Det finns många intressenter av en högkvalitativ laboratorieverksamhet. Laboratorieresultat utgör ett viktigt beslutsunderlag för diagnos, val av behandling och monitorering av patienter. Resultaten är även en grundläggande förutsättning för all forskning, som i sin tur leder till exempelvis nya innovativa diagnostikmetoder, nya läkemedel och förbättrade processer.
Vid inköp till laboratorieverksamhet handlar det inte enbart om den tekniska utrustningen och eventuell förbrukningsmateriel/reagens. Även implementering av utrustningen med service, support, projektledning, utbildning och löpande kontakter med leverantören är en viktig del av upphandlingen. I en upphandling till laboratorieverksamhet måste man alltså ta hänsyn till allt som är viktigt för att uppnå en god funktion och ett bra samarbete/partnerskap.
För att kunna specificera funktionaliteten bör dialog föras med leverantörerna i god tid inför kommande upphandlingar. Swedish Labtech anser att RFI, extern remiss och hearings, när det är relevant, är goda verktyg som – trots att de kan vara resurskrävande i ett första skede – i slutänden innebär mindre risk för överprövningar och bättre förutsättningar för en verksamhet att få det man verkligen har behov av.
Vi vill också skapa ett forum där representanter från våra medlemmar och representanter från upphandlande verksamheter inom laboratorieverksamheter kan mötas för konstruktiv dialog.
Några exempel på allmänna punkter som ur leverantörens perspektiv är viktiga att beakta och diskutera inför en upphandling:
- Kravspecifikationen bör definiera behov som ska täckas, inte nödvändigtvis beskriva produkten.
- Tilldelningskriterier som är så specifika som möjligt, som kan efterlevas och leder till den bästa lösningen. En stor viktning mot pris riskerar att ge sämre kvalité.
- Livscykelkostnad bör ingå i tilldelningskriterierna. Även hälsoekonomiska utvärderingar bör användas.
- Verksamheter skiljer sig ifrån varandra. Det krävs oftast specialanpassningar även för standardprodukter vilket betyder att kvalificerade resurser måste finnas tillgängliga från leverantören.
- Det måste gå att räkna på kostnader i förhållande till intäkter. Exempel på faktorer som påverkar leverantörens kostnader är hur stor volym som körs på instrument i förhållande till vad som angivits, tidsåtgång och kostnader för att göra IT-anpassningar, förväntningar på vad som ingår i garantier och underhållsavtal, omfattning av utbildningsinsatser och omfattning av applikations-support.
- Vid avtal där man önskar betala för utlämnat patientsvar påverkar t.ex. svinn, antalet kontrollkörningar, kunskap och underhåll av utrustningen från kundens sida, kalkylerna på ett ibland orimligt sätt.
- Det finns exempel på förutsättningar där leverantören står med en mycket stor risk och en teoretisk kalkyl utifrån stipulerade förutsättningar kan ibland bli mycket sämre i praktiken och rent av leda till förlust på grund av otydlighet och en orimlig riskfördelning. Tydliga anbudsförutsättningar är förstås viktigast, men det måste också ges möjlighet att i efterhand reglera för avvikelser i dessa förutsättningar som leder till stora kostnader för leverantören.
Vi anser att samverkan och dialog på alla nivåer – mellan användare, inköpare och leverantörer, är nyckeln till en fortsatt framgångsrik utveckling. Vi önskar alla Sveriges upphandlare en riktigt skön sommar och ser fram emot givande och konstruktiva möten i höst!
Med vänlig hälsning
Swedish Labtech
www.swedishlabtech.se
Swedish Labtech är en branschförening för företag inom diagnostik, laboratorieutrustning, analys och bioteknik. Föreningen har drygt 70 medlemsföretag och står för mer än 80 procent av omsättningen i branschen.
