Modellen bygger på Open AI:s Chat GPT, som Adda byggt vidare på.
– Vi har stoppat in alla våra mallar och processer, och programmerat modellen att ställa de frågor vi normalt behöver för att ta fram våra underlag, säger upphandlaren Theodor Israelsson Levén, som är projektledare.
Verktyget leder användarna steg för steg genom processen. Det som tidigare kunde ta flera dagar kan i vissa fall lösas på några timmar.
– Vi ser en tidsbesparing på över 40 timmar per projekt, men även en kvalitetshöjning eftersom alla arbetar efter samma struktur.
Modellen har utökats till att omfatta alla textproducerande moment i avtalsprocessen. Ett arbetssätt som nu i november rullas ut till hela Adda.
– Den hjälper oss att skapa rapporter, sammanställningar och analyser inom exempelvis behovsanalys, marknadsöversikt och beslutsunderlag, säger Theodor Israelsson Levén.
AI-modellen har också visat sig kunna bidra till att medarbetare följer interna arbetsflöden mer konsekvent.
En särskild funktion stöttar projektledarna i att hålla sig till riktlinjerna, något som från början inte var planerat men blivit en positiv följd av ett mer uppstyrt arbetssätt.
Theodor Israelsson Levén beskriver hur AI:n har förändrat arbetet i grunden. Vid startmöten kan teamen nu utgå från färdiga utkast och arbeta med feedback och förbättringar, snarare än att börja från noll.
– Det har gjort processerna kortare, ökat kvaliteten och minskat risken för förseningar.
Samtidigt finns juridiska och tekniska begränsningar. Eftersom upphandlingsmaterial ofta omfattas av sekretess kan AI inte alltid användas fritt.
Adda har därför gjort tester med lokala installationer i den egna infrastrukturen och ser stor potential i att gå vidare och skala upp detta för att på så vis komma åt AI även när man arbetar med sekretessmaterial.
– AI kan inte användas obehindrat, men med rätt analys och förberedelse går det att tillämpa även på moment som tidigare varit svåra att effektivisera, säger Theodor Israelsson Levén.
