kommer mitt fokus bland annat ligga på avtalsuppföljning men även spendanalys och uppföljning av nyckeltal samt framtagande av upphandlings- och uppföljningsplan.
Jag ser fram emot att få lärorika tips, inspiration och verktyg för avtalsuppföljning då jag är ny inom det området. Gärna få konkreta tips på systemstöd och verktyg för effektiv avtalsuppföljning.
Shanta Bylund, Avtalscontroller/Upphandlare, Järfälla kommun, shanta.bylund@jarfalla.se, Iza Thorsell, Avtalscontroller, Västerås stad, iza.thorsell@vasteras.se, 0704911393Mer avancerade strategier och arbetsmetoder (dvs inte typ stickprov på fakturor)
Anna Svartsjö, Avtalscontroller, Botkyrka kommun, anna.svartsjo@botkyrka.se,Min roll som avtalscontroller är ny på Botkyrka kommun och mitt uppdrag är att skapa en rutin och se till att uppföljningen kommer igång ordentligt i alla led.
Jag önskar få kontakter i nätverket för att bolla idéer, utmaningar, dela erfarenheter etc. Varför ska vi alla uppfinna hjulet om någon annan redan gjort det? Vi alla delar med oss och får till oss.
Maria Persson, Inköpsstrateg, Sollentuna kommun, maria.persson@sollentuna.se, Yvonne Westerby, Inköps- och upphandlingssamordnare teknikförvaltningen, Region Gotland, yvonne.westerby@gotland.se, 0498269081 Elisabeth Stockman, Upphandlingscontroller, Uppsala universitet, elisabeth.stockman@uu.se, Gordon Lindquist, Inköps- och avtalscontroller, Uddevalla kommun, Gordon.lindquist@uddevalla.se, +46 522696010Mitt uppdrag som inköps- och avtalscontroller i Uddevalla kommun är att stödja verksamheterna i deras inköps- och avtalsarbete och bidra till en mer strukturerad och enhetlig avtalsförvaltning. Ett kommunövergripande arbetssätt för regelbunden avtalsuppföljning har tagits fram, baserat på en matris för risk, kvalitet och ekonomi. Arbetssättet gör det enklare för verksamheterna i samarbete med upphandlingsenheten att prioritera och följa upp sina avtal på ett tydligare och mer strukturerat sätt. Jag har utvecklat ett AI-baserat verktyg som stödjer organisationen i att ta fram tydligare behovsbeskrivningar och mer kvalitativa krav vid direktupphandlingar, med målsättning om bättre affärer och mer träffsäkra upphandlingar.
Utbyte av erfarenheter och konkreta verktyg som går att använda vid uppföljningar inom olika avtalsområden. Är även intresserad av hur olika upphandlande myndigheter arbetar med avtalsuppföljning på organisatorisk nivå. Hur ser man på frågor såsom ägarskap för avtal och uppföljning. Vilken roll kan en avtalscontroller ha i referensgruppen eller ska avtalscontroller ta vid när avtalet redan är tecknat. Hur uppnår man god ekonomisk hushållning för att motverka strategisk prissättning och andra kryphål i befintliga och framtida avtal.
Jag ser ram emot att delta i nätverket.